Apa Itu HRIS (Human Resources Information System)?

Back to Blog
apa itu hris

Setiap bisnis atau organisasi selalu membutuhkan manusia agar dapat berjalan dengan baik.  Pengelolaan sumber daya manusia atau sering disebut dengan manajemen sumber daya manusia adalah hal yang paling mendasar yang harus diperhatikan oleh pemilik usaha.

Tidak hanya tentang memotivasi dan mendisiplinkan karyawan, tapi juga tentang mengembangkan dan memberikan hak karyawan.  Setiap perusahaan selalu berhati-hati dalam merekrut karyawan karena proses mengelola-nya membutuhkan usaha yang cukup berat.

Departemen HR baik yang dikelolah oleh 1 orang atau beberapa orang, wajib mampu menyimpan data karyawan dengan baik.  Data tersebutlah yang akan menjadi dasar untuk menentukan apa saja hak yang dapat diterima oleh karyawan yang bersangkutan, siapa yang sebaiknya dipromosikan, apakah perusahaan perlu memberikan training untuk karyawan tertentu? Dan masih banyak keputusan lainnya.

Hal inilah yang melahirkan HRIS (Human Resources Information System.  Tujuan utama HRIS adalah memudahkan pengguna untuk menyimpan data karyawan dan mengaksesnya dengan mudah kapanpun dibutuhkan.

attendance management system

Apa itu sistem?

Sistem sendiri adalah sekumpulan aktivitas yang diatur sedemikian rupa sehingga memudahkan pelakunya untuk mencapai tujuan yang sama di waktu yang berbeda.

Sistem sendiri dapat menggunakan program komputer atau kertas.  Namun di era teknologi saat ini, sistem yang masih menggunakan kertas dianggap tidak efisien karena menghabiskan banyak waktu, sulit diakses dan boros.

Contoh sistem absensi. Setiap perusahaan dapat berbeda tergantung alat yang digunakan, dan kepedulian pemilik usaha.

Sistem absensi menggunakan kertas atau buku : HR membuat daftar absen karyawan dengan tulisan tangan lalu menyerahkan daftar tsb. ke setiap departemen.  Setiap hari atau setiap minggu tim HR akan membuat rekap absensi karyawan di buku rekapan.

Berdasarkan hasil rekapan tsb. tim HR akan menghitung dengan calculator untuk karyawan yang sering terlambat.  Jika ada yang sangat terlambat, tim HR harus mencari form kertas ijin untuk memastikan apakah kawyaan tsb. benar terlambat atau ternyata sedang ijin.  Begitu juga jika karyawan ybs. tidak masuk kerja, ia harus mencari form cuti jika ada.

Hal ini mungkin tidak menjadi masalah jika jumlah karyawan sedikit, akan tetapi jika jumlah karyawan banyak tentu sistem absensi dengan kertas ini akan memberatkan bagi Departemen SDM.

Sistem absensi menggunakan program komputer yaitu spreadsheet.  Jika pemilik usaha cukup peduli dan memiliki dana, ia akan membeli mesin absen fingerprint sehingga setiap kali karyawan melakukan presensi, datanya akan tersimpan dan rekap kehadiran karyawan otomatis terbentuk.  Departemen SDM hanya perlu mengambil data dari mesin absensi tsb. menggunakan usb atau wifi.

Namun, ada juga pemilik usaha yang belum memiliki dana untuk membeli mesin fingerprint yang cukup mahal (sekitar Rp. 1.500.000,-) tapi juga tidak mau menggunakan kertas.  Ia dapat menggunakan sistem absensi berbasis cloud dimana karyawan bisa melakukan absensi melalui smartphone, dan rekap absensi karyawan dapat di-download melalui aplikasi web.

Sistem HRIS tidak hanya mencakup absensi tapi semua bagian dalam operasional departmen SDM.  Oleh karena itu meninggalkan penggunaaan kertas dan menemukan software HRIS yang sesuai untuk perusahaan adalah salah satu hal yang penting jika Anda peduli pada karyawan Anda dan ingin memajukan usaha Anda.

Mari baca lebih lanjut mengenai pengertian HRIS.

Apa itu HRIS?

HRIS adalah software atau aplikasi online untuk data entry, melacak data dan sumber informasi untuk departemen SDM, payroll, pihak Management dan departemen akuntansi.

Jika ada karyawan baru, Anda akan meng-input data-nya menggunakan aplikasi ini. Atau jika Anda menggunakan aplikasi KaryaOne, anda dapat meminta karyawan ybs. untuk meng-input sendiri data dirinya.

Berdasarkan data yang telah di-input tersebut, Anda dapat menentukan hak-hak yang akan diterima oleh karyawan berdasarkan ketentuan perusahaan.

Jika Anda telah melakukan setting peraturan perusahaan mengenai cuti, izin, job class, jadwal masuk kerja dan gaji, proses administrasi HR berikutnya akan dilakukan secara otomatis oleh aplikasi hris tersebut.

Dari sisi payroll Anda akan mampu membuat laporan rekap penerima gaji pada bulan bersangkutan. Dengan demikian, departemen Payroll Anda tidak akan pusing lagi setiap kali menghitung take home pay karyawan.

Seringkali untuk perusahaan baru, mereka bingung memikirkan sistem HR yang seharusnya mereka terapkan. Alih-alih memikirkan semuanya sendiri dari awal dan melupakan bisnis utama Anda, lebih baik jika Anda menggunakan software HRIS yang siap digunakan.

Akan lebih baik lagi jika HRIS tersebut berbasis web, sehingga Anda dapat mengakses data karyawan darimanapun Anda berada selama masih bisa mengakses jaringan internet.

Semakin besarnya jumlah pegawai dalam perusahaan, semakin tinggi tanggung jawab departemen HR untuk mengelola data karyawan dengan efektif dan praktis.  HRIS memungkinkan perusahaan untuk menangani beban kerja lebih banyak dengan sumber daya yang lebih sedikit.

Tujuan utama HRIS adalah perusahaan/organisasi dapat memiliki data karyawan yang terpercaya untuk mendukung kegiatan operasional dan penyusunan strategi yang lebih baik.

HRIS menawarkan banyak kemudahan bagi Anda dalam mengelola data karyawan.  Namun, sebenarnya apa saja keuntungan yang Anda dapatkan dengan menggunakan aplikasi hr ini?

Kembali ke atas

Apa saja solusi yang ditawarkan oleh HRIS?

1. Semua data pegawai terpusat, terutama untuk software HRIS berbasis web.

Anda tidak perlu lagi meminta data dari cabang-cabang yang jauh, atau dari toko yang berbeda untuk membuat report konsolidasi. Data karyawan dapat diakses oleh pihak manajemen atau departemen hr dengan cepat.

2. Mengurangi human error.

Setiap pegawai selalu berusaha keras untuk memberikan pekerjaan yang terbaik. Namun, tentu manusia tidak luput dari kesalahan, meskipun ada juga orang yang bermaksud buruk terhadap perusahan. Salah perhitungan yang tidak disengaja, terutama untuk penggajian dapat memberikan dampak yang buruk.

Dengan software HRIS Anda akan terhindar dari kesalahan perhitungan gaji, pajak ataupun risiko kehilangan data karena tidak sengaja ter-delete.

Selain kesalahan yang menyebabkan kerugian perusahaan, hubungan antara karyawan juga dapat menjadi buruk. Hal ini dapat menciptakan suasana kerja yang tidak menyenangkan dan mengakibatkan banyak karyawan yang berhenti kerja.

3. Keamanan data yang lebih canggih.

Data karyawan merupakan data personal yang bersifat sensitif. Hanya beberapa orang dari perusahaan/organisasi yang dapat mengakses data tersebut.

Selain kerugian besar karena kehilangan data, aplikasi hris juga bagus untuk menghindari pencurian data karyawan karena hanya orang-orang tertentu yang diberi akses yang dapat mengakses data tersebut.

4. Mengurangi kerja manual yang menggunakan kertas.

Banyak perusahaan masih menggunakan kertas untuk proses pengajuan cuti, ijin, reimbursement obat.

Staf departemen HR harus meng-input data satu per satu dari form tersebut. Dapat terjadi staff yang bersangkutan harus lembur karena ada banyak form yang harus di-input ke spreadsheet/excel.

Melalui sistem sistem ESS (Employee Self Service), untuk proses tsb. karyawan yang berkepentingan akan meng-input data sendiri di program komputer.

Dengan demikian, departemen HR dapat langsung mengakses dan memproses data tsb. Perusahaan dapat menghemat banyak waktu, tenaga, dan biaya kertas.

5. Akses data dari mana saja.

Terutama untuk aplikasi hris cloud based, pihak management dapat mengakses data sdm dari rumah atau dari luar kantor, di luar jam kerja, kapan saja. Sebagai pemilik usaha, tentu terkadang Anda perlu mengakses data karyawan dengan cepat.

6. Meningkatkan komunikasi antar karyawan dengan departemen SDM.

Departemen HR dapat menyampaikan pengumuman penting seperti hari cuti bersama atau reminder pelaporan pajak karyawan langsung ke akun karyawan.

HRIS mengurangi perbedaan data antara karyawan ybs. dengan departemen HR. Contoh jumlah sisa cuti atau jumlah lembur. Perbedaan data tersebut dapat menciptakan situasi yang tidak nyaman dan merepotkan antara HR dengan karyawan ybs. Kesamaan data ini dapat mengurangi ketegangan tsb.

Kembali ke atas

Komponen Software HRIS


Banyak perusahaan kini sudah memahami pentingnya solusi yang ditawarkan software hr ini untuk mengelola data dan kegiatan operasional karyawan. Namun, secara teknis solusi apa saja yang ditawarkan oleh software ini untuk perusahaan?

Berikut adalah komponen-komponen penting dalam software hris yang dapat membantu departemen SDM Anda.

1. Time Attendance Management

Data kehadiran karyawan sehari-hari dalam perusahaan merupakan hal yang penting karena mempengaruhi jumlah gaji yang diterima oleh karyawan yang bersangkutan. Fitur ini mengelola data berikut :

      • Data waktu datang/pulang
      • Absensi karyawan
      • Data lembur
      • Integrasi dengan mesin absen fingerprint

    • Jadwal shift karyawan
    • Jadwal cuti
    • Pengajuan cuti dan ijin karyawan

    Anda dapat mempelajari lebih detail mengenai fitur tsb. pada aplikasi KaryaOne.

    2. Employee Self Service

    ESS (Employee Self Service) adalah fitur aplikasi HRIS dimana karyawan ybs. dapat mengurus administrasi HR tanpa bantuan pihak HR secara langsung.

    Seperti dalam aplikasi KaryaOne, pegawai yang bersangkutan dapat mencetak slip gaji, membuat dan mengajukan persetujuan izin, melihat sisa cuti, mengajukan klaim pengobatan dll melalui dashboard pribadinya.

    Manfaat utama ESS adalah mengurangi beban kerja HR department, meningkatkan kontrol human resources data management, dan efisiensi biaya penggunaan kertas.

    3. Talent Management

    Talent Management System adalah sistem yang memudahkan tim HR untuk memilih kandidat, mengelola karyawan dengan performa tinggi, dan meningkatkan human capital.

    Fitur ini menyediakan informasi produktivitas karyawan. Kinerja karyawan yang bersangkutan dapat tampil pada dashboard software, sehingga departemen HR dapat lebih mudah memilih karyawan yang cocok untuk dipromosikan atau diberi tanggung jawab lebih.

    Silahkan mencoba talent management KaryaOne untuk lebih memahami bagaimana fitur ini dapat membantu departemen SDM Anda.

    4. Payroll Management

    Pengelolaan tenaga kerja tentu sama sekali tidak dapat lepas dari proses penggajian dan penerimaan benefit karyawan. Hal ini bukanlah hal yang mudah karena satu orang karyawan saja dapat menerima berbagai tunjangan, mendapat bonus, THR dan memiliki hak untuk claim kesehatan tidak hanya melalui BPJS tapi juga reimburse pengobatan langsung ke perusahaan.

    Dengan tujuan mempermudah tim Payroll dalam menangani hal ini, software HRIS menyediakan fitur payroll. Selain perhitungan gaji bulanan, fitur tersebut juga menghitung pajak karyawan, dan potongan lain (seperti potongan gaji karena jatah cuti habis).

    HRIS yang baik seharusnya merekam data di setiap proses bisnis HR.  Komponen dalam HRIS tidak hanya yang telah disebutkan di atas, ada lebih banyak lagi yang dapat menunjang operasional perusahaan.  Setiap fitur tambahan tentu merupakan tambahan biaya. Oleh karena itu, penting bagi Anda untuk menganalisa kebutuhan perusahaan Anda.

    Kesimpulan

    HRIS adalah mekanisme pengelolaan SDM perusahaan menggunakan teknologi informasi, baik dalam bentuk desktop software, web apps dan/atau mobile apps.  Software HRIS merupakan solusi pengelolaan data karyawan yang dapat meningkatkan kinerja perusahaan dengan sumber daya yang lebih sedikit.

    Dalam HRIS ada beberapa komponen penting, yaitu : time attendance, employee self service (ess), talent management dan management payroll.  Selain komponen penting tsb., software HRIS menawarkan juga fitur lain yang bermanfaat untuk operasional departemen HR.  Analisa kebutuhan perusahaan Anda untuk mendapatkan HRIS terbaik, konsultasi bersama kami atau undang kami untuk demo di perusahaan Anda.

    Kembali ke atas

    Sumber:
    HRPayrollSystems: What is HRIS?

aplikasi berbasis cloud karyaone

  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  

Comments (3)

  • Satrio Reply

    Bagus sekali dan cukup lengkap penjelasannya. Saya boleh ijin copy dan share?

    Juni 25, 2019 at 9:50 am
    • Karyaone Mod Reply

      Hi Satrio,
      Terima kasih. Silahkan copy dan share dengan credit dan link ke website kami.

      Juni 26, 2019 at 10:30 am
  • niken swastika Reply

    Informasi yang sangat bermanfaat 🙂

    Juli 1, 2019 at 3:38 pm

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *

Back to Blog