Cara Mengatur Keuangan Usaha Secara Efektif

Back to Blog
cara mengatur keuangan usaha

Mendirikan usaha sendiri merupakan pilihan bagi banyak orang dalam menjalankan karir mereka. Namun tentu saja mendirikan dan menjalankan usaha sendiri bukan hal yang mudah untuk dilakukan.

Anda dituntut untuk bisa menguasai pengetahuan bisnis dan industri yang Anda pilih, peraturan pemerintah, wawasan mengenai perekrutan, hingga tentu saja keuangan.

Banyak bisnis yang harus gulung tikar karena banyaknya kekurangan dan kesalahan yang dilakukan, terutama dalam mengatur keuangan usaha bisnisnya.

Agar hal tersebut tidak terjadi pada Anda, kami merangkum hal-hal penting yang harus Anda pelajari untuk keuangan bisnis Anda dengan lebih baik.  

banner_karyaone

1. Cara Memisahkan Keuangan Pribadi dan Bisnis

Salah satu kesalahan terbesar dari pengusaha pemula adalah tidak memisahkan keuangan pribadi dengan keuangan bisnis.

Berikut adalah beberapa kendala yang akan Anda hadapi jika Anda menggabungkan keuangan pribadi dengan bisnis.

  • Anda tidak tahu apakah Anda laba, atau sebenarnya hanya gali tutup lubang.
  • Uang untuk pengembangan bisnis Anda dapat digunakan untuk kebutuhan rumah tangga atau diminta anggota keluarga, sehingga bisnis Anda tidak bisa berkembang.
  • Anda mungkin tidak tahu bahwa Anda sebenarnya merugi.
  • Anda akan kesulitan melakukan pinjaman ke bank.
  • Anda tidak dapat menjual bisnis Anda jika suatu saat Anda ingin melakukannya.   

Solusi untuk masalah ini cukup mudah, silahkan membaca lebih lanjut.

A. Pisahkan Rekening

Memisahkan rekening pribadi dengan bisnis akan memberikan perbedaan yang besar pada proses memisahkan keuangan pribadi dan perusahaan. Khususnya untuk urusan pajak yang harus memuat laba dan rugi bisnis Anda

Saat ini Anda dapat membuka beberapa rekening di satu bank yang sama.  Dari segi biaya administrasi, tentu hal ini akan lebih efisien.

Meskipun demikian, jumlah rekening yang dimiliki oleh seseorang di satu bank juga dibatasi. Jika Anda memiliki beberapa bisnis, mungkin Anda dapat mempertimbangkan untuk membuka rekening di bank yang berbeda.

Silahkan hitung kebutuhan Anda, dan konsultasikan hal pembukaan rekening ini pada kantor cabang bank kesayangan Anda.

B. Pisahkan Laporan Keuangan

Pemisahan laporan keuangan membuat Anda dapat mengendalikan aktivitas finansial perusahaan dengan mudah. Arus kas perusahaan yang masuk dan keluar tidak lagi tercampur dengan keuangan pribadi.

Pada dasarnya komponen yang ada dalam laporan keuangan pribadi maupun laporan keuangan perusahaan pun berbeda.  

Tidak semua orang cukup rajin untuk membuat laporan keuangan pribadi, tapi setidaknya jika memiliki bisnis, Anda harus membuat laporan keuangan untuk bisnis Anda.

Di era informasi ini ada banyak template dalam bentuk file .xls atau aplikasi gratis yang dapat Anda gunakan untuk membuat laporan keuangan bisnis maupun pribadi.

Hal utama dalam pembuatan laporan keuangan adalah Anda harus rajin mencatat transaksi keuangan Anda.  Jika Anda menunda satu atau beberapa hari dalam mencatat transaksi keuangan, perusahaan Anda akan menghadapi masalah.

Dengan adanya laporan keuangan, Anda dapat mengetahui posisi atau kondisi perusahaan Anda dari data-data yang tersedia.

Kembali ke atas

2. Istilah Akuntansi Dasar yang Perlu Diketahui

Ketika terjun untuk membangun bisnis, maka semua hal termasuk keuangan harus Anda tangani sendiri.

Saat mengelola keuangan bisnis sendiri, Anda akan sering bertemu dengan beberapa istilah akuntansi. Kami telah merangkum beberapa istilah keuangan yang wajib Anda tahu.

A. Gross Revenue / Omzet / Pendapatan Kotor

Semua uang yang Anda terima dari penjualan barang atau jasa, sebelum dipotong harga pokok barang, modal tempat usaha, pajak, dll

B. Net Profit / Income / Pendapatan Bersih / Laba Bersih

Laba bersih pada dasarnya adalah sisa total penjualan dikurangi dengan pengeluaran.

Ketika angka ini positif, itu berarti pendapatan Anda lebih besar daripada pengeluaran Anda, dan bisnis Anda menguntungkan.

C. Pengeluaran

Pengeluaran adalah semua biaya yang diperlukan untuk kegiatan operasional perusahaan dan penjualan barang dagang.. Pengeluaran ini dibagi menjadi 2 macam, yaitu Expenses (Beban) dan Cost (Biaya).

Dua macam pengeluaran di atas bisa berupa sewa, penggajian, biaya bahan untuk barang yang dijual, pajak, bunga utang, dan utilitas serta biaya operasional lainnya.

D. Cash Flow / Arus Kas

Cash Flow atau Arus Kas adalah arus masuk dan arus keluar kas. Arus masuk yang berasal dari penjualan, hasil pinjaman, investasi, dan penjualan aset. Lalu Arus keluar untuk membayar biaya operasi, pembayaran pinjaman, dan pembelian aset.

Laporan arus kas merupakan ringkasan dari penerimaan dan pengeluaran kas perusahaan selama periode tertentu (biasanya satu tahun buku).

E. Break Even Point

Secara sederhana arti dari Break Even Point adalah titik impas. Pada saat bisnis atau usaha dibangun, biasanya selama beberapa bulan atau bahkan beberapa tahun tidak mendapatkan keuntungan (Pengeluaran lebih besar dari Keuntungan).

Break Even Point adalah titik/saat dimana jumlah pengeluaran sama dengan pendapatan. Dari sinilah biasanya titik balik menuju profitabilitas (Perusahaan mendapatkan keuntungan).

Kembali ke atas

3. Cara Mengawasi Alur Kas

Apa itu arus kas dan mengapa hal ini penting untuk bisnis Anda.   Arus kas adalah pergerakan masuk dan keluar uang Anda. Hal ini sangat penting, karena kegiatan operasional perusahaan selalu membutuhkan uang kas.  

Bisa terjadi laporan laba rugi menyatakan Anda untung, tapi ternyata tidak punya uang kas untuk kegiatan operasional perusahaan.

Memahami laporan arus kas memberikan manfaat sebagai berikut.

  • Anda tahu kemana uang Anda pergi.  Memperluas gudang, membeli perlengkapan kantor, biaya transportasi, semuanya itu tidak ada secara detail di laporan laba rugi.  Namun, Anda dapat mengetahuinya di laporan arus kas.
  • Anda dapat fokus dalam menjaga uang kas.  Menghemat belanja bulanan, menagih konsumen lebih cepat, meminta diskon dari supplier, semua kegiatan itu akan menambah uang kas Anda sehari-hari.
  • KPI (Key Performance Indicator) yang penting.  Selain jumlah laba, laporan arus kas yang positif adalah sebuah indikator bahwa Anda memiliki bisnis yang sehat.
  • Mempermudah pengambilan keputusan.  Pindah ke gedung baru, jumlah bahan baku yang harus dibeli, dan nilai hutang yang diajukan ke bank semuanya itu tergantung jumlah uang kas yang Anda miliki dan dapat Anda gunakan.

Setelah Anda memahami pentingnya arus kas, langkah berikutnya adalah melakukan hal-hal yang mempengaruhi arus kas bisnis Anda yaitu :

A. Mengidentifikasi Resiko Bisnis

Di dalam berbisnis tentu saja banyak resiko dan tantangan yang harus dihadapi. Anda harus bisa memperkirakan kapan 2 hal tersebut datang.

Contohnya seperti “Bagaimana jika pesanan dalam jumlah besar datang tiba-tiba”, “Bagaimana jika klien penting sudah tidak berlangganan kepada kita”, lalu “bagaimana jika pesanan besar tiba-tiba dibatalkan”.

Beberapa contoh analisis di atas bisa menjadi bagian dari proses penganggaran cash flow Anda.

B. Menagih Pelanggan Anda Tepat Waktu

Banyak pengusaha yang menunda menagih pelanggan, biasanya sampai akhir bulan. Ini akan menghambat proses arus kas. Pastikan Anda segera memberikan faktur setelah transaksi penjualan barang atau jasa Anda selesai.

Agar pelanggan bisa membayar secepatnya. Apabila Anda menemukan pelanggan yang sulit untuk membayar dengan cepat, Anda bisa gunakan penawaran potongan penjualan.

C. Membayar Tagihan Tepat Waktu

Terapkan sistem yang baik dalam mengelola arus kas Anda. Tidak hanya cepat dalam menagih, tapi cepat juga dalam membayar tagihan Anda kepada supplier atau pemasok.

Jika Anda menunda dalam membayar tagihan, hal yang paling sering terjadi adalah akan lupa seberapa banyak jumlah tagihan yang harus dibayar.  Atau lebih parah, tagihan Anda menumpuk dan Anda tidak sanggup membayarnya.

D. Kontrol Pengeluaran

Cara terbaik untuk mengatur keuangan usaha adalah dengan mengontrol pengeluaran. Ketika usaha sudah mendapatkan keuntungan, biasanya pengusaha lupa untuk mengontrol pengeluaran mereka.

Jika Anda berencana untuk menambah belanja modal lebih baik cermati terlebih dahulu apakah bisa lebih efektif dan meningkatkan penjualan..

E. Buatlah Laporan Arus Kas

Terakhir adalah jangan lupa untuk membuat laporan arus kas, sehingga Anda tidak kehabisan uang tunai untuk keperluan bisnis.

Laporan arus kas yaitu laporan keuangan perusahaan yang digunakan untuk menampilkan aliran masuk dan keluar kas perusahaan pada suatu jangka waktu tertentu.

Laporan arus kas berfungsi agar bisnis bisa terpantau dan tercatat secara rapi, dengan begitu Anda bisa mengetahui keadaan bisnis secara lengkap lebih mudah.

Kembali ke atas

Baca juga:  15 Cara Mudah Berteman di Tempat Kerja Baru

4. Cara Mengelola Persediaan

Inventory atau Persediaan adalah salah satu aset utama di dalam sebuah bisnis, selain itu inventory juga menjadi investasi yang terikat sampai barang tersebut terjual atau digunakan untuk keperluan produksi.

Pengelolaan persediaan yang salah bisa menimbulkan masalah keuangan yang signifikan terhadap bisnis Anda. Untuk itu kami sertakan juga cara dalam mengelola persediaan berikut:

A. Mengatur Tempat Penyimpanan

Tempat penyimpanan yang bagus diawali dari mengatur barang supaya menjadi lebih rapi. Saat barang persediaan Anda lebih teratur, pengambilan barang akan lebih mudah dan kemungkinan rusaknya barang akan berkurang. Selain itu Anda juga tidak akan kesulitan untuk mencari barang.

Jika Anda mempunyai banyak tipe barang, pisahkan berdasarkan kategori. Letakkan barang anda dalam rak dan beri label setiap rak  dengan nama kategori yang ada. Sediakan juga rak khusus untuk barang yang sering terjual dan pindahkan ke tempat yang mudah.

B. Membuat Daftar dan Jumlah Persediaan

Daftar dan jumlah persediaan barang adalah informasi penting yang harus Anda ketahui setiap saat. Sebab dengan data tersebut, Anda dapat menganalisa barang mana yang jarang terjual dan mana yang telah mulai menumpuk karena tidak terjual dalam waktu lama. Dengan begitu Anda bisa melakukan hal yang tepat.

Misalnya saat Anda mulai kekurangan stok, seketika tahu kapan barang ini harus diproduksi atau ditambah. Apalagi jika vendor Anda memerlukan waktu untuk memproses pengorderan, maka Anda akan memiliki waktu untuk mengorder barang tersebut.

C. Melakukan Pengecekan Barang (Stok Opname) Secara Berkala

Dalam tempat penyimpanan seringkali terjadi hal yang tidak kita inginkan seperti barang hilang, rusak, atau dipindahkan tanpa sepengetahuan Anda. Akhirnya jumlah stok yang Anda punya berbeda dengan jumlah stok yang ada di gudang.

Lakukanlah pengecekan barang secara terjadwal. Lihat apakah barang yang ada di gudang masih sama dengan data yang Anda pegang. Ini bertujuan supaya Anda bisa tahu saat stok barang Anda hilang atau rusak.

D. Memberikan Kode untuk Setiap Barang

Berikanlah kode untuk tiap barang yang ada, terutama jika Anda memasarkan barang dengan berbagai variasi yang banyak seperti warna, motif atau model.

Kode pada tiap barang menolong Anda untuk tahu variasi barang yang lebih spesifik saat ada penjualan. Contohnya untuk membedakan warna dengan kode Hijau = HJ, Putih = PT, Merah = MR, dst.

E. Menggunakan Aplikasi Pengelolaan Stok Barang

Mengelola stok barang dalam jumlah yang banyak tentu sangat merepotkan jika Anda hanya memakai pulpen dan kertas. Sebab cara yang seperti itu rawan akan kekeliruan. Misalnya seperti kertas laporan yang tercecer, tercampur dengan dokumen lain, dll.

Pakailah aplikasi yang dapat membantu anda mengatur stok anda dalam gudang. Dengan begitu pencatatan seperti keluar-masuk barang, pemindahan barang dan pengecekan barang dapat dikerjakan dengan mudah.

Selain itu dokumen dari tiap aktivitas dalam gudang akan tercatat dalam sistem sehingga membuat pekerjaan menjadi lebih menghemat waktu, energi dan biaya.

Kembali ke atas

Baca juga:  Gunakan 4 Ektensi Google Chrome ini Untuk Merekrut Orang dengan Lebih Mudah

5. Cara Mengelola Penggajian Karyawan

Setiap perusahaan menerapkan cara penggajian yang berbeda. Mengaji karyawan adalah suatu keharusan bagi setiap pengusaha yang mempunyai perusahaan.

Sebab gaji karyawan adalah hak karyawan yang diberikan oleh para pengusaha kepada karyawan mereka. Bagi pengusaha baru, mengelola gaji karyawan terkadang membingungkan karena memang tidak mudah.

Cara penggajian karyawan tidak sesederhana mentransfer uang ke rekening masing-masing karyawan. Hal yang sering menjadi masalah adalah akurasi jumlah gaji yang seharusnya diterima karyawan.  

Tidak hanya itu Anda juga perlu menghitung tunjangan karyawan, bonus (jika ada), THR, potongan karena tidak masuk kerja, klaim pengobatan, BPJS hingga pajak karyawan.

Anda dapat men-download template laporan penggajian dalam file .xls gratis dari internet, meng-install software payroll berbayar di komputer Anda atau menggunakan aplikasi Payroll berbasis web.

Jika Anda menggunakan aplikasi berbasis web, Anda dapat mengakses aplikasi tsb. dari mana saja (selama ada jaringan internet)  tanpa harus melakukan install di komputer Anda.

aplikasi gaji online

Berikut adalah manfaat lebih jika Anda menggunakan aplikasi untuk penggajian karyawan;

A. Mengelola Database Karyawan

Hal pertama yang bisa dilakukan oleh aplikasi payroll yaitu mengelola database karyawan. Pengelolaan database ini nantinya akan berfungsi untuk mengatur sistem penggajian karyawan menjelang waktu pembayaran gaji.

Database karyawan berisi kebijakan-kebijakan atau SOP tentang sistem gaji, seperti standar waktu kerja setiap karyawan, jatah cuti, lembur, kebijakan pemberian tunjangan, dan lain-lain.

B. Membuat Rekap Data Karyawan

Setelah membuat database karyawan berdasarkan kebijakan perusahaan, pihak HRD bisa memanfaatkan software payroll untuk membuat rekap data karyawan. Rekap data karyawan meliputi data pribadi setiap karyawan yang bekerja di perusahaan, seperti data libur, cuti, lembur, dan lain-lain.

C. Laporan Data Gaji

Software payroll secara otomatis dapat membuat data gaji karyawan secara terperinci, meliputi gaji pokok karyawan, bonus, uang lembur, dan lain sebagainya.

Selain membuat laporan data gaji karyawan, aplikasi payroll juga berfungsi untuk memudahkan dalam pencetakan slip gaji karyawan sebagai bukti pembayaran gaji.

Aplikasi penggajian tertentu memiliki fitur yang memungkinkan karyawan ybs. untuk mencetak sendiri slip gaji mereka. Dengan demikian, staff payroll tidak perlu repot-repot melayani permintaan cetak slip gaji dari karyawan.

Kembali ke atas

6. Laporan Keuangan Dasar yang Wajib Anda Pahami

Setelah Anda memahami berbagai informasi mengenai cara mengatur keuangan usaha, termasuk istilah-istilah dasarnya. Sekarang Anda bisa mempelajari tentang laporan keuangan dasar yang wajib Anda pahami.

A. Laporan Neraca

Jika Anda belum pernah mendengar tentang laporan neraca, mungkin Anda menyebutnya dengan balance sheet. Keduanya sama saja, yakni laporan yang menampilkan keadaan, informasi, atau posisi keuangan bisnis pada tanggal tertentu.

Melalui laporan neraca, Anda bisa melihat aktiva (harta perusahaan), kewajiban (hutang), dan modal yang dimiliki suatu perusahaan. Selain itu laporan neraca digunakan juga untuk menghitung kekayaan bersih bisnis Anda.

B. Laporan Penghasilan

Laporan penghasilan sering disebut juga dengan “laporan laba rugi”. Laporan ini berisi data pendapatan dan pengeluaran bisnis Anda selama satu tahun.

Mengetahui laba rugi bisnis Anda secara akurat sangat penting agar tahu profitabilitas dari waktu ke waktu dan memperkiraan titik impas.

C. Laporan Arus Kas

Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya laporan arus kas yaitu laporan keuangan perusahaan yang digunakan untuk menampilkan aliran masuk dan keluar kas perusahaan pada suatu jangka waktu tertentu, biasanya sebulan atau satu kuartal.

Arus masuk datang dari penjualan barang atau jasa dari bisnis Anda, sementara arus keluar berasal dari hal-hal seperti pembelian inventaris, pembayaran gaji, membayar biaya pemasaran dan lain-lain.

D. Buat Laporan Anggaran

Laporan anggaran yang lengkap dan rapi adalah salah satu hal terpenting bagi perencanaan finansial usaha Anda karena memungkinkan Anda menetapkan tujuan usaha secara realistik. Buat juga perencanaan anggaran untuk tahun kerja selanjutnya, termasuk estimasi profit yang bisa didapatkan.

Kembali ke atas

7. Kapan Menggunakan Konsultan?

Banyak pengusaha yang menolak untuk meminta bantuan konsultan keuangan karena dianggap membuat-buang uang. Perlu diingat, walaupun Anda yakin dan percaya diri, namun belum tentu Anda memahami semua aspek yang dibutuhkan dalam mengatur keuangan usaha Anda sendiri.

Selain itu, Anda juga tidak bisa mengerjakan semua pekerjaan keuangan seorang diri. Tidak ada salahnya Anda meminta bantuan dari konsultan keuangan demi berjalannya usaha.

Cari tahu apa saja yang harus perusahaan lakukan, apa yang perusahaan hadapi dan sebagainya. Bayangkan jika Anda melakukan kesalahan misalnya dalam mengurus pajak. Maka usaha Anda bisa menerima konsekuensi yang serius.

Ketika nilai bisnis Anda semakin besar, ketika Anda sudah tidak merasa sanggup menangani keuangan bisnis Anda sendirian, saat Anda tidak tahu bagaimana harus menghadapi kendala keuangan bisnis Anda, pertimbangkan untuk meminta bantuan konsultan.

Kembali ke atas

Sumber:
HomeBusinessMag: 6 Ways to Effectively Manage Your Small Business Finance

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *

Back to Blog