Apa Itu HRIS (Human Resources Information System)? Pengertian dan Manfaat

apa itu hris

Saat Anda mulai berpikir untuk mempermudah proses administrasi data karyawan, Anda menemukan kata HRIS. Apa itu HRIS?

Sederhananya HRIS (Human Resources Information System) adalah sistem informasi untuk mengelola data pegawai. Jika Anda menggunakan HRIS, perusahaan akan lebih mudah menyimpan, mengakses, mengorganisir dan mengolah data pegawai.  HRIS yang canggih akan mempercepat proses rekrutmen, pengelolaan kehadiran, perhitungan gaji bahkan pengukuran kinerja pegawai.

Jika Anda punya waktu untuk membaca, Anda bisa membaca terlebih dahulu pengertian tentang sistem, agar Anda menyadari bahwa sistem dan aplikasi adalah hal yang berbeda.

Anda hanya akan tahu aplikasi seperti apa yang cocok untuk perusahaan Anda ketika Anda memahami sistem yang sedang berjalan saat ini, dan apa yang perlu diperbaiki.

Apa itu sistem?

Sistem adalah sekumpulan aktivitas yang diatur sedemikian rupa sehingga memudahkan pelakunya untuk mencapai tujuan dengan lebih terorganisir, lebih cepat dan lebih mudah.

Dan sistem tidak pernah lepas dari teknologi karena teknologi memudahkan proses kerja manusia.

Karena sistem adalah sekumpulan aktivitas, tentu perusahaan perlu selalu mengevaluasi apakahh semua aktivitas yang dikerjakan itu bagus atau tidak. Dalam artian apakah sistem tersebut menghambat atau memajukan perusahaan.

Ciri-ciri sistem yang bagus adalah orang-orang yang terlibat dalam sistem bekerja dengan cepat, efisian dan akurat. Pemilik sistem dengan mudah memantau orang-orang yang bekerja dalam sistem tersebut. Berapapun jumlah orang yang terlibat di dalamnya, pekerjaan tidak akan menjadi berantakan. Semuanya terorganisir dengan baik.

Mari kita ambil sistem absensi perusahaan sebagai contoh.

CV. Sarden Emas adalah perusahaan yang menjual ikan bumbu frozen dengan karyawan kurang dari 10. Perusahaan baru berjalan selama 5 bulan. Pada awalnya Eko sebagai pemilik perusahaan lebih mengutamakan penjualan daripada administrasi pegawai.

Untuk mendata kehadiran karyawan, ia hanya menggunakan buku kehadiran. Semua modal usaha digunakan untuk pemasaran dan produksi.

Oleh karena penjualan semakin meningkat, Eko menambah beberapa pegawai lagi. Ia juga mendapatkan pinjaman dari bank sehingga tidak ada masalah dengan modal usaha.

Hal yang menjadi masalah adalah karyawan Eko yang mengurus tentang administrasi pegawai selalu pulang lembur karena harus merekap data absensi dari kertas, menghitung secara manual pegawai yang lembur, memastikan kelebihan jam kerja ke tim kerja terkait. Dan karena Eko ingin memberikan denda ke karyawan yang terlambat datang, pegawai tersebut harus lembur tiap hari.

Eko juga harus memeriksa kebenaran laporan kehadiran, memastikan perhitungan lembur, perhitungan denda, dan perhitungan gaji. Eko mulai berpikir bahwa proses administrasi pegawai ini menghambatnya untuk fokus pada pemasaran produknya.

Dalam kasus ini CV. Sarden Emas memiliki sistem absensi yang buruk karena orang-orang yang terlibat di dalamnya tidak bisa bekerja secara efisien.

Eko perlu mencari sistem absen yang baru. HRIS yang lebih efisien.

Baca juga: 5 Aplikasi HRIS Terbaik di Indonesia

Apa itu HRIS?

Dalam bahasa Indonesia, singkatan dari HRIS adalah Sistem Informasi Sumber Daya Manusia. Berdasarkan singkatan tersebut HRIS merupakan sekumpulan aktivitas untuk mengelola informasi yang berhubungan dengan sumber daya manusia (pegawai perusahaan/anggota organisasi).

Pada era digital ini definisi HRIS menjadi software atau aplikasi online untuk data entry, melacak data, mengolahh data dan sebagai sumber informasi untuk departemen SDM, payroll, pihak Management dan departemen akuntansi.

Apa Saja Contoh HRIS?

HRIS yang lengkap mencakup sistem berikut ini:

  • sistem rekrutmen
  • sistem penyimpanan data pegawai/sistem database pegawai
  • sistem kehadiran
  • sistem payroll
  • sistem penilaian kinerja pegawai

Jika ingin lebih memahami kelima sistem di atas, silahkan lanjut membaca di bawah ini:

Sistem Rekrutmen

Jika Anda memperhatikan, sekarang ini sudah banyak perusahaan yang menggunakan websitenya sebagai sarana untuk mencari pegawai. Calon karyawan akan diminta untuk mengisi form yang telah disediakan di website tersebut.

Ini adalah salah satu contoh sistem rekrutmen. HRIS yang canggih dapat menganalisa dari data yang telah di-input oleh pelamar, apakah pelamar tersebut masuk kualifikasi atau tidak.  Namun ada juga HRIS yang hanya menyimpan data pelamar agar nanti dapat langsung diubah statusnya menjadi pegawai. Dengan demikian staf HRD tidak perlu lagi meng-input data pelamar.

Sistem ini mempercepat tugas HRD dan mengurangi human error.

Baca juga: 5 Aplikasi HRIS Terbaik di Indonesia

Sistem Penyimpanan Data Pegawai

Jika ada karyawan baru, Anda akan meng-input data-nya menggunakan aplikasi ini. Atau jika Anda menggunakan aplikasi KaryaOne, anda dapat meminta karyawan ybs. untuk meng-input sendiri data dirinya.

Berdasarkan data yang telah di-input tersebut, Anda dapat menentukan hak-hak yang akan diterima oleh karyawan berdasarkan ketentuan perusahaan.

Jika Anda telah melakukan setting peraturan perusahaan mengenai cuti, izin, job class, jadwal masuk kerja dan gaji, proses administrasi HR berikutnya akan dilakukan secara otomatis oleh aplikasi hris tersebut.

Sistem Kehadiran

Data kehadiran karyawan sangat banyak. Setiap hari selalu bertambah, dan banyak situasi yang harus dipertimbangkan untuk memastikan data kehadiran pegawai akurat.

Sistem kehadiran harus bisa mendata pegawai yang benar pada waktu dan lokasi yang tepat. Sistem kehadiran harus bisa mendata kehadiran pegawai yang bekerja di luar kantor, yang lokasinya jauh dari teknologi, yang jadwal masuknya subuh.

Sistem kehadiran juga perlu mengetahui kapan karyawan tersebut dianggap lembur, dianggap telat, sedang ijin atau sedang cuti. Data ini nantinya akan berkaitan dengan perhitungan gaji yang diterima karyawan tsb. setiap bulan.

Baca juga: 4 Cara Menghitung Gaji Karyawan (Harian, Prorate, Bulanan) Sesuai Depnaker

Sistem Payroll

Dari sisi payroll Anda akan mampu membuat laporan rekap penerima gaji pada bulan bersangkutan. Sistem payroll juga akan menghitung lembur, bonus, THR, denda, pinjaman pegawai, pajak karyawan, hingga BPJS.

Dengan sistem Payroll, departemen Payroll Anda tidak akan pusing lagi setiap kali menghitung take home pay karyawan.

Bagaimana HRIS untuk perusaaan baru?

Seringkali untuk perusahaan baru, mereka bingung memikirkan sistem HR yang seharusnya mereka terapkan. Alih-alih memikirkan semuanya sendiri dari awal dan melupakan bisnis utama Anda, lebih baik jika Anda menggunakan software HRIS yang siap digunakan.

Akan lebih baik lagi jika HRIS tersebut berbasis web, sehingga Anda dapat mengakses data karyawan darimanapun Anda berada selama masih bisa mengakses jaringan internet.

Semakin besarnya jumlah pegawai dalam perusahaan, semakin tinggi tanggung jawab departemen HR untuk mengelola data karyawan dengan efektif dan praktis.  HRIS memungkinkan perusahaan untuk menangani beban kerja lebih banyak dengan sumber daya yang lebih sedikit.

Tujuan utama HRIS adalah perusahaan/organisasi dapat memiliki data karyawan yang terpercaya untuk mendukung kegiatan operasional dan penyusunan strategi yang lebih baik.

HRIS menawarkan banyak kemudahan bagi Anda dalam mengelola data karyawan.  Namun, sebenarnya apa saja keuntungan yang Anda dapatkan dengan menggunakan aplikasi hr ini?

Baca juga: Cara Efektif Penerapan Human Resource Information System (HRIS)

Kembali ke atas

Mengapa banyak orang menganggap HRIS itu penting?

Para pemilik usaha, manajer dan profesional yang ingin mengembangkan usahanya, akan selalu mencari cara agar bisa mendapat lebih dengan usaha yang lebih sedikit. Di sinilah letak HRIS berfungsi.

1. Semua data pegawai terpusat, terutama untuk software HRIS berbasis web.

Anda tidak perlu lagi meminta data dari cabang-cabang yang jauh, atau dari toko yang berbeda untuk membuat report konsolidasi. Data karyawan dapat diakses oleh pihak manajemen atau departemen hr dengan cepat.

2. Mengurangi human error.

Setiap pegawai selalu berusaha keras untuk memberikan pekerjaan yang terbaik. Namun, tentu manusia tidak luput dari kesalahan, meskipun ada juga orang yang bermaksud buruk terhadap perusahan. Salah perhitungan yang tidak disengaja, terutama untuk penggajian dapat memberikan dampak yang buruk.

Dengan software HRIS Anda akan terhindar dari kesalahan perhitungan gaji, pajak ataupun risiko kehilangan data karena tidak sengaja ter-delete.

Selain kesalahan yang menyebabkan kerugian perusahaan, hubungan antara karyawan juga dapat menjadi buruk. Hal ini dapat menciptakan suasana kerja yang tidak menyenangkan dan mengakibatkan banyak karyawan yang berhenti kerja.

3. Keamanan data yang lebih canggih.

Data karyawan merupakan data personal yang bersifat sensitif. Hanya beberapa orang dari perusahaan/organisasi yang dapat mengakses data tersebut.

Selain kerugian besar karena kehilangan data, aplikasi hris juga bagus untuk menghindari pencurian data karyawan karena hanya orang-orang tertentu yang diberi akses yang dapat mengakses data tersebut.

Baca juga: 5 Keuntungan Menggunakan Cloud HRIS dalam Perusahaan

4. Mengurangi kerja manual yang menggunakan kertas.

Banyak perusahaan masih menggunakan kertas untuk proses pengajuan cuti, ijin, reimbursement obat.

Staf departemen HR harus meng-input data satu per satu dari form tersebut. Dapat terjadi staff yang bersangkutan harus lembur karena ada banyak form yang harus di-input ke spreadsheet/excel.

Melalui sistem sistem ESS (Employee Self Service), untuk proses tsb. karyawan yang berkepentingan akan meng-input data sendiri di program komputer.

Dengan demikian, departemen HR dapat langsung mengakses dan memproses data tsb. Perusahaan dapat menghemat banyak waktu, tenaga, dan biaya kertas.

Saya ingin dapat newsletter tentang tips HRD

weekly newsletter, unsubscribe kapan saja

5. Akses data dari mana saja.

Terutama untuk aplikasi hris cloud based, pihak management dapat mengakses data sdm dari rumah atau dari luar kantor, di luar jam kerja, kapan saja. Sebagai pemilik usaha, tentu terkadang Anda perlu mengakses data karyawan dengan cepat.

6. Meningkatkan komunikasi antar karyawan dengan departemen SDM.

Departemen HR dapat menyampaikan pengumuman penting seperti hari cuti bersama atau reminder pelaporan pajak karyawan langsung ke akun karyawan.

HRIS mengurangi perbedaan data antara karyawan ybs. dengan departemen HR. Contoh jumlah sisa cuti atau jumlah lembur. Perbedaan data tersebut dapat menciptakan situasi yang tidak nyaman dan merepotkan antara HR dengan karyawan ybs. Kesamaan data ini dapat mengurangi ketegangan tsb.

Kembali ke atas

Apa Saja Komponen HRIS?

Banyak perusahaan kini sudah memahami pentingnya solusi yang ditawarkan software hr ini untuk mengelola data dan kegiatan operasional karyawan. Namun, secara teknis solusi apa saja yang ditawarkan oleh software ini untuk perusahaan?

Berikut adalah komponen-komponen penting dalam software hris yang dapat membantu departemen SDM Anda.

1. Attendance Management

Data kehadiran karyawan sehari-hari dalam perusahaan merupakan hal yang penting karena mempengaruhi jumlah gaji yang diterima oleh karyawan yang bersangkutan. Fitur ini mengelola data berikut :

  • Data waktu datang/pulang
  • Absensi karyawan
  • Data lembur
  • Integrasi dengan mesin absen fingerprint
  • Jadwal shift karyawan
  • Jadwal cuti
  • Pengajuan cuti dan ijin karyawan

2. Employee Self Service

ESS (Employee Self Service) adalah fitur aplikasi HRIS dimana karyawan ybs. dapat mengurus administrasi HR tanpa bantuan pihak HR secara langsung.

Seperti dalam aplikasi KaryaOne, pegawai yang bersangkutan dapat mencetak slip gaji, membuat dan mengajukan persetujuan izin, melihat sisa cuti, mengajukan klaim pengobatan dll melalui dashboard pribadinya.

Manfaat utama ESS adalah mengurangi beban kerja HR department, meningkatkan kontrol human resources data management, dan efisiensi biaya penggunaan kertas.

3. Talent Management

Talent Management System adalah sistem yang memudahkan tim HR untuk memilih kandidat, mengelola karyawan dengan performa tinggi, dan meningkatkan human capital.

Fitur ini menyediakan informasi produktivitas karyawan. Kinerja karyawan yang bersangkutan dapat tampil pada dashboard software, sehingga departemen HR dapat lebih mudah memilih karyawan yang cocok untuk dipromosikan atau diberi tanggung jawab lebih.

Silahkan mencoba talent management KaryaOne untuk lebih memahami bagaimana fitur ini dapat membantu departemen SDM Anda.

4. Payroll Management

Pengelolaan tenaga kerja tentu sama sekali tidak dapat lepas dari proses penggajian dan penerimaan benefit karyawan. Hal ini bukanlah hal yang mudah karena satu orang karyawan saja dapat menerima berbagai tunjangan, mendapat bonus, THR dan memiliki hak untuk claim kesehatan tidak hanya melalui BPJS tapi juga reimburse pengobatan langsung ke perusahaan.

Dengan tujuan mempermudah tim Payroll dalam menangani hal ini, software HRIS menyediakan fitur payroll. Selain perhitungan gaji bulanan, fitur tersebut juga menghitung pajak karyawan, dan potongan lain (seperti potongan gaji karena jatah cuti habis).

HRIS yang baik seharusnya merekam data di setiap proses bisnis HR.  Komponen dalam HRIS tidak hanya yang telah disebutkan di atas, ada lebih banyak lagi yang dapat menunjang operasional perusahaan.  Setiap fitur tambahan tentu merupakan tambahan biaya. Oleh karena itu, penting bagi Anda untuk menganalisa kebutuhan perusahaan Anda.

Kesimpulan

HRIS adalah mekanisme pengelolaan SDM perusahaan menggunakan teknologi informasi, baik dalam bentuk desktop software, web apps dan/atau mobile apps.  Software HRIS merupakan solusi pengelolaan data karyawan yang dapat meningkatkan kinerja perusahaan dengan sumber daya yang lebih sedikit.

Dalam HRIS ada beberapa komponen penting, yaitu : absensi online, employee self service (ess), talent management dan management payroll.  Selain komponen penting tsb., software HRIS menawarkan juga fitur lain yang bermanfaat untuk operasional departemen HR.  Analisa kebutuhan perusahaan Anda untuk mendapatkan HRIS terbaik, konsultasi bersama kami atau undang kami untuk demo di perusahaan Anda.

Kembali ke atas

Sumber:
HRPayrollSystems: What is HRIS?

aplikasi berbasis cloud karyaone

Comments (9)

  • Satrio Reply

    Bagus sekali dan cukup lengkap penjelasannya. Saya boleh ijin copy dan share?

    Juni 25, 2019 at 9:50 am
    • Karyaone Mod Reply

      Hi Satrio,
      Terima kasih. Silahkan copy dan share dengan credit dan link ke website kami.

      Juni 26, 2019 at 10:30 am
  • niken swastika Reply

    Informasi yang sangat bermanfaat 🙂

    Juli 1, 2019 at 3:38 pm
  • Indra Reply

    Dear Karya One,

    Kami dari PT Wanatiara Persada (Perusahaan Modal Asing yang dimiliki oleh BUMN china) sedang merancang sistem HRIS yang selama ini masih menggunakan excel untuk absensi dan payroll dan kebutuhan lainnya. Jumlah perusahaan kami ada 2, jumlah total karyawan 3000, dengan 4 jenis jam kerja, dan 3 jenis hari kerja, dengan 4 lokasi kerja serta ada karyawan WNI dan Tenaga Kerja Asing.

    Kami mencari HRIS yang dapat membantu kami, untuk itu akan menyeleksi sistem mana yang sangat cocok dengan kami. Untuk menentukan sistem yang kami pakai kami mengadakan tender.

    Bilamana berminat kami, kirimkan company profile dan penawaran awal.

    Juli 23, 2019 at 4:21 pm
    • Herlan_KaryaOne Reply

      Dear Bapak Indra, terima kasih telah mengunjungi website KaryaOne. Mohon tunggu, tim sales kami akan segera menghubungi bapak melalui email.

      Juli 24, 2019 at 8:45 am
  • Rendy Tubagus Reply

    Perkenalkan saya Rendy Tubagus HRGA Staff Salah satu perusahaan di Karawang. Idealnya untuk memakai HRIS berbasis Web ini saat man power sudah mencapai berapa orang?

    Agustus 11, 2019 at 9:38 am
    • Herlan_KaryaOne Reply

      Hi Rendy, terima kasih telah mengunjungi Karyaone.co.id
      Menjawab pertanyaan Anda, terkait waktu yang ideal untuk menggunakan HRIS berbasis web yaitu tidak terikat oleh jumlah man power, namun saat Anda sudah tidak memiliki cukup waktu untuk mengurus semua administrasi HRD sehingga sering lembur.

      Sofwtare HRIS akan membantu meringankan pekerjaan Anda terkait absensi, penggajian hingga manajemen kinerja. Dengan begitu Anda bisa lebih punya banyak waktu untuk mengembangkan SDM di perusahaan Anda.

      Anda bisa mencoba dahulu sistem HRIS yang kami sediakan dengan daftar di link berikut https://www.karyaone.co.id/register

      Saat mendaftar Anda akan mendapatkan saldo gratis sebesar Rp 150.000,-

      Semoga jawaban kami dapat bermanfaat.

      Agustus 12, 2019 at 3:23 pm
    • Bahri Reply

      Perkenalkan saya Bahri, merupakan pengusaha cangcimen. Saya ingin tanyakan jika absen dg aplikasi ini, minimal bapda radius berapa ya pak Rendy,trims

      Oktober 31, 2020 at 12:39 pm
      • Karyaone Mod Reply

        Hi Bahri, terima kasih telah mengunjungi karyaone.co.id

        Bisa diatur karyawan bisa absen dengan minimal radius 5m sekitar kantor atau lokasi yang ditentukan serta tidak ada maksimal radius. Anda bisa mengatur sesuai kebutuhan.

        November 3, 2020 at 11:58 am

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *