9 Cara Membuat Meeting Anda Menjadi Lebih Efektif

cara membuat meeting lebih efektif

Sering kali agenda meeting yang seharusnya berjalan cepat dan menghasilkan sesuatu yang berguna malah tidak berjalan dengan semestinya.  Anda perlu tahu cara membuat meeting yang lebih efektif .

Tidak jarang meeting yang dilakukan memakan lebih banyak waktu daripada yang telah diagendakan.  Ada banyak faktor yang menjadikan agenda meeting menjadi molor, tidak efektif dan bahkan tidak berguna.

Agar hal ini tidak terjadi pada tim dan perusahaan Anda, pelajari cara membuat meeting lebih efektif seperti di bawah ini:

1. Jadwalkan Agenda Meeting Sejak Awal

Buat dan informasikan mengenai jadwal dan agenda meeting apa saja yang akan dibahas. Cara ini akan membuat setiap orang yang terlibat menyiapkan diri dan dokumen-dokumen yang diperlukan.

Dengan demikian tak ada lagi waktu yang terbuang untuk mencari semua kebutuhan meeting ataupun malah bengong karena tidak tahu apa yang ingin diutarakan.

2. Tentukan Pemimpin Rapat

Biasanya akan ada “saling tunjuk” untuk menentukan siapa orang yang akan memimpin meeting dan tentu saja hal ini memakan banyak waktu karena biasanya para karyawan enggan untuk melakukannya.

Anda sebagai atasan (misalnya) harus memilih salah satu orang untuk memimpin meeting dan lakukan ini secara bergantian. Pilih orang yang Anda anggap mampu memimpin sesuai dengan agenda dan seseorang yang dihormati oleh karyawan lainnya.

Baca juga:  12 Makanan untuk Berbuka Puasa di Kantor

3. Larang Penggunaan Gadget Saat Meeting

Email, notifikasi chat dan media sosial hingga panggilan telepon akan mengganggu fokus Anda ketika meeting. Jika memungkinkan, buat larangan penggunaan gadget selama meeting dilakukan agar tidak mengganggu jalannya meeting.

4. Jangan Sertakan Terlalu Banyak Orang

Terlalu banyak orang yang menghadiri meeting justru bisa membuat meeting tidak berjalan dengan efektif. Akan ada banyak pemikiran yang berlebihan sehingga menyita waktu dan belum tentu pemikiran tersebut merupakan solusi terbaik bagi masalah yang ada.

Lebih baik undang dan sertakan saja orang-orang yang berkontribusi paling penting dalam proyek yang akan dibicarakan.

5. Atur Durasi Meeting

Untuk menghindari adanya anggota meeting yang terlalu santai dan jam karet, informasikan durasi meeting yang akan berlangsung termasuk waktu mulai dan selesai.

6. Sampaikan Update Meeting Via Email

Selain membutuhkan banyak waktu, mengadakan meeting lanjutan juga akan melelahkan setiap anggota meeting, termasuk Anda. Untuk itu, jika memang ada update informasi terbaru setelah meeting, lebih baik Anda sebarkan melalui email blast saja.

7. Lakukan Meeting di Luar Kantor

Meeting secara formal di kantor memang hal yang baik dan benar, namun jika meeting Anda tak membutuhkan banyak dokumen atau peralatan tertentu seperti laptop dan proyektor, tak ada salahnya untuk melakukan meeting di luar.

Baca juga:  Kebahagiaan Karyawan, Mengapa Begitu Penting?

Sebagai alternatif, coba lakukan meeting kelompok kecil di cafe dekat kantor dengan suasana yang kondusif untuk menyegarkan pikiran semua anggota meeting.

8. Cara Meeting Lebih Singkat

Meeting yang diagendakan dalam durasi waktu yang singkat akan membuat semua orang lebih fokus karena merasa “diburu waktu”. Hindari percakapan yang tidak penting, melainkan hanya benar-benar membahas persoalan pekerjaan ketika meeting. Pastikan meeting bisa selesai dalam waktu yang singkat.

Studi menunjukkan bahwa meeting seharusnya tidak dilakukan lebih dari satu jam agar tetap efektif.

9. Gunakan 10 Menit Terakhir untuk Review

Sebelum melangkah lebih jauh, pastikan semua orang mengerti apa yang telah dibicarakan dan apa yang harus mereka lakukan selanjutnya dengan merekap hasil diskusi.

Sumber:
Entrepreneur: Tired of Useless Meetings? 9 Ways to Make Them More Effective

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *