Ada 3 cara untuk menambahkan karyawan ke dalam sistem :
1. Untuk mengisi data karyawan, diharapkan Anda telah membuat setidaknya satu data master division, satu data master department, satu data master grade dan satu data master job title 2. Pada sidebar menu, klik Master Data 3. Klik Master Employee 4. Klik Tombol MENU yang tersedia di kanan atas 5. Klik Insert 6. Pilih Form 7. Klik tombol SELECT 8. Anda akan melihat beberapa kelompok data yang Anda harus isi, dimulai dari Personal Info sampai employee info 9. Isi field first name 10. Isi field last name jika ada. Jika tidak ada, berikan tanda – 11. Pilih gender 12. Masukkan nomor NPWP jika ada 13. Pilih status pernikahan 14. Masukkan nomor identitas (KTP, SIM atau Paspor) 15. Pilih agama 16. Masukkan tempat lahir 17. Masukkan tanggal lahir 18. Jika semua sudah ok, klik CONTINUE untuk melanjutkan 19. Sekarang anda akan memasukkan data Contact info 20. Masukkan alamat sesuai dengan kartu identitas 21. Masukkan alamat sekarang 22. Masukkan nomor kontak 1 23. Masukkan nomor kontak 2 24. Masukkan email pribadi karyawan 25. Masukan nomor kontak darurat 1 26. Masukkan nomor kontrak darurat 2 27. Masukan alamat kontak darurat 28. Jika semua sudah ok, klik CONTINUE untuk melanjutkan 29. Sekarang anda akan memasukkan data family info 30. Masukan Nama Ayah 31. Masukan Nama Ibu 32. Masukan status pernikahan karyawan 33. Jika anda memilih pilihan Married dan atau single dengan anak, akan muncul field tambahan untuk mengisi nama pasangan dan atau field tambahan untuk mengisi nama anak 34. Jika semua sudah ok, klik CONTINUE untuk melanjutkan 35. Sekarang anda akan memasukkan data education info 36. Masukkan informasi pendidikan karyawan dengan memasukkan informasi untuk Education background 1 37. Pilih level pendidikan 38. Masukan nama lembaga pendidikan 39. Masukkan major atau jurusan 40. Masukkan tahun dimulainya pendidikan 41. Masukkan tahun berakhirnya pendidikan 42. Anda dapat terus menambahkan informasi pendidikan dengan mengulangi penginputan data untuk Education background 2 dan seterusnya jika perlu 43. Jika semua sudah ok, klik CONTINUE untuk melanjutkan 44. Sekarang anda akan memasukkan data experience info 45. Masukkan informasi pengalaman kerja karyawan dengan memasukkan informasi untuk pengalaman kerja terkini 46. Masukkan nama perusahaan dimana karyawan pernah bekerja 47. Masukkan posisi karyawan ketika bekerja di perusahaan tersebut 48. Masukkan deskripsi pekerjaan untuk posisi tersebut 49. Masukkan tanggal dimulainya pekerjaan tersebut 50. Masukkan tanggal berakhirnya pekerjaan tersebut. Apabila pekerjaan tersebut masih dijalankan, kosongkan field tanggal berakhirnya pekerjaan tersebut 51. Anda dapat terus menambahkan informasi pengalaman kerja dengan megulangi penginputan data untuk Working Experience 2 dan seterusnya jika perlu 52. Jika semua sudah ok, klik Continue untuk melanjutkan 53. Sekarang anda akan memasukkan data employee info 54. Masukkan Staf ID dengan mengacu pada referensi nomor terakhir yang tersedia di samping kanan 55. Masukkan email kantor. Email ini yang akan digunakan sebagai akun untuk mengakses dashboard karyawan 56. Pilih grade 57. Pilih Division 58. Pilih Department 59. Pilih Job Title 60. Posisi akan terisi secara otomatis mengikuti master Job Title 61. Masukkan Join Date 62. Pilih status karyawan 63. Masukan tanggal dimulainya kontrak 64. Masukkan tanggal berakhirnya kontrak 65. Masukkan nama bank untuk rekening milik karyawan. Rekening tersebut digunakan untuk penggajian 66. Masukkan nomor rekening karyawan 67. Masukkan nama pemilik rekening dimana karyawan menerima gajinya. Nama dapat berbeda apabila karyawan menggunakan rekening atas nama orang yang berbeda 68. Masukkan nomor BPJS Kesehatan 69. Masukkan nomor BPJS Ketenagakerjaan 70. Masukkan nomor asuransi 71. Tentukan jatah kuota cuti 72. Jika semua sudah ok, klik Submit untuk menyimpan 73. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa data telah berhasil disimpan. 74. Untuk memastikan data Anda memang telah disimpan, lihat data master employee 75. Jika Anda tidak menemukan karyawan tersebut dalam daftar, dalam kotak pencarian masukkan nama karyawan yang baru saja Anda masukkan. Anda akan melihat nama karyawan yang Anda telah masukkan
Anda juga dapat melihat panduannya pada video di bawah ini
Tentunya, memasukkan data karyawan satu per satu bukan merupakan cara yang efisien, khususnya apabila Anda memasukkan data karyawan berjumlah besar. KaryaOne menyediakan fitur dimana Anda dapat menggunakan template spreadsheet untuk melakukan upload data karyawan.
1. Pada sidebar menu, klik Master Data 2. Klik Master Employee 3. Klik Tombol MENU yang tersedia di kanan atas 4. Klik Insert 5. Pilih Excel 6. Klik tombol SELECT 7. Klik tombol DOWNLOAD TEMPLATE 8. Buka file yang baru saja diunduh 9. Sebelum Anda menggunakan template tersebut, ada beberapa hal yang Anda perlu ketahui. Anda tidak diperbolehkan untuk mengubah informasi yang tersedia dalam tab upload, tab cheat dan tab Help. Anda hanya diperbolehkan untuk mengisi data Anda dalam tab Filling 10. Dalam tab filling, Anda akan melihat beberapa kolom dimana Anda dapat mengisi data 11. Di bagian atas kolom, tersedia informasi jenis data terkait masing-masing kolom dengan referensi sebagai berikut:
12. Pada baris berikutnya, tersedia informasi required (data wajib diisi) atau optional (tidak wajib untuk diisi) 13. Di dalam template tersebut, telah tersedia satu baris data yang digunakan sebagai contoh 14. Lakukan pengisian informasi dengan mengikuti panduan tersebut, mulai dari First name sampai kolom terakhir 15. Setelah Anda selesai mengisi data Anda, Anda perlu memastikan bahwa data dalam tab upload memiliki data yang sama dengan tab filling. 16. Klik Tab Help 17. Klik cell B9 dimana tersedia password untuk membuka tab upload 18. Copy password tersebut 19. Klik Tab Upload 20. Hover mouse Anda pada tab upload 21. Tekan tombol kanan mouse Anda untuk menampilkan menu 22. Pilih Unprotect Sheet 23. Anda akan melihat tampilan dimana Anda diminta untuk memasukkan password 24. Masukkan password Anda pada kotak yang tersedia dengan melakukan paste 25. Klik OK untuk melanjutkan 26. Anda akan melihat bahwa icon gambar gembok telah hilang dan Anda dapat melakukan perubahan pada Tab Upload 27. Pada baris dimana data tersedia, lakukan copy pada keseluruhan baris tersebut 28. Klik baris dibawahnya 29. Lakukan paste untuk menduplikasi formula 30. Ulangi proses paste tersebut sampai semua data ditampilkan 31. Jika semua sudah ok, simpan file template 32. Pada aplikasi karyawan, klik upload 33. Klik Choose File untuk mencari file template yang Anda telah simpan 34. Klik upload 35. Sistem akan melakukan validasi untuk memastikan tidak ada kesalahan dalam pengisian data 36. Jika ada kesalahan, sistem akan memberikan informasi terkait cell mana yang perlu diperbaiki 37. Lakukan perbaikan dengan mengikuti informasi tersebut 38. Jika upload data berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa data Anda telah berhasil dimasukkan 39. Untuk memastikan data Anda memang telah disimpan, lihat data master employee 40. Jika Anda tidak menemukan karyawan tersebut dalam daftar, dalam kotak pencarian masukkan nama karyawan yang baru saja Anda masukkan. Anda akan melihat nama karyawan yang Anda telah masukkan.
1. Pada sidebar menu, klik Master Data 2. Klik Master Employee 3. Klik tombol MENU yang tersedia di kanan atas 4. Klik Self Services 5. Klik tombol ADD EMPLOYEE 6. Masukkan First Name 7. Masukkan Last Name 8. Masukkan Email Office 9. Masukkan Staff ID 10. Masukkan Job Title 11. Pilih Grade 12. Masukkan Join Date 13. Pilih Contract Status 14. Masukkan Start Date 15. Masukkan End Date 16. Masukkan Leave Quota 17. Masukkan Bank Name (jika sudah tersedia) 18. Masukkan Account Number (jika sudah tersedia) 19. Masukkan Account name (jika sudah tersedia) 20. Masukkan BPJS Kesehatan (jika sudah tersedia) 21. Masukkan BPJS Ketenagakerjaan (jika sudah tersedia) 22. Masukkan Insurance Number (jika sudah tersedia) 23. Jika semua sudah ok, klik tombol SAVE untuk menyimpan 24. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa data telah berhasil disimpan 25. Sistem akan secara otomatis mengirim email kepada calon karyawan baru agar calon karyawan tersebut dapat mengisi tambahan informasi yang diperlukan
1. Sebagai calon karyawan baru, Anda akan menerima email dari sistem yang meminta Anda untuk mengisi tambahan informasi yang diperlukan 2. Buka email tersebut. Jika email tidak ditemukan, buka folder SPAM untuk mengecek emai tersebut. 3. Klik tombol HERE yang tersedia dalam email tersebut 4. Anda akan melihat beberapa kelompok data yang harus diisi, dimulai dari Personal Info sampai Experience Info 5. Isi field first name (jika belum ada atau tidak diisi secara tepat oleh HR Admin) 6. Isi field last name (jika belum ada atau tidak diisi secara tepat oleh HR Admin). Jika Anda tidak memiliki nama belakang, berikan tanda – 7. Pilih gender (jika tidak tepat) 8. Masukkan nomor NPWP jika ada 9. Pilih status pajak 10. Masukkan nomor identitas (KTP, SIM atau Paspor) 11. Pilih agama 12. Masukkan tempat lahir 13. Masukkan tanggal lahir 14. Jika semua sudah ok, klik CONTINUE untuk melanjutkan 15. Sekarang Anda akan memasukkan data Contact info 16. Masukkan alamat sesuai dengan kartu identitas 17. Masukkan alamat sekarang 18. Masukkan nomor kontak 1 19. Masukkan nomor kontak 2 20. Masukkan email pribadi Anda 21. Masukan nomor kontak darurat 1 22. Masukkan nomor kontrak darurat 2 23. Masukan alamat kontak darurat 24. Jika semua sudah ok, klik CONTINUE untuk melanjutkan 25. Sekarang Anda akan memasukkan data family info 26. Masukan Nama Ayah 27. Masukan Nama Ibu 28. Masukan status pernikahan 29. Jika Anda memilih pilihan Married dan atau single dengan anak, akan muncul field tambahan untuk mengisi nama pasangan dan atau field tambahan untuk mengisi nama anak 30. Jika semua sudah ok, klik CONTINUE untuk melanjutkan 31. Sekarang Anda akan memasukkan data education info 32. Masukkan informasi pendidikan dengan memasukkan informasi untuk Education background 1 33. Pilih level pendidikan 34. Masukan nama lembaga pendidikan 35. Masukkan major atau jurusan 36. Masukkan tahun dimulainya pendidikan 37. Masukkan tahun berakhirnya pendidikan 38. Anda dapat terus menambahkan informasi pendidikan dengan mengulangi penginputan data untuk Education background 2 dan seterusnya jika perlu 39. Jika semua sudah ok, klik CONTINUE untuk melanjutkan 40. Sekarang Anda akan memasukkan data experience info 41. Masukkan informasi pengalaman kerja Anda dengan memasukkan informasi untuk pengalaman kerja terkini 42. Masukkan nama perusahaan dimana Anda pernah bekerja 43. Masukkan posisi Anda ketika bekerja di perusahaan tersebut 44. Masukkan deskripsi pekerjaan untuk posisi tersebut 45. Masukkan tanggal dimulainya pekerjaan tersebut 46. Masukkan tanggal berakhirnya pekerjaan tersebut. Apabila pekerjaan tersebut masih dijalankan, kosongkan field tanggal berakhirnya pekerjaan tersebut 47. Anda dapat terus menambahkan informasi pengalaman kerja dengan mengulangi penginputan data untuk Working Experience 2 dan seterusnya jika perlu. 48. Jika semua sudah ok, klik Submit untuk menyimpan. 49. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa data telah berhasil disimpan. Anda masih dapat melakukan perubahan dengan mengklik tombol Ubah data pribadi.
1. Pada dashboard HR Admin, pada ikon bergambar pengeras suara, sebagai Admin, Anda akan mendapatkan pemberitahuan bahwa ada data yang telah diisi oleh calon karyawan. 2. Klik ikon bergambar pengeras suara untuk melihat calon karyawan yang telah mengirimkan datanya. 3. Klik tombol Employee Self Service pada baris nama karyawan yang Anda ingin validasikan datanya. 4. Anda akan melihat tampilan data yang telah diisi oleh calon karyawan. 5. Anda juga dapat mengakses data tersebut melalui cara yang berbeda. 6. Pada sidebar menu, klik Master Data. 7. Klik Master Employee. 8. Klik tombol MENU yang tersedia di kanan atas. 9. Klik Self Service. 10. Klik tombol ikon bergambar orang dan tanda plus pada baris calon karyawan yang Anda ingin validasikan datanya. 11. Anda akan melihat tampilan data yang telah diisi oleh calon karyawan 12. Lakukan verifikasi data pada semua bagian yang telah diisi. 13. Jika ada bagian yang tidak tepat, Anda dapat memberikan pesan kepada calon karyawan melalui kotak pesan yang telah disediakan agar calon karyawan melakukan koreksi pengisian data. 14. Jika semua ok, klik Submit untuk melanjutkan. 15. Anda akan melihat tampilan yang menyajikan dua pilihan. Pertama, Anda dapat memilih untuk menyimpan data tersebut sebagai draf dan mengirim email kepada calon karyawan untuk merevisi data tersebut atau kedua, Anda dapat langsung menyimpan data tersebut sehingga calon karyawan dijadikan karyawan. 16. Karena data yang telah diisi masih perlu diperbaiki, pilih pilihan pertama. Simpan data tersebut sebagai draf dan kirimkan email kepada calon karyawan untuk merevisi data tersebut. 17. Klik Submit untuk melanjutkan. 18. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa proses telah berhasil dilakukan. 19. Sistem akan secara otomatis mengirim email kepada calon karyawan baru agar calon karyawan tersebut dapat melakukan revisi berdasarkan masukan dari HR Admin
1. Sebagai calon karyawan, Anda akan mendapatkan email dimana Anda dapat mengklik tombol Here untuk membuka kembali data yang Anda telah isi sebelumnya dan untuk melihat pesan dari HR Admin 2. Lakukan koreksi berdasarkan masukan dari HR Admin 3. Jika semua sudah ok, klik tombol SUBMIT untuk melakukan penyimpanan 4. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa data telah berhasil disimpan. Anda masih dapat melakukan perubahan dengan mengklik tombol Ubah data pribadi
1. Sebagaimana dijelaskan sebelumnya, pada dashboard HR Admin, pada ikon bergambar pengeras suara, sebagai Admin, Anda akan mendapatkan pemberitahuan bahwa ada data yang telah direvisi oleh calon karyawan 2. Klik ikon bergambar pengeras suara untuk melihat calon karyawan yang telah mengirimkan data yang telah direvisi 3. Klik tombol Employee Self Service pada baris nama karyawan yang Anda ingin validasikan datanya 4. Anda akan melihat tampilan data yang telah diisi oleh calon karyawan 5. Anda juga dapat mengakses data tersebut melalui cara yang berbeda. 6. Pada sidebar menu, klik Master Data. 7. Klik Master Employee. 8. Klik tombol MENU yang tersedia di kanan atas. 9. Klik Self Service. 10. Klik tombol ikon bergambar orang dan tanda plus pada baris calon karyawan yang Anda ingin validasikan datanya. 11. Anda akan melihat tampilan data yang telah diisi oleh calon karyawan 12. Lakukan verifikasi data pada semua bagian yang telah diisi 13. Jika ada bagian yang tidak tepat, Anda dapat sekali lagi memberikan pesan kepada calon karyawan melalui kotak pesan yang telah disediakan agar calon karyawan melakukan koreksi pengisian data yang masih tidak tepat 14. Jika semua ok, klik Submit untuk melanjutkan 15. Anda akan melihat tampilan yang menyajikan dua pilihan. Pertama, Anda dapat memilih untuk menyimpan data tersebut sebagai draf dan mengirim email kepada calon karyawan untuk merevisi data tersebut atau kedua, Anda dapat langsung menyimpan data tersebut sehingga calon karyawan dijadikan karyawan 16. Jika data yang telah diisi memang sudah benar, Anda dapat memilih pilihan kedua. Simpan data tersebut sehingga calon karyawan dijadikan karyawan. Sebaliknya, jika masih ada kesalahan, Anda dapat terus meminta calon karyawan untuk memperbaiki data tersebut. 17. Pilih pilihan kedua, yaitu menyimpan data tersebut sehingga calon karyawan dijadikan karyawan 18. Klik Submit untuk melanjutkan 19. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa proses telah berhasil dilakukan
Powered by BetterDocs
Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *
Komentar
Nama *
Email *
Situs Web
Simpan nama, email, dan situs web saya pada peramban ini untuk komentar saya berikutnya.