10 Cara Memberikan Umpan Balik dengan Baik

cara memberikan umpan balik

Feedback atau umpan balik adalah salah satu cara yang paling efektif untuk meningkatkan kinerja karyawan serta perusahaan. Feedback positif akan fokus pada identifikasi dan perilaku karyawan untuk meningkatkan kinerja. Sementara itu, feedback konstruktif (negatif) mengarah pada identifikasi perilaku yang mengurangi kinerja tinggi.

Walaupun memberikan umpan balik merupakan hal yang bagus, namun masih banyak orang yang tidak nyaman melakukan hal ini, khususnya jika diharuskan menyampaikan hal yang negatif.

Dalam survei dan studi penelitian, para pimpinan khawatir bahwa mereka tidak akan disukai atau ketakutan bahwa karyawan akan menciptakan kritikan balik.

Lalu, bagaimana cara memberikan umpan balik negatif dalam kemasan positif kepada karyawan?

1. Kontrol Emosi Anda

Hindari memberikan umpan balik atau kritikan kepada orang lain ketika Anda sedang marah atau kesal. Feedback negatif bisa saja tersampaikan dengan lebih “panas” lagi jika suasana hati Anda pun sedang tidak stabil. Lebih baik jadwalkan hari lain daripada memaksakan diri memberikan feedback saat emosi Anda sedang terganggu.

2. Lakukan Secara Tertutup

Cari tempat seperti ruang rapat atau ruangan Anda sendiri ketika memberikan umpan balik. Jangan pernah lakukan hal ini di depan hadapan karyawan atau tim lainnya.

3. Fokus Pada Perilaku Saat Kerja, Bukan Pribadi Karyawan

Ingat, tujuan utama memberikan umpan balik negatif adalah untuk mengurangi perilaku yang menghambat peningkatan kinerja. Jika karyawan merasa diserang secara individu, maka mereka otomatis akan defensif dan menghilangkan kesempatan untuk melakukan diskusi yang sehat.

4. Harus Spesifik

Menyampaikan feedback negatif yang efektif haruslah spesifik dan tepat sasaran. Sampaikan dengan detail letak kesalahan karyawan atau perilaku yang harus mereka ubah ketika bekerja. Jangan hanya mengatakan bahwa karyawan membuat kesalahan tanpa penjelasan yang lengkap.

5. Tepat Waktu

Jika Anda pernah menerima daftar panjang berisi feedback negatif dalam laporan tahunan, maka Anda berarti sebenarnya sudah tahu faktanya sebelum laporan dibuat. Sebaiknya segera berikan feedback langsung ketika karyawan membuat kesalahan.

6. Tetap Tenang

Terlepas dari semarah apapun Anda, jangan pernah kehilangan kontrol emosi. Seperti yang disebutkan sebelumnya, Anda membutuhkan waktu untuk mengontrol emosi dan menunda agenda pemberian feedback jika diperlukan.

7. Tegaskan Harapan Perusahaan

Cara ini memperkuat langkah ketiga dengan cara memberitahu karyawan bahwa Anda masih mempercayai kemampuan mereka dan yakin perilaku mereka bisa berubah.

8. Biarkan Karyawan Memberikan Respon

Setelah Anda selesai memberikan pendapat dan umpan balik, maka sebaiknya Anda berhenti berbicara. Berikan kesempatan karyawan untuk menanggapi pernyataan Anda dan mengajukan pertanyaan klarifikasi.

9. Definisikan dan Sepakati Rencana yang Dapat Diterima

Sepakati rencana aksi yang sesuai untuk karyawan. Lihat dan definisikan dengan detail apa saja yang harus dilakukan dan tidak boleh mereka lakukan. Sepakati juga jika ada rencana pelatihan, misalnya yang harus Anda lakukan dan sebagainya untuk meningkatkan kinerja.

10. Tetapkan Waktu untuk Follow Up

Buat dan jadwalkan waktu yang jelas untuk meninjau perubahan serta perkembangan karyawan. Langkah ini menetapkan akuntabilitas dan meningkatkan kemungkinan peningkatan kerja mereka.

Setelah Anda menyampaikan feedback dan menyetujui rencana selanjutnya, sebaiknya mulai melupakan kesalahan karyawan yang pernah mereka lakukan. Hal ini akan membuat karyawan merasa dihargai dan tidak melakukan kesalahan lainnya. Pantau kinerja seperti pada karyawan lainnya secara normal.

Sumber:
TheBalance: How To Give Negative Feedback Properly

Baca juga:  Cara Menolak Tawaran Kerja dengan Sopan

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *