4 Cara Mudah Rekam Absensi Karyawan

Back to Pos

Mulai dari perusahaan kecil, startup, hingga perusahaan besar sekalipun, manajemen waktu kerja menjadi hal yang amat krusial. Merekam jam kerja dan absensi karyawan pun menjadi hal utama yang harus selalu diperhatikan.

Tetapi, sering kali perekaman absensi karyawan dianggap sebagai hal sepele. Padahal penyalahgunaan waktu sekecil apapun dapat menjadi masalah pelaporan pajak, payroll, hingga berujung pada permasalahan hukum.

Oleh karena itu, dibuat berbagai cara absensi karyawan mulai dari yang paling konvensional dengan cara menulis absen di kertas, menggunakan mesin absensi yang men-scan kartu, absensi dengan sidik jari, hingga absensi dengan perangkat lunak dan aplikasi mobile. Berikut ini ulasan beberapa cara yang mudah untuk merekam absensi karyawan. Mari disimak!

Cara Kovensional

Cara absensi karyawan menggunakan alat tulis dan kertas bisa dibilang paling konvensional di antara cara absensi masa kini. Cara ini memang cukup jadul, namun sangat sederhana, murah, dan mudah dilakukan.

Umumnya digunakan dalam perusahaan kecil dengan jumlah personil yang sedikit. Namun, seiring dengan perkembangan perusahaan dan bertambahnya jumlah karyawan, cara absensi konvensional akan menampakkan kekurangannya.

Kekurangan-kekurangan absensi konvensional ini mulai dari tulisan atau tanda tangan karyawan yang sulit dibaca, ada potensi kecurangan seperti “titip absen”, sulit memverifikasi absensi, hingga pelaporan absensi yang manual sehingga memakan banyak waktu.

Absensi dengan Mesin Absensi

Mesin absensi diciptakan untuk mengurangi kesalahan dalam time reporting serta cukup popular dalam industri konstruksi dan perakitan (manufacturing), yang mana tidak semua karyawan memiliki akses komputer.

Ada banyak beragam jenis mesin absensi, seperti mesin absensi dengan PIN, mesin absensi dengan time sheet, mesin absensi dengan scan kartu identitas, dan sebagainya.

Cara absensi dengan mesin absensi umumnya digunakan dalam perusahaan besar hingga menengah dengan jumlah personil yang tergolong banyak. Namun, jika perusahaan tersebut memiliki lebih dari satu lokasi kerja (kantor) atau lokasi kerja yang luas, akan membuat cara absensi dengan mesin absensi kurang efektif.

Kekurangan cara absensi dengan mesin absensi ini mulai dari masih ada potensi “titip absen” -dengan cara menitipkan kartu identitas, time sheet, atau memberitahu PIN kepada karyawan lain.

Belum lagi Anda harus meletakkannya di posisi strategis. Bahkan jika kantor sangat luas atau Anda punya banyak lokasi kerja, mau tak mau Anda harus meletakkan mesin absensi di berbagai tempat. Alhasil, biaya perawatan pun membengkak.

Absensi Biometric

Cara absensi biometric sebenarnya adalah jenis pembaruan mesin absensi yang memberikan lebih banyak lapisan keamanan. Mesin absensi biometric umumnya memanfaatkan “kekhasan” manusia, seperti sidik jari, retina mata, hingga suara.

Layaknya sidik jari, retina mata seseorang sangatlah khas untuk membedakan dirinya dengan orang lain, begitu pula dengan suara. Umumnya, mesin absensi biometric digunakan oleh perusahaan menengah ke atas yang membutuhkan keamanan lebih di lokasi kerja, seperti bank atau laboratorium.

Tidak jarang pula mesin absensi biometric menggabungkan fitur khasnya dengan mesin absensi non-biometric, seperti memindai sidik jari ditambah dengan memasukkan PIN. Kekurangan cara ini tidak jauh berbeda dengan mesin absensi umum yang non-biometric, namun juga sedikit berpotensi menyebarkan kuman melalui sidik jari.

Absensi dengan Software dan Aplikasi Mobile

Kemudian, cara absensi dengan software dan aplikasi mobile kini menjadi pilihan terpopuler berbagai perusahaan dari berbagai skala, dengan sedikit atau banyak karyawan, satu atau banyak lokasi kerja.

KaryaOne adalah salah satunya. Absensi dengan software dan aplikasi mobile memudahkan manajemen HR dalam merekam absensi karyawan secara real time karena terintegrasi dengan layanan cloud-based.

Fiturnya tak hanya itu, ada pula fitur payroll, perangkat self-service seperti pengajuan cuti, lembur, dan masih banyak lagi. Semua personil di perusahaan hanya perlu terkoneksi dengan internet melalui perangkat mereka. Sangat mudah dan praktis!

Itulah ulasan beberapa cara mudah untuk merekam absensi karyawan berikut dengan kelebihan dan kekurangan masing-masing. Mengingat era digital yang begitu pesat perkembangan teknologinya, absensi menggunakan software dan aplikasi mobile dapat menjadi pilihan tepat. Kini karyawan Anda tak lagi punya alasan untuk tidak absen karena semua bisa dilakukan melalui smartphone masing-masing!

Sumber:
Nettimesolutions: 3 Ways for Small Businesses to Track Employee Hours

banner_karyaone

  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *

Back to Pos