Contoh Surat Peringatan Karyawan Beserta Penjelasannya

Back to Blog
contoh surat peringatan

Dalam dunia kerja, ada banyak hal yang bisa menjadi pembahasan menarik dan salah satunya mengenai contoh surat peringatan karyawan. Namun, sebelumnya kita perlu mengetahui terlebih dahulu mengenai kegunaan surat tersebut.

Surat peringatan (SP) karyawan adalah pemberitahuan tertulis yang dikeluarkan kepada karyawan oleh pemberi kerja atau perusahaan untuk mengatasi kesalahan mereka atau kinerja yang buruk di tempat kerja dan menetapkan konsekuensi untuk perbaikan ke depannya.

Pengusaha dapat memberikan surat peringatan satu, dua, dan tiga yang bisa dijadikan alasan untuk melakukan pemutusan hubungan kerja (PHK) terhadap pekerjanya.

banner_karyaone

Kapan surat peringatan dikeluarkan?

Seorang manajer HRD (Human Resource Development) dapat mengeluarkan peringatan tertulis kepada karyawan untuk pelanggaran seperti di bawah ini.

  • Ketidakhadiran: Absen bekerja secara konsisten tanpa pemberitahuan
  • Keterlambatan: Sering terlambat bekerja
  • Tidak Perform: Kurangnya produktivitas atau tidak memenuhi tanggung jawab dan pekerjaan
  • Melanggar Kebijakan: Mengabaikan peraturan perusahaan atau melanggar kerahasiaan
  • Pencurian: Mencuri barang dari tempat kerja atau orang lain

Apakah ada konsekuensi atas pelanggaran karyawan tersebut?

Sebagai pengusaha (pemberi kerja), Anda dapat memberikan konsekuensi untuk karyawan yang melakukan kesalahan secara berturut-turut sebagaimana yang diatur dalam perjanjian kerja atau peraturan perusahaan.

Misalnya, jika karyawan tersebut baru melakukan pelanggaran pertama kali, Anda dapat menegaskannya dengan memberi peringatan pertama, demikian pula berlaku juga bagi peringatan kedua dan ketiga.

Baca juga:  Cara Negosiasi Gaji yang Ampuh dan Efektif

Dapatkah masa percobaan menjadi konskuensi dalam surat peringatan?

Jika karyawan telah melanggar kebijakan dan peraturan perusahaan, seperti membocorkan informasi rahasia atau mencuri barang milik rekan kerja, maka perusahaan dapat menempatkan karyawan tersebut dalam masa percobaan selama waktu tertentu, di mana karyawan bersangkutan dapat diberhentikan tanpa pemberitahuan.

Tindak lanjut apa yang dapat dijadikan surat peringatan?

Bersamaan dengan memberikan pemberitahuan tentang pelanggaran dan konsekuensinya, perusahaan juga dapat memberikan umpan balik (feedback) yang dapat ditingkatkan oleh karyawan di masa depan.

Seperti menetapkan kembali peraturan perusahaan, membuat tujuan yang jelas, atau memberikan panduan tambahan kepada karyawan.

Dengan ini perusahaan dapat menindaklanjuti penilaian terhadap kemajuan karyawan sejak mereka mendapat surat peringatan pertama kali.

Siapa yang menandatangani surat peringatan karyawan?

Idealnya, surat peringatan tertulis ini harus ditandatangai oleh karyawan yang bersangkutan, bersama dengan manajer, HRD, atau supervisor.

Akan tetapi, tidak wajib bagi karyawan untuk menandatangani surat peringatan. Namun, jika karyawan itu ikut menandatangai, ia pun tidak harus menyetujui isi pemberitahuan dalam surat tersebut.

Tanda tangan karyawan hanya menunjukkan bahwa mereka menerima surat peringatan dan dapat mendiskusikan hal ini dengan atasan mereka.

Perusahaan juga bisa melibatkan seorang saksi untuk menandatangani, tetapi harus diperhatikan bahwa setiap saksi harus menghormati kerahasiaan isi surat peringatan dan tidak membocorkannya kepada pihak mana pun.

Baca juga:  Contoh Surat Izin Tidak Masuk Kerja yang Benar

Contoh Surat Peringatan Karyawan

Di bawah ini merupakan salah satu template surat peringatan dengan permasalahan di mana karyawan tidak dapat menyelesaikan kewajibannya.

SURAT PERINGATAN

Nama:
Jabatan:
Manajer:
Staf HRD:
Tanggal: 19 April, 2018

(Nama perusahaan) menyadari pentingnya menjaga proses kerja yang konsisten dan efektif. Untuk itu, penting pula untuk memastikan karyawan melakukan hal yang sama. Namun disayangkan bahwa (nama karyawan) memiliki perilaku yang tidak sesuai dengan tujuan untuk menyelesaikan tanggung jawab dan kewajibannya.

Surat peringatan ini dikeluarkan atas kegagalan (nama karyawan) untuk memenuhi peraturan perusahaan dengan melakukan pelanggaran yang terjadi pada (tanggal kejadian), yaitu;

(Penjelasan pelanggaran)

Ini adalah kejadian yang pertama kali terjadi dan dilakukan oleh yang bersangkutan.

(Penjelasan konsekuensi sesuai dengan aturan perusahaan)

Dengan menandatangani surat ini bukan berarti karyawan bersangkutan melakukan pengakuan atas kesalahan yang dilakukan dan tidak perlu untuk menyetujui isi dari surat ini.

Tanda tangan karyawan hanya menunjukkan bahwa karyawan telah menerima surat ini dan karyawan beserta manajemen perusahaan telah berdiskusi mengenai isi surat ini termasuk rencana spesifik perkembangan dan konsekuensi yang harus dilakukan selanjutnya.

(Tanda tangan Karyawan)

Sumber:
LawDepot: Employee Warning Letter

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *

Back to Blog