Kupas Tuntas Tentang Absen Online di Indonesia

absen online

Penilaian kinerja karyawan dilakukan dengan menilai berbagai aspek, salah satunya adalah kedisiplinan yang dilihat dari ketepatan waktu kehadiran melalui absensi.

Pencatatan kehadiran dalam sebuah perusahaan dapat dilakukan dengan berbagai cara, mulai dari fingerprint sampai dengan sistem online.

Absen online hadir dan cocok digunakan bagi pekerja yang memiliki mobilitas tinggi atau bagi mereka yang bekerja di lapangan dan di luar kantor.

Worksop KaryaOne

Apa itu Absen Online?

Absen online adalah sebuah sistem pencatatan kehadiran melalui aplikasi atau platform tertentu yang bisa diakses secara online yang terhubung langsung dengan data base perusahaan secara real time.

Pencatatan ini meliputi waktu kehadiran, waktu selesai bekerja, dan durasi kerja.

Setiap karyawan hanya membutuhkan sebuah smartphone dan koneksi internet untuk melakukan absensi.

Gebrakan baru yang cukup efektif bukan?

Mengapa Perlu Menggunakan Absen Online?

Sistem pencatatan kehadiran yang masif digunakan saat ini adalah dengan sistem fingerprint atau sidik jari.

Alat ini biasanya dipasang di pintu masuk kantor sehingga karyawan akan melakukan absen saat akan memasuki gedung kantor dan saat keluar dari kantor selesai bekerja.

Tetapi bagaimana dengan karyawan yang melakukan pekerjaannya di lapangan atau di luar kantor seperti SPG dan SPB atau pekerja lapangan lainnya?

Selain untuk menjawab permasalahan tersebut dan memberikan manfaat bagi para pekerja di lapangan, absen online juga menawarkan beberapa keuntungan, diantaranya adalah sebagai berikut :

Lebih Aman

Keamanan data merupakan salah satu prioritas utama perusahaan. Sistem absensi secara online ini terbilang lebih aman karena setiap data akan dikelola secara teratur dan di-back up, sehingga data tersebut lebih mudah dipulihkan jika rusak atau hilang.

Mengurangi Biaya Pengadaan dan Pemeliharaan Mesin Absensi

mesin absen fingerprint

Dengan menggunakan sistem absen online, perusahaan bisa mengurangi biaya pengadaan mesin absensi, biaya operasional mesin tersebut, dan biaya pemeliharaannya.

Pada bisnis retail, waralaba, atau restoran yang memiliki banyak cabang tentu harus menyediakan alat absensi dalam jumlah besar. Selain itu mesin fisik cenderung lebih cepat rusak.

Mengurangi Kemungkinan Kecurangan oleh Karyawan

Pencatatan kehadiran secara online memperkecil kemungkinan manipulasi dan kemungkinan titip absen. Tentu ini sangat baik untuk menghindari pemborosan biaya yang harus ditanggung perusahaan.

Mempermudah analisis kinerja karyawan

Dengan absen online, data kehadiran karyawan akan langsung tercatat dalam database dan tersaji secara rapi kepada supervisor, atasan, dan tim HR. Hal ini memudahkan untuk menilai kedisiplinan karyawan tersebut.

Meningkatkan produktivitas karyawan

Penggunaan absen online terbilang sangat mudah dan tidak memerlukan banyak waktu. Oleh karena itu, waktu yang terbuang untuk melakukan absen, bisa dialihkan untuk melakukan kegiatan yang produktif.

Apa Jenis Bisnis Yang Cocok Menggunakan Absen Online?

Secara umum bisa dikatakan bahwa semua jenis usaha cocok menggunakan sistem absen online karena prosesnya yang mudah, murah, serta data yang disajikan akurat.

Tetapi berikut beberapa bisnis yang wajib menggunakan sistem absen online untuk memudahkan proses absensi :

Bisnis Waralaba

Bisnis waralaba yang mempunyai banyak cabang sangat cocok menggunakan sistem absen online karena data absensi akan terpusat dan lebih mudah dikoordinir.

Bisnis Penyedia Jasa SPG dan SPB

Bagi perusahaan yang mempekerjakan SPG atau SPB di pusat-pusat keramaian hendaknya menerapkan sistem absen online untuk memudahkan para pekerja tersebut melakukan absen dan data absensi bisa dikoordinir dengan lebih baik.

Manufaktur

Perusahaan manufaktur biasanya memiliki karyawan yang banyak, antrian panjang saat absen masuk dan pulang sering kali terjadi jika menggunakan mesin absensi manual seperti fingeprint atau kartu.

Sistem absensi online sangat cocok digunakan perusahaan manufaktur, karyawan tidak akan antri lagi karena dapat melakukan absensi melalui smartphone masing-masing.

Sekolah

Sistem absensi di sekolah hendaknya juga diatur secara online. Hal ini bertujuan agar orang tua murid juga bisa ikut memantau daftar kehadiran anaknya di sekolah.

Sehingga tidak hanya guru yang memantau kedisiplinan sang murid, tetapi juga orang tuanya.

Bagaimana Cara Menggunakan Absen Online?

Sistem absen online yang banyak digunakan adalah sistem cloud. Sistem cloud ini memungkinkan anda untuk menggabungkan manfaat dari teknologi komputer dan pengembangan berbasis internet.

Pengelolaan absensi dengan sistem cloud memiliki sistem keamanan yang tinggi, lebih efisien, dan lebih hemat biaya.

Secara umum, cara kerja model absensi jenis ini memiliki 3 alur, yakni:
• Mengintegrasikan dengan mesin absen.
• Absen dari smartphone.
Laporan absen otomatis yang bisa digunakan kapan saja dan dimana saja.

Aplikasi Absen KaryaOne

banner aplikasi absen online

Tertarik untuk menggunakan sistem seperti ini? Anda bisa menggunakan aplikasi KaryaOne. KaryaONE adalah sebuah aplikasi untuk membantu mengkoordinir absensi, cuti, izin, penggajian, perhitungan lembur, perhitungan BPJS dan PPh, dan masih banyak lagi yang lainnya.

Dalam hal absensi, KaryaOne menawarkan fitur integrasi dengan mesin absensi. KaryaOne memungkinkan anda untuk menarik data secara otomatis dari mesin absensi seperti Radio-frequency identification (RFID) dan fingerprint scanner.

Fitur

Selain itu aplikasi ini juga memungkinkan karyawan untuk melakukan absensi melalui smartphone-nya jika sedang bertugas di luar kantor. Secara lebih lengkap berikut beberapa fitur yang disediakan oleh KaryaOne :

  1. Dashboard Lengkap.
  2. Basis Data HRIS & Pencarian, dimana aplikasi ini menyediakan data secara lengkap dan memberikan fitur pencarian untuk mencari informasi terkait karyawan tertentu.
  3. Memudahkan pemindahan data dari spreadsheet ke sistem, dan menyediakan template untuk upload data karyawan.
  4. Manajemen absensi yang terintegrasi dengan mesin absen dan smartphone.
  5. Membantu mengelola, mengajukan, dan menyetujui permohonan cuti.
  6. Memudahkan mengkoordinir izin harian.
  7. Fitur Group Leave Application, sebuah fitur yang memungkinkan seorang atasan mengajukan cuti untuk beberapa orang sekaligus.
  8. Fitur Group Permission Application, sebuah fitur yang memungkinkan seorang atasan mengajukan izin untuk beberapa orang sekaligus.
  9. Membuat jadwal kerja shift.
  10. Perhitungan lembur secara otomatis.
  11. Menyediakan informasi terkait skema struktur organisasi perusahaan.
  12. Penghitungan gaji, BPJS, dan PPh.
  13. Fitur manajemen kinerja & KPI.
  14. Pengelolaan data terkait pengembangan SDM dan jenjang karir masing-masing karyawan.
  15. Manajemen kontrak, memungkinkan untuk memantau dan memberikan pemberitahuan jika ada kontrak yang akan habis.
  16. Manajemen bonus, mempermudah perhitungan bonus dan tunjangan lainnya.
  17. Manajemen klaim atau reimbursement.
  18. Memudahkan pengelolaan cuti bersama secara lebih mudah.
  19. Membantu mengkoordinir pelaporan dari karyawan yang bekerja di lapangan atau di luar kantor.
  20. Memudahkan pihak manajemen untuk mengirimkan pemberitahuan kepada karyawan.

Benefit

Manfaat yang akan diperoleh dengan aplikasi KaryaOne ini adalah sebagai berikut :

  1. Sistem pencatatan absensi berjalan secara real time dan pelaporan dilakukan dengan cepat oleh sistem.
  2. Tidak perlu menggunakan spreadsheet untuk menyusun, menyimpan, dan mengolah data karyawan.
  3. Mengurangi biaya penggunaan kertas.
  4. Mengurangi kemungkinan adanya kesalahan, human error, karena semuanya dikerjakan oleh sistem.

Untuk menggunakan aplikasi ini perusahaan harus membayar Rp 15.000,- per-karyawan setiap bulannya. Bagi anda yang tertarik untuk menggunakan jasa aplikasi KaryaOne, silakan menghubungi alamat berikut :

Jl. Boulevard Artha Gading Blok A6A No. 22-23, Kelapa Gading Barat, Jakarta Utara 14240
Telp : (021) 245-20689

Demikian berbagai macam hal yang harus diketahui terkait absen online, mulai dari pengertiannya, manfaatnya, jenis perusahaan yang cocok menggunakannya sampai berbagai aplikasi yang menyediakan fitur absen online.

Harus diakui bahwa absensi merupakan hal yang penting untuk memantau kedisiplinan, baik itu karyawan, guru, maupun siswa.

Dengan memantau kedisiplinan mereka, maka bisa lebih mudah untuk menilai performa mereka dan pada giliran selanjutnya bisa digunakan sebagai acuan kenaikan gaji, pangkat, atau pemberian benefit lainnya.

Banner KaryaOne - Solusi HR, Payroll dan Talent management Indonesia

  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *