Cara Membuat Struktur Organisasi dengan Mudah

Back to Pos

Cara Membuat Struktur Organisasi – Struktur organisasi perusahaan adalah hal penting untuk divisualisasikan dalam sebuah bagan. Mengapa? Alasan utama adalah demi memudahkan orang-orang membaca dan mengingat struktur organisasi perusahaan.

Gambar visual mengenai struktur organisasi akan memperjelas peran setiap pegawai, kepada siapa mereka harus melapor. Bagi atasan sendiri gambar ini akan memberitahu seberapa banyak dan besar tanggung jawabnya dalam perusahaan.

Setelah mengetahui pentingnya struktur organisasi perusahaan, pertanyaan selanjutnya adalah bagaimana membuat struktur organisasi perusahaan? Untuk jenis bisnis/organisasi saya, sebaiknya struktur seperti apa yang perlu saya buat.

Menjawab pertanyaan-pertanyaan tersebut, berikut ini adalah empat cara mudah yang dapat Anda terapkan untuk membuat struktur organisasi perusahaan.

Banner KaryaOne - Solusi HR, Payroll dan Talent management Indonesia

1. Tentukan Bagan yang Akan Digunakan

Pertama, hal yang perlu Anda lakukan adalah menentukan tipe struktur organisasi berdasarkan kebutuhan perusahaan Anda. Ada beberapa contoh desain struktur organisasi yang dapat Anda coba, di antaranya adalah:

  • Bagan Struktur Organisasi Hierarkis

Bagan struktur organisasi ini dimulai dengan dari pimpinan perusahaan yang akan bergerak ke bawah sesuai rantai arahan.

Sebuah garis vertikal yang berada di antara satu posisi dengan posisi yang lain menandakan bahwa posisi yang berada di atas adalah yang mengawasi posisi pegawai yang berada di bawahnya secara langsung.

Tidak hanya secara vertikal, desain hierarkis ini juga menunjukkan hubungan yang sejajar di antara pegawai dengan kedudukan yang sama dalam kerangka perusahaan.

Keduanya masih bisa bekerja sama dan berbagi tanggung jawab. Hubungan ini digambarkan dalam bagan struktur organisasi dengan garis horizontal.

Bagan struktur organisasi ini merupakan yang paling sering digunakan, terutama untuk perusahaan-perusahaan yang menjalankan bisnis kecil dan menengah. Hal ini dikarenakan mudah diterapkan dan sederhana.

  • Bagan Struktur Organisasi Fungsional

Bagan struktur organisasi fungsional sebenarnya tidak jauh berbeda dengan bagan struktur organisasi hierarkis. Namun, tetap memiliki perbedaan pada keduanya.

Dimana bagan ini digunakan untuk perusahaan besar yang membagi pegawainya ke dalam beberapa departemen. Bagan ini menunjukkan nama kepala departemen dan anggotanya yang berkewajiban untuk melapor kepada mereka.

Di bagan ini, akan ditampilkan beberapa informasi terkait dari para pegawai dan kepala departemen dengan menuliskan nama mereka, bekerja di departemen apa, posisi atau jabatannya, kewajiban atau tugas yang mereka kerjakan dalam posisi tersebut, lokasi (hanya jika memiliki lebih dari satu kantor), foto dan kontak seperti nomor telepon, email dan alamat rumah.

  • Bagan Struktur Organisasi Matriks

Sementara, bagan ini adalah contoh bagan yang cocok jika perusahaan Anda adalah perusahaan yang memiliki banyak pengawasan di dalamnya.

Seperti bagan struktur organisasi hierarkis, bagan matriks menggambarkan hubungan pegawai dengan pengawasan secara langsung.

Namun, keduanya juga menunjukkan manajer proyek, tim, atau departemen kepada siapa pegawai harus memberikan laporan.

Tetapi, pada bagan matriks terdapat garis putus-putus yang menggambarkan hubungan yang tidak langsung terhadap antara pegawai dengan manajer atau kepala departemen tersebut.

  • Bagan Struktur Organisasi Lingkaran

Jenis bagan ini semakin banyak digunakan pada akhir-akhir ini, terutama pada perusahaan start up yang bertujuan untuk menghilangkan hierarki yang umumnya ada pada perusahaan tradisional.

Ide di balik bagan ini adalah untuk mengatakan bahwa semua adalah bagian dari tim, termasuk juga para pegawai, mereka berperan penting terhadap perusahaan.

2. Kumpulkan Informasi Pegawai dan Kelompokkan

Setelah menentukan pilihan ingin menggunakan bagan yang mana untuk membuat struktur organisasi perusahaan, Anda perlu mendata semua pegawai yang ada dalam perusahaan termasuk di antaranya adalah informasi-informasi yang telah disebutkan sebelumnya.

Jika Anda memilih bagan hierarkis, maka Anda harus menempatkan mereka sesuai dengan urutan yang tepat. Dimana pemilik atau pemimpin perusahaan harus diletakkan paling awal dan paling atas, yang lainnya mengikuti setelahnya.

Sementara jika Anda akan menggunakan bagan fungsional atau bagan lingkaran, kelompokkan lah pegawai sesuai dengan departemennya masing-masing.

Apabila Anda memilih bagan matriks, maka Anda perlu membuat catatan mengenai semua hubungan pengawasan yang ada di perusahaan.

3. Selesaikan Bagan Struktur Organisasi Perusahaan

Masukkan data pegawai di tiap kotak yang ada pada bagan yang telah Anda pilih. Jika bagan itu adalah bagan hierarkis, maka Anda harus memulainya dengan CEO perusahaan di kotak pertama yang berada di paling atas dan dilanjutkan dengan orang-orang yang mengisi posisi yang mengharuskan mereka untuk memberikan laporan secara langsung kepada CEO.

Hubungkan kotak-kotak tersebut dengan garis vertikal. Lakukan seperti itu sampai dengan Anda telah memasukkan semua pegawai di perusahaan dan memastikannya berada di baris yang tepat sesuai kepada siapa mereka harus bertanggung jawab.

Untuk bagan fungsional dan matriks, tidak jauh berbeda dengan yang Anda lakukan dengan bagan hierarkis.

Hanya saja kotak-kotaknya dibedakan, dimana isi kotak utama adalah mereka yang mengisi posisi kepala departemen dari perusahaan dan sisanya adalah mereka yang menjadi pegawai di dalamnya dan bertanggung jawab kepada kepala tersebut.

Sementara untuk bagan lingkaran, Anda hanya perlu menambahkan nama-nama pegawai dan tugas dari tiap-tiap departemen untuk setiap bagiannya.

4. Mempertimbangkan Software yang Digunakan

Dengan teknologi yang ada, membuat bagan pada komputer menjadi pilihan yang terbaik. Keunggulannya adalah lebih mudah untuk dilakukan dan tidak memakan banyak kertas maupun waktu.

Namun, untuk membuatnya pun Anda perlu mempertimbangkan software apa yang digunakan untuk membuat bagan tersebut.

Tidak perlu repot untuk mengunduh dan memasang program tertentu, Anda sebenarnya bisa membuat bagan-bagan struktur organisasi tersebut dengan menggunakan software yang telah Anda miliki seperti Microsoft Office, mulai dari Word, Excel, Power Point hingga Outlook.

Anda juga bisa menggunakan Google Sheet untuk membuat bagan-bagan tersebut atau menggunakan software HR yang sudah dikembangkan oleh perusahaan teknologi ternama.

Itulah empat cara yang bisa Anda lakukan untuk membuat struktur organisasi perusahaan dengan mudah. Semoga dengan membaca artikel ini Anda merasa terbantu dan dapat membuat struktur organisasi sesuai dengan keinginan Anda.

____________

KaryaOne adalah aplikasi berbasis web untuk mengelola administrasi HRD seperti absensi, cuti, lembur, penggajian hingga menilai kinerja karyawan.

Coba Gratis KaryaOne Sekarang atau Hubungi Kami untuk konsultasi dan melihat fitur KaryaOne apa saja yang dapat membantu bisnis Anda.

Banner KaryaOne - Solusi Manajemen Absensi, Penggajian dan Manajemen Kinerja Indonesia

  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *

Back to Pos