Cara Membuat dan Contoh Notulen Rapat untuk Perusahaaan, Sekolah dll

CONTOH NOTULEN RAPAT – Notulen rapat adalah hal yang perlu dibuat saat rapat, baik dengan internal perusahaan, ataupun dengan klien.

Kadang orang sering menganggap hal ini tidak penting, padahal..

Notulen rapat sangat berguna untuk mengetahui hasil suatu rapat dan sebagai dokumentasi kegiatan rapat, serta dapat mereview dan meningkatkan usaha dengan ide-ide yang sudah didiskusikan.

Namun jika ditulis dengan asal-asalan, selain menyulitkan peserta meeting, Anda sebagai penulis notulen rapat juga akan dianggap tidak kompeten.

Untuk menghindari hal itu, simak selengkapnya apa yang perlu Anda tahu tentang notulen rapat di bawah ini.

Apa itu notulen rapat?

Minutes of meeting ataupun notulen rapat merupakan catatan yang berisi jalannya suatu rapat, termasuk keputusan akhir serta tindakan apa yang wajib diambil setelahnya.

Umumnya notulen rapat akan ditulis oleh sekretaris ataupun asisten, tetapi tidak menutup kemungkinan bisa dilakukan oleh siapa saja yang ditunjuk oleh pemimpin rapat.

Agar Anda tidak terlihat tidak kompeten, pastikan Anda tahu apa saja yang perlu ada dalam notulen rapat.

Berikut ini adalah struktur notulen rapat yaitu

1. Tanggal, waktu dan lokasi rapat berlangsung
2. Nama peserta rapat baik yang hadir ataupun tidak hadir
3. Agenda rapat
4. Keputusan atau hasil rapat
5. Action plan atau tindak lanjut yang harus dilakukan peserta
6. Tenggat waktu atas penyelesaian action plan
7. Peristiwa atau diskusi lain yang layak didokumentasikan untuk tinjauan di masa mendatang
8. Follow up meeting yang akan datang

Baca juga: Cara Memimpin Rapat yang Efektif dan Efisien

Bagaimana Cara Membuat Notulen Rapat yang Baik?

Setelah mengetahui struktur yang benar, berikut cara membuat notulen rapat :

1. Ini persiapan yang perlu Anda lakukan

Anda akan ketinggalan topik meeting jika tidak mengetahui agenda rapat yang akan dibahas.

Melakukan sedikit penelitian mengenai topik yang akan dibahas sebelum meeting juga sangat membantu dalam memahami hasil meeting nantinya.

Siapkan catatan, alat tulis atau laptop yang akan Anda gunakan selama membuat notulen rapat. Tapi demi kecepatan, Anda perlu tahu apakah Anda lebih cepat menulis dengan tangan atau mengetik dengan laptop

Jika perlu, siapkan juga alat perekam suara. Hasil rekaman rapat dapat digunakan sebagai rujukan atau klarifikasi terhadap detail informasi yang mungkin Anda lewatkan sebelumnya.

2. Alasan penting Anda perlu mencatat siapa saja yang hadir

Jangan lupa untuk mencatat setiap peserta yang datang, maupun peserta yang sudah diundang namun berhalangan hadir.

Informasi ini nanti dapat digunakan sebagai bahan argumen jika ada pihak yang tidak setuju dengan hasil meeting.

Misalnya Sr. Mgr. departemen teknologi informasi sudah menghadiri meeting, tapi ternyata Manager departemen IT di bawahnya malah tidak setuju dengan hasil meeting.

Anda sebagai pencatat notulen dapat menginformasikan bahwa hasil meeting tersebut telah disetujui oleh atasan ybs.

3. Cara menentukan poin penting mana yang perlu ditulis dalam rapat

Meskipun tugas Anda membuat catatan terhadap jalannya rapat, bukan berarti Anda harus mencatat seluruh percakapan rapat yang ada secara detail.

Fokuslah pada percakapan yang berlangsung sepanjang rapat berjalan, kemudian tuliskan ide-ide utama, dan poin-poin penting yang mencakup:

• Apa yang dibahas
• Apa yang diputuskan
• Apa yang dicapai
• Apa langkah/tindakan selanjutnya
• Bila terjadi diskusi atau debat, tuliskan perspektif peserta secara ringkas, lalu tulis hasil keputusan yang dibuat.
• Tidak hanya mencatat apa yang diputuskan Anda juga terkadang perlu mencatat siapa dan bagaimana keputusan tersebut diambil.

Apa hasil yang ditentukan oleh pengambil keputusan tertinggi yang hadir dalam rapat. Contohnya seperti penetapan anggaran atau penolakan oleh pemimpin rapat.

Baca juga: Ingin Jadi Pemimpin yang Baik, Lakukan 7 Hal Ini

4. Bedakan antara fakta dan opini

Untuk dapat menuliskan informasi yang sesuai ada baiknya Anda tahu mana pernyataan yang merupakan fakta dan opini.

Tujuan dari adanya notulen ini berpegang pada fakta bukan opini dan Anda bisa menggunakan alat perekam yang ada sebagai informasi tambahan. Dengan hanya menuliskan poin-poin, hasil notulen rapat akan lebih jelas.

5. Buat langkah-langkah selanjutnya secara rinci

Pastikan untuk mencatat secara rinci tindakan apa yang harus diambil setelah rapat selesai. Hal ini termasuk:

Siapa saja yang bertanggung jawab untuk setiap tindakan tersebut

Sumber daya apa yang dibutuhkan

Kapan aksi tersebut dimulai dan berakhir

Kapan peserta rapat harus melakukan peninjauan terhadap perkembangan dari tindakan tersebut.

Baca juga: Apa itu Problem Solving? Pengertian, Proses dan Contohnya

6. Lakukan pengecekan terakhir kali

Saat rapat telah berakhir, cobalah untuk mereview poin penting yang telah Anda buat dalam notulen tersebut bersama peserta rapat. Buatlah penyesuaian atau klarifikasi bila memang dibutuhkan.

Pastikan bahwa semua putusan, kegiatan atau mosi telah dicatat dengan jelas.

7. Kirimkan segera

Setelah melakukan pengecekan, pastikan notulen rapat telah ditulis secara jelas dan tepat, lalu kirimkanlah hasil minutes of meeting itu kepada semua peserta rapat yang hadir maupun yang berhalangan hadir.

Perlu diingat, bahwa notulen rapat sebaiknya Anda buat dan dibagikan secepat mungkin setidaknya satu jam setelah rapat berakhir atau di akhir hari tersebut.

Pasalnya, dengan segera membuat dan membagikan notulen, Anda masih memiliki ingatan yang segar terhadap hasil rapat. Anda juga dapat memperbaiki dengan cepat jika ternyata ada peserta rapat yang meralat notulen yang Anda buat.

Jangan lupa untuk melampirkan dokumen atau materi yang mendukung hasil rapat tersebut bila ada.

Apa Saja Hal yang Perlu Anda Hindari Saat Menulis Notulen Rapat?

Ini yang perlu Anda hindari saat menulis notulen rapat.

• Memasukan setiap ucapan atau detail kecil yang tidak perlu dalam meeting
• Mencatat emosi, pendapat pribadi dan menghakimi pendapat dalam rapat
• Menunda-nunda menyelesaikan dan mengirimkan notulen rapat
• Menuliskan pendapat sebagai fakta
• Mencatat candaan dalam diskusi
• Mencatat istilah sulit yang tidak dimengerti
• Menulis dengan singkatan-singkatan yang hanya diketahui oleh diri sendiri.
• Mengabaikan bahwa topik yang sama pernah didiskusikan sebelumnya
• Memasukan informasi penting yang seharusnya tidak boleh dibagikan di luar rapat

Bagaimana contoh notulen rapat untuk perusahaan, sekolah, kantor pemerintah?

Untuk memudahkan Anda dalam memahami cara membuat notulen rapat dengan baik, di bawah ini kami sediakan beberapa contoh notulen rapat berdasarkan instansi atau organisasi yang membuatnya.

Contoh notulen rapat untuk perusahaan

Untuk mencatat hasil dari setiap rapat di perusahaan, dokumen notulen rapat sangat diperlukan.

Berikut contoh notulen rapat untuk perusahaan yang dapat Anda jadikan referensi.

NOTULEN RAPAT 

Hari/ Tanggal : Senin, 20 Juni 2020

Waktu : 09.00-12.00 WIB

Tempat : Ruang Meeting Lt. 2 Adiputra Group

Pemimpin Rapat : Deni Iskandar

Jumlah Peserta : 6 orang

Dept. Peserta Rapat : Marketing, Operation, Merchandising

Peserta yang hadir: Bpk. Deni (Marketing), Bpk. Thomas (Marketing). Bpk. Gerald (Operation), Ibu Joy (Operation), Ibu Purnama (Merchandising),  Bpk. Koko (Merchandising)

Materi Rapat : Pembahasan mengenai soft launching produk baru

Lanjutan dari rapat sebelumnya: Tidak

Masalah yang Perlu Didiskusikan:

• Lokasi promosi soft launching produk baru
• Kode barang produk baru
• Harga promosi produk baru
• Jadwal soft launching produk baru
• Jumlah produk yang akan disediakan saat soft launching

Hasil Keputusan Rapat :

• Produk baru akan dijual di beberapa toko yang dipilih oleh Dept. Operation. Daftar toko akan disediakan oleh Bpk. Gerald paling lambat tanggal 1 Mei 2021.
• Kode barang produk baru akan disediakan oleh Bpk. Gerald paling lambat tanggal 1 Mei 2020.
• Lokasi penyimpanan produk baru akan ditentukan oleh Dept. Operation 13 Juni 2021.
• Harga promosi produk baru 10% dari harga normal di toko.
• Jadwal soft launching produk baru adalah 20 Juni 2021.
• Jumlah produk baru yang akan dijual di toko akan dihitung oleh Dept. Operation setelah menerima contoh produk dari Dept. Merchandising.

Kegiatan selanjutnya:

• Ibu Purnama akan mengirimkan contoh produk baru ke Dept. Operation dan Dept. Marketing
• Bpk. Gerald memilih toko yang akan menjual produk baru, menentukan kode barang produk baru, menentukan lokasi penyimpanan produk baru, menghitung jumlah produk baru yang bisa ditampung di toko
• Bpk. Deni akan menyiapkan alat promosi berdasarkan contoh produk baru dari Dept. Merchandising, membuat kode promosi untuk produk baru 

Penulis Notulen Rapat: ……………….. Ttd:

Pemimpin Rapat : Deni Iskandar Ttd:

Download contoh notulen rapat versi word di sini.

Contoh notulen untuk rapat Sekolah

Inilah contoh notulen untuk rapat sekolah yang membahas tentang penetapan tanggal ujian tengah semester.

Download contoh notulen rapat sekolah versi word di sini.

Contoh untuk kantor pemerintah

Karena di kantor pemerintahan sangat sering melakukan kegiatan rapat, maka dari itu berikut ini referensi contoh dari notulen kantor pemerintah.

PEMERINTAH KOTA JAKARTA UTARA

KECAMATAN CILINCING

JALAN SUNGAI LANDAK NO. 7, CILINCING, JAKARTA UTARA 12000

Telp. (021) 50001001

NOTULEN RAPAT

Kepada Yth : Camat Cilincing

Dari : Wakil Camat

Hal : –

Hari/ Tanggal : Senin, 01 Desember 2020

Waktu : 09.00 – 11.00 WIB

Tempat : Ruang Rapat Lt 1 Kantor Kecamatan

Acara : Kebersihan Lingkungan Antar Kecamatan

Undangan : –

• Dinas Kebersihan Jakarta Utara
• Kecamatan Cilincing
• Para Lurah Jakarta Utara
• Pimpinan Rapat : Dinas Kebersihan Kota Jakarta Utara

Kesimpulan Rapat :

Dengan ini disimpulkan bahwa hasil rapat yang telah dilakukan berdasarkan undangan dari Pemerintah Kecamatan Cilincing sebagai berikut :

1. Acara dibuka oleh Sekda DKI Jakarta dan dilanjutkan dengan sambutan.
2. Penyampaian materi tata cara kebersihan lingkungan.
3. Koordinasi evaluasi tentang kotoran atau limbah yang masih berserakan di jalan dan sekitarnya.
4. Strategi yang akan dilakukan oleh dinas kebersihan lingkungan Kota Jakarta Utara untuk mengantisipasi peningkatan sampah-sampah yang sulit terurai.

Jakarta, 01 Desember 2020

Peserta Rapat,

Wakil Camat

Darmawan

NIP 85638365

Tembusan : Kasi Pemberdayaan Masyarakat

Download contoh notulen rapat pemerintahan di sini.

Itulah ulasan singkat mengenai contoh notulen rapat untuk perusahaan, kantor pemerintahan dan rapat di sekolah beserta cara membuat serta hal hal yang harus Anda hindari saat membuat notulen rapat.

Pelajari juga Scrum : Pengertian, Keuntungan dan Tahapan Metodenya untuk rapat yang lebih efisien.