Bagaimana cara menambahkan karyawan? #

Ada 3 cara untuk menambahkan karyawan ke dalam sistem :

1. Insert data karyawan melalui formulir
2. Upload data karyawan
3. Employee Self Service Pengisian Data Karyawan

Insert data karyawan melalui formulir #

1. Untuk mengisi data karyawan, diharapkan Anda telah membuat setidaknya satu data master division, satu data master department, satu data master grade dan satu data master job title
2. Pada sidebar menu, klik Master Data
3. Klik Master Employee
4. Klik Tombol MENU yang tersedia di kanan atas
5. Klik Insert
6. Pilih Form
7. Klik tombol SELECT
8. Anda akan melihat beberapa kelompok data yang Anda harus isi, dimulai dari Personal Info sampai employee info
9. Isi field first name
10. Isi field last name jika ada. Jika tidak ada, berikan tanda –
11. Pilih gender
12. Masukkan nomor NPWP jika ada
13. Pilih status pernikahan
14. Masukkan nomor identitas (KTP, SIM atau Paspor)
15. Pilih agama
16. Masukkan tempat lahir
17. Masukkan tanggal lahir
18. Jika semua sudah ok, klik CONTINUE untuk melanjutkan
19. Sekarang anda akan memasukkan data Contact info
20. Masukkan alamat sesuai dengan kartu identitas
21. Masukkan alamat sekarang
22. Masukkan nomor kontak 1
23. Masukkan nomor kontak 2
24. Masukkan email pribadi karyawan
25. Masukan nomor kontak darurat 1
26. Masukkan nomor kontrak darurat 2
27. Masukan alamat kontak darurat
28. Jika semua sudah ok, klik CONTINUE untuk melanjutkan
29. Sekarang anda akan memasukkan data family info
30. Masukan Nama Ayah
31. Masukan Nama Ibu
32. Masukan status pernikahan karyawan
33. Jika anda memilih pilihan Married dan atau single dengan anak, akan muncul field tambahan untuk mengisi nama pasangan dan atau field tambahan untuk mengisi nama anak
34. Jika semua sudah ok, klik CONTINUE untuk melanjutkan
35. Sekarang anda akan memasukkan data education info
36. Masukkan informasi pendidikan karyawan dengan memasukkan informasi untuk Education background 1
37. Pilih level pendidikan
38. Masukan nama lembaga pendidikan
39. Masukkan major atau jurusan
40. Masukkan tahun dimulainya pendidikan
41. Masukkan tahun berakhirnya pendidikan
42. Anda dapat terus menambahkan informasi pendidikan dengan mengulangi penginputan data untuk Education background 2 dan seterusnya jika perlu
43. Jika semua sudah ok, klik CONTINUE untuk melanjutkan
44. Sekarang anda akan memasukkan data experience info
45. Masukkan informasi pengalaman kerja karyawan dengan memasukkan informasi untuk pengalaman kerja terkini
46. Masukkan nama perusahaan dimana karyawan pernah bekerja
47. Masukkan posisi karyawan ketika bekerja di perusahaan tersebut
48. Masukkan deskripsi pekerjaan untuk posisi tersebut
49. Masukkan tanggal dimulainya pekerjaan tersebut
50. Masukkan tanggal berakhirnya pekerjaan tersebut. Apabila pekerjaan tersebut masih dijalankan, kosongkan field tanggal berakhirnya pekerjaan tersebut
51. Anda dapat terus menambahkan informasi pengalaman kerja dengan megulangi penginputan data untuk Working Experience 2 dan seterusnya jika perlu
52. Jika semua sudah ok, klik Continue untuk melanjutkan
53. Sekarang anda akan memasukkan data employee info
54. Masukkan Staf ID dengan mengacu pada referensi nomor terakhir yang tersedia di samping kanan
55. Masukkan email kantor. Email ini yang akan digunakan sebagai akun untuk mengakses dashboard karyawan
56. Pilih grade
57. Pilih Division
58. Pilih Department
59. Pilih Job Title
60. Posisi akan terisi secara otomatis mengikuti master Job Title
61. Masukkan Join Date
62. Pilih status karyawan
63. Masukan tanggal dimulainya kontrak
64. Masukkan tanggal berakhirnya kontrak
65. Masukkan nama bank untuk rekening milik karyawan. Rekening tersebut digunakan untuk penggajian
66. Masukkan nomor rekening karyawan
67. Masukkan nama pemilik rekening dimana karyawan menerima gajinya. Nama dapat berbeda apabila karyawan menggunakan rekening atas nama orang yang berbeda
68. Masukkan nomor BPJS Kesehatan
69. Masukkan nomor BPJS Ketenagakerjaan
70. Masukkan nomor asuransi
71. Tentukan jatah kuota cuti
72. Jika semua sudah ok, klik Submit untuk menyimpan
73. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa data telah berhasil disimpan.
74. Untuk memastikan data Anda memang telah disimpan, lihat data master employee
75. Jika Anda tidak menemukan karyawan tersebut dalam daftar, dalam kotak pencarian masukkan nama karyawan yang baru saja Anda masukkan. Anda akan melihat nama karyawan yang Anda telah masukkan

Anda juga dapat melihat panduannya pada video di bawah ini

Upload data karyawan #

Tentunya, memasukkan data karyawan satu per satu bukan merupakan cara yang efisien, khususnya apabila Anda memasukkan data karyawan berjumlah besar. KaryaOne menyediakan fitur dimana Anda dapat menggunakan template spreadsheet untuk melakukan upload data karyawan.

1. Pada sidebar menu, klik Master Data
2. Klik Master Employee
3. Klik Tombol MENU yang tersedia di kanan atas
4. Klik Insert
5. Pilih Excel
6. Klik tombol SELECT
7. Klik tombol DOWNLOAD TEMPLATE
8. Buka file yang baru saja diunduh
9. Sebelum Anda menggunakan template tersebut, ada beberapa hal yang Anda perlu ketahui. Anda tidak diperbolehkan untuk mengubah informasi yang tersedia dalam tab upload, tab cheat dan tab Help. Anda hanya diperbolehkan untuk mengisi data Anda dalam tab Filling
10. Dalam tab filling, Anda akan melihat beberapa kolom dimana Anda dapat mengisi data
11. Di bagian atas kolom, tersedia informasi jenis data terkait masing-masing kolom dengan referensi sebagai berikut:

12. Pada baris berikutnya, tersedia informasi required (data wajib diisi) atau optional (tidak wajib untuk diisi)
13. Di dalam template tersebut, telah tersedia satu baris data yang digunakan sebagai contoh
14. Lakukan pengisian informasi dengan mengikuti panduan tersebut, mulai dari First name sampai kolom terakhir
15. Setelah Anda selesai mengisi data Anda, Anda perlu memastikan bahwa data dalam tab upload memiliki data yang sama dengan tab filling.
16. Klik Tab Help
17. Klik cell B9 dimana tersedia password untuk membuka tab upload
18. Copy password tersebut
19. Klik Tab Upload
20. Hover mouse Anda pada tab upload
21. Tekan tombol kanan mouse Anda untuk menampilkan menu
22. Pilih Unprotect Sheet
23. Anda akan melihat tampilan dimana Anda diminta untuk memasukkan password
24. Masukkan password Anda pada kotak yang tersedia dengan melakukan paste
25. Klik OK untuk melanjutkan
26. Anda akan melihat bahwa icon gambar gembok telah hilang dan Anda dapat melakukan perubahan pada Tab Upload
27. Pada baris dimana data tersedia, lakukan copy pada keseluruhan baris tersebut
28. Klik baris dibawahnya
29. Lakukan paste untuk menduplikasi formula
30. Ulangi proses paste tersebut sampai semua data ditampilkan
31. Jika semua sudah ok, simpan file template
32. Pada aplikasi karyawan, klik upload
33. Klik Choose File untuk mencari file template yang Anda telah simpan
34. Klik upload
35. Sistem akan melakukan validasi untuk memastikan tidak ada kesalahan dalam pengisian data
36. Jika ada kesalahan, sistem akan memberikan informasi terkait cell mana yang perlu diperbaiki
37. Lakukan perbaikan dengan mengikuti informasi tersebut
38. Jika upload data berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa data Anda telah berhasil dimasukkan
39. Untuk memastikan data Anda memang telah disimpan, lihat data master employee
40. Jika Anda tidak menemukan karyawan tersebut dalam daftar, dalam kotak pencarian masukkan nama karyawan yang baru saja Anda masukkan. Anda akan melihat nama karyawan yang Anda telah masukkan.

Anda juga dapat melihat panduannya pada video di bawah ini

Employee Self Service Pengisian Data Karyawan #

Pengisian Data Awal oleh HR Admin #

1. Pada sidebar menu, klik Master Data
2. Klik Master Employee
3. Klik tombol MENU yang tersedia di kanan atas
4. Klik Self Services
5. Klik tombol ADD EMPLOYEE
6. Masukkan First Name
7. Masukkan Last Name
8. Masukkan Email Office
9. Masukkan Staff ID
10. Masukkan Job Title
11. Pilih Grade
12. Masukkan Join Date
13. Pilih Contract Status
14. Masukkan Start Date
15. Masukkan End Date
16. Masukkan Leave Quota
17. Masukkan Bank Name (jika sudah tersedia)
18. Masukkan Account Number (jika sudah tersedia)
19. Masukkan Account name (jika sudah tersedia)
20. Masukkan BPJS Kesehatan (jika sudah tersedia)
21. Masukkan BPJS Ketenagakerjaan (jika sudah tersedia)
22. Masukkan Insurance Number (jika sudah tersedia)
23. Jika semua sudah ok, klik tombol SAVE untuk menyimpan
24. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa data telah berhasil disimpan
25. Sistem akan secara otomatis mengirim email kepada calon karyawan baru agar calon karyawan tersebut dapat mengisi tambahan informasi yang diperlukan

Anda juga dapat melihat panduannya pada video di bawah ini

Calon Karyawan Mengisi Tambahan Informasi #

1. Sebagai calon karyawan baru, Anda akan menerima email dari sistem yang meminta Anda untuk mengisi tambahan informasi yang diperlukan
2. Buka email tersebut. Jika email tidak ditemukan, buka folder SPAM untuk mengecek emai tersebut.
3. Klik tombol HERE yang tersedia dalam email tersebut
4. Anda akan melihat beberapa kelompok data yang harus diisi, dimulai dari Personal Info sampai Experience Info
5. Isi field first name (jika belum ada atau tidak diisi secara tepat oleh HR Admin)
6. Isi field last name (jika belum ada atau tidak diisi secara tepat oleh HR Admin). Jika Anda tidak memiliki nama belakang, berikan tanda –
7. Pilih gender (jika tidak tepat)
8. Masukkan nomor NPWP jika ada
9. Pilih status pajak
10. Masukkan nomor identitas (KTP, SIM atau Paspor)
11. Pilih agama
12. Masukkan tempat lahir
13. Masukkan tanggal lahir
14. Jika semua sudah ok, klik CONTINUE untuk melanjutkan
15. Sekarang Anda akan memasukkan data Contact info
16. Masukkan alamat sesuai dengan kartu identitas
17. Masukkan alamat sekarang
18. Masukkan nomor kontak 1
19. Masukkan nomor kontak 2
20. Masukkan email pribadi Anda
21. Masukan nomor kontak darurat 1
22. Masukkan nomor kontrak darurat 2
23. Masukan alamat kontak darurat
24. Jika semua sudah ok, klik CONTINUE untuk melanjutkan
25. Sekarang Anda akan memasukkan data family info
26. Masukan Nama Ayah
27. Masukan Nama Ibu
28. Masukan status pernikahan
29. Jika Anda memilih pilihan Married dan atau single dengan anak, akan muncul field tambahan untuk mengisi nama pasangan dan atau field tambahan untuk mengisi nama anak
30. Jika semua sudah ok, klik CONTINUE untuk melanjutkan
31. Sekarang Anda akan memasukkan data education info
32. Masukkan informasi pendidikan dengan memasukkan informasi untuk Education background 1
33. Pilih level pendidikan
34. Masukan nama lembaga pendidikan
35. Masukkan major atau jurusan
36. Masukkan tahun dimulainya pendidikan
37. Masukkan tahun berakhirnya pendidikan
38. Anda dapat terus menambahkan informasi pendidikan dengan mengulangi penginputan data untuk Education background 2 dan seterusnya jika perlu
39. Jika semua sudah ok, klik CONTINUE untuk melanjutkan
40. Sekarang Anda akan memasukkan data experience info
41. Masukkan informasi pengalaman kerja Anda dengan memasukkan informasi untuk pengalaman kerja terkini
42. Masukkan nama perusahaan dimana Anda pernah bekerja
43. Masukkan posisi Anda ketika bekerja di perusahaan tersebut
44. Masukkan deskripsi pekerjaan untuk posisi tersebut
45. Masukkan tanggal dimulainya pekerjaan tersebut
46. Masukkan tanggal berakhirnya pekerjaan tersebut. Apabila pekerjaan tersebut masih dijalankan, kosongkan field tanggal berakhirnya pekerjaan tersebut
47. Anda dapat terus menambahkan informasi pengalaman kerja dengan mengulangi penginputan data untuk Working Experience 2 dan seterusnya jika perlu.
48. Jika semua sudah ok, klik Submit untuk menyimpan.
49. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa data telah berhasil disimpan. Anda masih dapat melakukan perubahan dengan mengklik tombol Ubah data pribadi.

Anda juga dapat melihat panduannya pada video di bawah ini

HR Admin Melakukan Validasi Data yang diisi oleh Calon Karyawan #

1. Pada dashboard HR Admin, pada ikon bergambar pengeras suara, sebagai Admin, Anda akan mendapatkan pemberitahuan bahwa ada data yang telah diisi oleh calon karyawan.
2. Klik ikon bergambar pengeras suara untuk melihat calon karyawan yang telah mengirimkan datanya.
3. Klik tombol Employee Self Service pada baris nama karyawan yang Anda ingin validasikan datanya.
4. Anda akan melihat tampilan data yang telah diisi oleh calon karyawan.
5. Anda juga dapat mengakses data tersebut melalui cara yang berbeda.
6. Pada sidebar menu, klik Master Data.
7. Klik Master Employee.
8. Klik tombol MENU yang tersedia di kanan atas.
9. Klik Self Service.
10. Klik tombol ikon bergambar orang dan tanda plus pada baris calon karyawan yang Anda ingin validasikan datanya.
11. Anda akan melihat tampilan data yang telah diisi oleh calon karyawan
12. Lakukan verifikasi data pada semua bagian yang telah diisi.
13. Jika ada bagian yang tidak tepat, Anda dapat memberikan pesan kepada calon karyawan melalui kotak pesan yang telah disediakan agar calon karyawan melakukan koreksi pengisian data.
14. Jika semua ok, klik Submit untuk melanjutkan.
15. Anda akan melihat tampilan yang menyajikan dua pilihan. Pertama, Anda dapat memilih untuk menyimpan data tersebut sebagai draf dan mengirim email kepada calon karyawan untuk merevisi data tersebut atau kedua, Anda dapat langsung menyimpan data tersebut sehingga calon karyawan dijadikan karyawan.
16. Karena data yang telah diisi masih perlu diperbaiki, pilih pilihan pertama. Simpan data tersebut sebagai draf dan kirimkan email kepada calon karyawan untuk merevisi data tersebut.
17. Klik Submit untuk melanjutkan.
18. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa proses telah berhasil dilakukan.
19. Sistem akan secara otomatis mengirim email kepada calon karyawan baru agar calon karyawan tersebut dapat melakukan revisi berdasarkan masukan dari HR Admin

Anda juga dapat melihat panduannya pada video di bawah ini

Calon Karyawan Melakukan Revisi Data #

1. Sebagai calon karyawan, Anda akan mendapatkan email dimana Anda dapat mengklik tombol Here untuk membuka kembali data yang Anda telah isi sebelumnya dan untuk melihat pesan dari HR Admin
2. Lakukan koreksi berdasarkan masukan dari HR Admin
3. Jika semua sudah ok, klik tombol SUBMIT untuk melakukan penyimpanan
4. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa data telah berhasil disimpan. Anda masih dapat melakukan perubahan dengan mengklik tombol Ubah data pribadi

Anda juga dapat melihat panduannya pada video di bawah ini

HR Admin Melakukan Validasi Data dan Menjadikan Calon Karyawan sebagai Karyawan #

1. Sebagaimana dijelaskan sebelumnya, pada dashboard HR Admin, pada ikon bergambar pengeras suara, sebagai Admin, Anda akan mendapatkan pemberitahuan bahwa ada data yang telah direvisi oleh calon karyawan
2. Klik ikon bergambar pengeras suara untuk melihat calon karyawan yang telah mengirimkan data yang telah direvisi
3. Klik tombol Employee Self Service pada baris nama karyawan yang Anda ingin validasikan datanya
4. Anda akan melihat tampilan data yang telah diisi oleh calon karyawan
5. Anda juga dapat mengakses data tersebut melalui cara yang berbeda.
6. Pada sidebar menu, klik Master Data.
7. Klik Master Employee.
8. Klik tombol MENU yang tersedia di kanan atas.
9. Klik Self Service.
10. Klik tombol ikon bergambar orang dan tanda plus pada baris calon karyawan yang Anda ingin validasikan datanya.
11. Anda akan melihat tampilan data yang telah diisi oleh calon karyawan
12. Lakukan verifikasi data pada semua bagian yang telah diisi
13. Jika ada bagian yang tidak tepat, Anda dapat sekali lagi memberikan pesan kepada calon karyawan melalui kotak pesan yang telah disediakan agar calon karyawan melakukan koreksi pengisian data yang masih tidak tepat
14. Jika semua ok, klik Submit untuk melanjutkan
15. Anda akan melihat tampilan yang menyajikan dua pilihan. Pertama, Anda dapat memilih untuk menyimpan data tersebut sebagai draf dan mengirim email kepada calon karyawan untuk merevisi data tersebut atau kedua, Anda dapat langsung menyimpan data tersebut sehingga calon karyawan dijadikan karyawan
16. Jika data yang telah diisi memang sudah benar, Anda dapat memilih pilihan kedua. Simpan data tersebut sehingga calon karyawan dijadikan karyawan. Sebaliknya, jika masih ada kesalahan, Anda dapat terus meminta calon karyawan untuk memperbaiki data tersebut.
17. Pilih pilihan kedua, yaitu menyimpan data tersebut sehingga calon karyawan dijadikan karyawan
18. Klik Submit untuk melanjutkan
19. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa proses telah berhasil dilakukan

Anda juga dapat melihat panduannya pada video di bawah ini