Cara Memilih Aplikasi Penggajian untuk UKM

cara memilih aplikasi penggajian ukm

Keuangan adalah salah satu hal terpenting untuk setiap perusahaan atau bisnis termasuk UKM (Usaha Kecil Menengah). Berbicara mengenai keuangan bisnis maka tak akan terlepas dari pembicaraan tentang salah satu pengeluaran yang dilakukan setiap bulannya yaitu membayarkan upah karyawan.

Agar akurat dan efektif, pemilik UKM pun sebaiknya mempertimbangkan penggunaan aplikasi penggajian (payroll software) bagi karyawan mereka. Untuk mendapatkan aplikasi penggajian terbaik bagi sektor UKM, perhatikan cara dan tips berikut ini:

1. Evaluasi Kebutuhan Bisnis

Tidak ada bisnis yang sama persis, karenanya perusahaan harus terlebih dahulu mengevaluasi dan mengetahui dengan pasti apa saja kebutuhan bisnisnya. Aplikasi penggajian yang cocok atau disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan perusahaan akan memberikan dampak yang sangat besar.

Saat memilih aplikasi pengggajian, ada beberapa poin yang harus perusahaan pertimbangkan:

  • Besarnya bisnis UKM yang akan terkait dengan pengelolaan waktu dan sumber daya
  • Budget yang tersedia untuk penggunaan aplikasi penggajian
  • Tingkat kenyamanan dan kemudahan aplikasi yang sesuai dengan peraturan yang sah menurut undang-undang

2. Pertimbangkan Fitur Aplikasi Penggajian

Pengarsipan Pajak

Baik kecil ataupun besar, setiap bisnis perlu akurat dalam mendokumentasikan atau mengarsipkan informasi dan detail pajak setiap karyawannya. Mengingat kebijakan pemerintah mengenai ketentuan pajak sering berubah, pastikan penyedia aplikasi yang Anda pilih bisa terus update sehingga membantu perusahaan menyelesaikan urusan perpajakan.

Baca juga:  Keuntungan dan Manfaat HRIS Bagi Perusahaan

Halaman/Dashboard Karyawan

Dashboard karyawan memungkinkan karyawan untuk mengelola data mereka sendiri. Hal ini menyederhanakan proses dan memudahkan pekerjaan HRD karena mereka tidak harus bolak-balik berkomunikasi satu sama lain untuk pengisian informasi yang bersifat personal seperti data diri, nomor KTP, nomor rekening dan sebagainya.

Pengiriman Gaji Secara Langsung

Dalam perkembangan dunia bisnis saat ini, pengiriman gaji secara langsung atau otomatis akan sangat mempermudah proses dan meringankan pekerjaan banyak pihak. Bagian keuangan misalnya, tak perlu lagi pergi ke Bank untuk mengurus satu per satu gaji karyawan yang akan memakan tenaga dan waktu.

3. Integrasi HR dengan Divisi Lain

Ada banyak keuntungan penggunaan aplikasi penggajian bagi tim HR. Di antaranya adalah menghemat waktu komunikasi antar divisi, menghemat tenaga dan bahkan pengeluaran lain seperti penggunaan kertas untuk proses penggajian.

Sektor bisnis UKM juga sebaiknya mempertimbangkan untuk memilih aplikasi yang bisa berintegrasi dengan sistem lain seperti software akuntansi. Hal ini akan mengeliminasi atau mengurangi kemungkinan terjadinya eror dan resiko miss communication antar divisi yang bekerja sama.

4. Evaluasi Budget VS Fungsi yang Didapatkan

Jangan karena perusahaan memiliki dana (budget) terbatas akhirnya memutuskan untuk memilih aplikasi penggajian seadanya. Semakin murah aplikasi tersebut maka semakin banyak proses manual yang harus dilakukan.

Baca juga:  Fitur HR Software Favorit Perusahaan Indonesia

Aplikasi penggajian yang ditarifkan dengan harga agak mahal justru akan menghemat pengeluaran perusahan di masa depan. Akurasi yang lebih baik bisa menghemat pengeluaran upah atau pajak, serta mengatasi kesalahan dan dampak dari kesalahan yang dilakukan oleh SDM.

Perusahaan bisa menghemat upah SDM karena ada banyak pekerjaan yang bisa dilakukan oleh satu orang saja dengan mudah dan cepat, cukup mengandalkan fitur-fitur yang tersedia pada aplikasi penggajian (payroll software).

5. Konsultasi dengan Stakeholder

Sebelum memilih aplikasi penggajian, pemilik bisnis atau manajer harus berkonsultasi terlebih dulu dengan orang-orang yang akan menggunakan aplikasi ini sehari-harinya. Sampaikan hasil penelitian dan daftar kelebihan/kekurangan dua atau tiga aplikasi yang akan dipilih.

Para stakeholder mungkin bisa membantu perusahaan untuk mempersempit pilihan dan bersemangat karena tahu bahwa mereka akan berpartisipasi dalam suatu hal baru.

Sumber:
HRPayrollSystems: How to Choose the Best Small Business Payroll Software

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *