Cara Berkomunikasi yang Baik dengan Bawahan di Kantor

cara berkomunikasi

Anda berharap bisa berkomunikasi secara bebas dengan karyawan dan sebaliknya. Untuk mencapai tujuan ini, Anda mencoba untuk bersikap terbuka dan ramah sehingga bisa didekati oleh karyawan.

Namun ada kalanya karyawan tetap enggan untuk berkomunikasi dengan Anda. Akibatnya, karyawan cenderung menyimpan informasi yang sebenarnya berharga bagi Anda.

Informasi tersebut bisa beragam, mulai dari kondisi kantor yang tidak sesuai dengan harapan karyawan, sampai manajer mana yang berperilaku buruk.

Lalu, bagaimana cara berkomunikasi yang baik secara bebas dengan karyawan Anda di perusahaan?

1. Jangan Pernah Menunjukkan Emosi

Sikap emosi dapat mengintimidasi karyawan dan menyebarkan ketakutan di kalangan karyawan. Akibatnya, karyawan semakin enggan untuk berbicara karena Anda tidak bisa mengendalikan emosi.

Kalau pun Anda menunjukkan emosi secara tidak sengaja, minta maaf kepada mereka yang melihat Anda marah.

2. Hindari Menggunakan Pendekatan Anonim

Anda mungkin berpikir bahwa karyawan akan berpendapat lebih bebas jika diberikan kesempatan untuk menyampaikan pendapatnya secara rahasia.

Dengan cara ini, mungkin Anda akan mendapatkan informasi berharga, namun informasi tersebut belum tentu bisa dipertanggungjawabkan karena diberikan tanpa akuntabilitas pemberi informasi.

Praktek demikian juga semakin memberikan pembenaran bahwa karyawan tidak perlu datang langsung kepada Anda untuk menyampaikan pendapatnya hanya karena mereka melihat ada cara lain, yaitu pendekatan anonim. Cara ini kemudian mereka gunakan untuk menyampaikan pendapat tanpa rasa khawatir.

3. Gunakan Sesi Umpan Balik

Jika karyawan Anda tidak berani berinisiatif untuk berbicara dengan Anda, gunakan kesempatan sesi umpan balik (feedback) untuk menggali komunikasi dengan mereka.

Baca juga:  10 Cara Mudah Meningkatkan Motivasi Kerja Karyawan

Memang komunikasi demikian terkesan memaksa karyawan untuk berkomunikasi dan karyawan belum tentu mau mengutarakan pendapatnya.

Namun jika sesi umpan balik dilakukan secara berkala, karyawan mungkin akan semakin terbiasa dan nyaman untuk mengutarakan pendapatnya.

4. Jangan Berkomunikasi Hanya Karena Anda Perlu Berkomunikasi

Perlu diingat bahwa karyawan juga merupakan manusia yang bisa berteman. Memang ada batasan dalam bentuk formalitas antara bawahan atau atasan, namun bukan berarti Anda tidak bisa menyapa atau bahkan meluangkan waktu untuk bergurau atau mengetahui lebih banyak mengenai karyawan. Dengan demikian, karyawan bisa merasa lebih nyaman dengan Anda.

5. Pastikan Anda Tersedia Secara Fisik

Jika ruangan kerja Anda sulit untuk diakses, misalnya karyawan harus melewati banyak pintu, melapor pada sekretaris, dan sebagainya atau Anda tidak pernah terlihat, maka tentunya karyawan tidak mengenal Anda. Dengan demikian, karyawan belum merasa nyaman untuk bertemu dengan Anda.

6. Pastikan Anda Memiliki Sikap Egalitarian

Seorang atasan atau bahkan pemimpin tertinggi atau pemilik bisnis bukan berarti Anda tidak bisa menunjukkan sikap egalitarian.

Sebagai contoh, sikap egalitarian bisa ditunjukkan misalnya dengan duduk sederajat dengan karyawan Anda, tidak menggunakan bahasa yang terlalu formal namun tetap sopan, meluangkan waktu untuk makan bersama di pantry, atau jangan gunakan meja yang terlampau mewah. Dengan demikian, Anda memperkecil kesan bahwa Anda memiliki sikap dominan.

7. Tindaklanjuti Masukan dari Karyawan

Karyawan yang telah menyampaikan pendapatnya akan menjadi frustrasi apabila masukannya tidak ditindaklanjuti. Dengan demikian, karyawan merasa percuma untuk menyampaikan pendapatnya tersebut.

Baca juga:  5 Tips Memimpin Karyawan Generasi Millennial

Karenanya, jika karyawan telah menyampaikan pendapat, upayakan untuk menindaklanjuti masukannya tersebut dengan mempelajarinya.

Memang Anda perlu atau tidak perlu menindaklanjuti masukan dari karyawan, tergantung apakah Anda merasa masukannya memang harus ditindaklanjuti atau tidak.

Apapun keputusan Anda, jangan dibiarkan mengambang. Segera buat keputusan dan menyampaikannya kepada karyawan terkait.

8. Hormati Masukan dari Karyawan

Lakukan hal ini terlepas dari apakah masukan tersebut bernilai atau tidak. Jika Anda meremehkan pendapat dari karyawan, pada kesempatan yang lain karyawan tersebut cenderung untuk tidak menyampaikan pendapatnya karena merasa malu terhadap idenya.

9. Sediakan Sumber Daya untuk Menindaklanjuti Masukan dari Karyawan

Jika Anda telah mengambil keputusan untuk menindaklanjuti masukan dari karyawan, coba untuk menyediakan sumber daya yang dibutuhkan.

Jika kondisi arus kas tidak berjalan sesuai dengan rencana dan sumber daya yang dibutuhkan tidak tersedia, segera komunikasikan kondisi tersebut kepada karyawan terkait

10. Menjadi Panutan Bagi Bawahan Anda

Jika Anda seorang manajer dan memiliki atasan, karyawan yang menjadi bawahan Anda ingin melihat apakah Anda akan menyampaikan masukan yang mereka berikan kepada atasan Anda.

Jika Anda memang benar-benar meneruskan masukan tersebut kepada atasan, Anda memperkecil kemungkinan bawahan Anda merasa sia-sia dalam menyampaikan pendapatnya.

Selain itu, bawahan Anda mungkin akan terinspirasi oleh Anda dan semakin memberanikan diri untuk menyampaikan pendapatnya ketika Anda mengadvokasikan masukan bawahan Anda.

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *