Cara Memimpin Rapat yang Efektif dan Efisien

cara memimpin rapat

Ada banyak faktor yang dapat menjadi penghalang bagi berjalannya rapat yang efektif. Memang bukan hal yang mudah untuk menemukan cara memimpin rapat yang efektif, apalagi bagi mereka yang belum pernah melakukannya.

Cara memimpin rapat yang dilakukan seseorang dapat menunjukkan bagaimana kemampuan mereka sebagai seorang pemimpin secara keseluruhan.

Daripada Anda hanya menjadi seorang fasilitator yang mengikuti checklist mengenai topik yang dibicarakan saat rapat, lebih baik pelajari cara memimpin rapat yang baik dan efektif seperti ini:

1. Umumkan Jadwal Rapat

Umumkan kepada semua peserta rapat bahwa Anda akan mengadakan rapat untuk membahas suatu persoalan, minimal seminggu sebelumnya. Dengan demikian semua peserta dapat melakukan persiapan dengan maksimal.

2. Biasakan Untuk Terorganisir dan Dapat “Bergerak” Cepat

Buat agenda rapat beserta dengan seluruh bahasan yang akan dibicarakan. Mulai dan akhiri rapat tepat waktu sesuai dengan jadwal yang sudah ditentukan.

Rapat yang molor lebih dari satu jam tidak akan berlangsung efektif karena peserta rapat sudah harus mengerjakan tugas dan kepentingan lainnya.

3. Serius

Jika memang ada persoalan penting yang harus didiskusikan maka jangan mencari-cari alasan untuk segera menyudahi rapat. Jangan hanya karena Anda tidak percaya diri atau ingin cepat-cepat pulang Anda malah mempersingkat rapat yang belum selesai.

Baca juga:  6 Cara Membangun Budaya Perusahaan yang Baik

4. Percaya Diri

Ucapkan terima kasih kepada semua peserta rapat yang datang, sampaikan berapa lama rapat akan berlangsung dan apa saja tujuan rapat. Mulai rapat dengan percaya diri saat menyampaikan salam.

5. Produktif

Tidak hanya Anda sebagai pemimpin, pastikan Anda meminta kepada seluruh peserta rapat untuk produktif selama rapat berjalan. Minta pendapat dari peserta rapat yang terlibat baik pro maupun kontra. Hal ini akan mendorong semua peserta menjadi lebih fokus dan rapat berujung pada hasil yang memuaskan.

6. Fokus

Sebagai pemimpin rapat, Anda berhak mendapat perhatian semua peserta. Jika ada orang-orang yang tidak fokus maka Anda berhak menegur dengan mengatakan, “Waktu kita terbatas, mari fokus bersama-sama.”

Kemudian, jika ada dua atau tiga peserta yang memerlukan waktu lebih banyak untuk membahas sesuatu yang belum tentu berhubungan dengan peserta rapat lain, maka sebaiknya dijadwalkan rapat selanjutnya.

7. Adil

Walaupun bersikap produktif adalah hal positif dalam rapat, peserta yang terlalu banyak bicara sehingga tak memberikan kesempatan orang lain untuk bicara bukan merupakan hal yang baik dalam rapat.

Minta kepada orang tersebut untuk secara pribadi menyampaikan pendapatnya langsung kepada Anda setelah rapat selesai. Pasalnya, sikap seperti itu tidak adil bagi peserta lain yang belum berkesempatan menyampaikan pendapat mereka.

Baca juga:  9 Perilaku Atasan yang Membuat Karyawan Resign

8. Inklusif

Cara memimpin rapat yang baik selanjutnya adalah dengan memperhatikan dan melibatkan semua orang dalam percakapan, baik sebelum dan selama rapat berlangsung.

Jika ada peserta rapat yang tidak Anda kenal, maka perkenalkan terlebih dulu diri Anda dan tanyakan peran mereka di perusahaan ketika rapat dimulai.

9. Catat Semua Hal Penting

Tugaskan satu orang menjadi notulen rapat untuk mencatat semua hal penting yang telah dibicarakan selama rapat berlangsung.

10. Buat Kesimpulan

Buat satu kesimpulan besar atau keputusan akhir mengenai langkah selanjutnya yang harus dilakukan. Jangan lupa untuk mengucapkan terima kasih kepada semua orang atas waktu dan kontribusi mereka.

Sumber:
TheGlobeAndMail: Ten Tips to Lead a Meeting Effectively

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *