Departemen Sumber Daya Manusia (Human Resources Department) menangani berbagai tugas dari perhitungan gaji, jadwal penerimaan karyawan baru, hingga absensi kehadiran.
Untuk melakukan semua pekerjaan tersebut harus mempunyai sistem agar semua data yang terkait dengan karyawan tersusun dengan detail dan rapi. Dengan demikian pekerjaan tim HRD tidak terhambat karena sulit mencari data karyawan. Selain itu sistem informasi HR yang baik akan mengurangi risiko data karyawan hilang.
Dengan berkembangnya teknologi saat ini, Anda memiliki pilihan untuk mengelola data karyawan, yaitu :
Dengan menggunakan software HR, pekerjaan mengelola data karyawan menjadi lebih mudah, cepat dan akurat, karena semuanya disimpan di dalam sistem secara online. Software HR ini sudah banyak digunakan oleh perusahaan besar bahkan tidak sedikit perusahaan startup yang sudah menerapkannya juga pada sistem HR mereka. Hal ini dikarenakan ada beberapa jasa penyedia software HR yang cukup terjangkau.
2. Menggunakan file excel
Mengelola data karyawan dengan menggunakan format excell adalah cara yang tidak perlu memerlukan biaya, karena di internet cukup banyak template laporan HR yang bisa didownload secara gratis. Tetapi HRD diharuskan bekerja keras untuk mengelola itu semua.
Jika Anda memilih menggunakan file excel, di bawah ini kami memberikan contoh format laporan HRD yang paling sering diperlukan.
1. Template Penggajian
Dengan banyaknya karyawan yang Anda miliki, maka proses penggajian juga akan semakin rumit dan memerlukan banyak waktu untuk mengerjakannya. Dengan template penggajian ini Anda bisa mendata detail karyawan, gaji, lembur, dll. Anda juga bisa menyimpan data ini selama yang Anda inginkan.
2. Template Data Pelamar Kerja
Template ini untuk mempermudah menyimpan, melacak, dan meneliti data pelamar secara efisien. Sangat berguna untuk asisten HRD, kepala HRD, dan entitas bisnis lainnya.
3. Template Absensi
Template Ini merupakan hal yang paling sering dicari, template yang kami bagikan cukup lengkap untuk pendataan absensi karyawan.
4. Template Lembur
Tidak sedikit perusahaan yang menerapkan sistem lembur untuk karyawannya. Departemen Payroll harus menghitung waktu lembur dikali dengan upah lembur. Banyaknya karyawan tentu sangat menyita waktu. Di dalam template ini ada beberapa formula untuk menghitung upah lembur secara efisien.
5. Template Reimburse Dinas Luar Kota
Reimbursement adalah mekanisme untuk penggantian dana karyawan oleh perusahaan. Jika karyawan pergi keluar kota untuk melakukan perjalanan dinas, tentu ada biaya yang dikeluarkan. Untuk sistem reimbursement sendiri, ada yang menggunakan aplikasi tapi ada juga yg menggunakan file excel seperti ini. Template untuk reimburse dinas luar kota ini meliputi biaya akomodasi, perjalanan, dan makan.
6. Template Evaluasi Karyawan
Setiap Perusahaan tentu ingin memastikan karyawannya memiliki kemampuan yang baik, sehingga perusahaan selalu memerlukan sebuah evaluasi. Penilaian kinerja ini sangat penting karena selain membantu perusahaan menentukan strategi tapi karyawan juga dapat memahami apakah yang mereka lakukan sudah benar dan bisa lebih ditingkatkan.
Karyawan akan lebih merasa diperlakukan secara adil jika mereka menerima hadiah atau saat mendapat hukuman. Kepuasan karyawan yang meningkat akan mendorong penurunan tingkat turnover.
Evaluasi bisa dilakukan satu sampai dua kali dalam satu tahun untuk bisa melihat sejauh apa hasil kerja dari seorang karyawan. Template evaluasi karyawan ini meliputi hasil kinerja, target, dan hal apa saja yang harus dikembangkan.
7. Template Perpindahan
Terkadang di dalam suatu organisasi, penting untuk memindahkan anggota tim ke posisi yang berbeda. Template ini dapat membantu HRD menyimpan data dari karyawan sebelumnya, seperti jenis pekerjaan karyawan.
8. Template Jadwal Kerja Mingguan
Apapun bisnis Anda, memiliki jadwal kerja mingguan akan membantu menjaga karyawan untuk selalu ingat tugas mingguan dan kapan batas waktu untuk menyelesaikan tugasnya. Gunakan template ini agar pekerjaan karyawan Anda dapat selesai tepat waktu, dan atasan dapat mengontrol kehadiran karyawan apakah sesuai jadwal atau tidak.
9. Template Jadwal Kerja Bulanan
Pekerjaan Anda akan lebih terorganisir jika Anda mempunyai jadwal bulanan dari tanggal-tanggal penting seperti hari libur, tutup kantor, pemotongan gaji. Dengan template yang sederhana ini Anda bisa mengatur pekerjaan untuk setiap bulan dan memasukan hal-hal yang penting di setiap bulan.
10. Template Jadwal Pelatihan
Pelatihan untuk karyawan baru adalah salah satu upaya agar mereka mempunyai skill yang mumpuni. Pelatihan dapat berjalan sesuai dengan jadwal jika HRD merencanakan rincian pelatihan terlebih dahulu.
Anda bisa membuat daftar kegiatan, apa saja yang perlu dikerjakan, oleh siapa pelatihan itu dilakukan, status aktivitas, dan rincian lainnya dengan template ini.
Download Contoh Format Laporan HRD
Untuk mendownload semua template di atas cukup download pada link di bawah ini.
Apabila Anda masih kesulitan menggunakan semua template di atas, dan ingin sesuatu yang lebih praktis untuk laporan sistem HR di perusahaan Anda. Gunakan aplikasi HR KaryaOne. Anda akan dapat bekerja lebih cepat dan lebih santai tapi tetap akurat. Klik Fitur untuk informasi lebih lanjut tentang Aplikasi KaryaOne.
__________
KaryaONE adalah Software HR dan Payroll System Indonesia yang membantu menyederhanakan proses administrasi SDM, sehingga Anda bisa lebih fokus pada bisnis Anda. Solusi yang kami berikan meliputi pengelolaan absensi, cuti, izin, lembur, penggajian, dan talent management. KaryaONE terjangkau bagi semua kalangan pelaku bisnis, mulai dari UKM, UMKM hingga korporasi. Gunakan KaryaONE sekarang juga, coba gratis 30 Hari atau undang demo.
Comment (1)
Laporan yang sangat membantu dalam bekerja khususnya hrd dan personalia