4 Contoh Surat Peringatan Karyawan Beserta Kasusnya

Back to Pos
contoh surat peringatan

Dalam dunia kerja, ada banyak hal yang bisa menjadi pembahasan menarik dan salah satunya mengenai contoh surat peringatan karyawan. Namun, sebelumnya kita perlu mengetahui terlebih dahulu mengenai kegunaan surat tersebut.

Pengertian surat peringatan (SP) adalah pemberitahuan tertulis yang dikeluarkan kepada karyawan oleh pemberi kerja atau perusahaan untuk mengatasi kesalahan mereka atau kinerja yang buruk di tempat kerja dan menetapkan konsekuensi untuk perbaikan kedepan  nya.

Pengusaha dapat memberikan surat peringatan satu, dua, dan tiga yang bisa dijadikan alasan untuk melakukan pemutusan hubungan kerja (PHK) terhadap pekerjanya.

Banner KaryaOne - Aplikasi untuk Menghitung Lembur dan Lembur Online

Kapan Surat Peringatan Dikeluarkan?

Seorang manajer HRD (Human Resource Development) dapat mengeluarkan peringatan tertulis kepada karyawan untuk pelanggaran seperti di bawah ini.

  1. Ketidakhadiran: Absen bekerja secara konsisten tanpa pemberitahuan
  2. Keterlambatan: Sering terlambat bekerja
  3. Tidak Perform: Kurangnya produktivitas atau tidak memenuhi tanggung jawab dan pekerjaan
  4. Melanggar Kebijakan: Mengabaikan peraturan perusahaan atau melanggar kerahasiaan
  5. Pencurian: Mencuri barang dari tempat kerja atau orang lain

Apakah Ada Konsekuensi Atas Pelanggaran Karyawan Tersebut?

Sebagai pengusaha (pemberi kerja), Anda dapat memberikan konsekuensi untuk karyawan yang melakukan kesalahan secara berturut-turut sebagaimana yang diatur dalam perjanjian kerja atau peraturan perusahaan.

Misalnya, jika karyawan tersebut baru melakukan pelanggaran pertama kali, Anda dapat menegaskannya dengan memberi peringatan pertama, demikian pula berlaku juga bagi peringatan kedua dan ketiga.

Pimpinan dan HRD perusahaan tentunya harus tahu bagaimana mengatasi berbagai pelanggaran yang dilakukan karyawannya. Terutama cara mengatasi absensi karyawan yang berlebihan, karena pelanggaran itu yang paling sering terjadi pada beberapa perusahaan.

Dapatkah Masa Percobaan Menjadi Konsekuensi dalam Surat Peringatan?

Jika karyawan telah melanggar kebijakan dan peraturan perusahaan, seperti membocorkan informasi rahasia atau mencuri barang milik rekan kerja, maka perusahaan dapat menempatkan karyawan tersebut dalam masa percobaan selama waktu tertentu, di mana karyawan bersangkutan dapat diberhentikan tanpa pemberitahuan.

Tindak Lanjut Apa yang Dapat Dijadikan Surat Peringatan?

Bersamaan dengan memberikan pemberitahuan tentang pelanggaran dan konsekuensinya, perusahaan juga dapat memberikan umpan balik (feedback) yang dapat ditingkatkan oleh karyawan di masa depan.

Seperti menetapkan kembali peraturan perusahaan, membuat tujuan yang jelas, atau memberikan panduan tambahan kepada karyawan.

Dengan ini perusahaan dapat menindaklanjuti penilaian terhadap kemajuan karyawan sejak mereka mendapat surat peringatan pertama kali.

Siapa yang Menandatangani Surat Peringatan Karyawan?

Idealnya, surat peringatan tertulis ini harus ditandatangani oleh karyawan yang bersangkutan, bersama dengan manajer, HRD, atau supervisor.

Akan tetapi, tidak wajib bagi karyawan untuk menandatangani surat peringatan. Namun, jika karyawan itu ikut menandatangani, ia pun tidak harus menyetujui isi pemberitahuan dalam surat tersebut.

Tanda tangan karyawan hanya menunjukkan bahwa mereka menerima surat peringatan dan dapat mendiskusikan hal ini dengan atasan mereka.

Perusahaan juga bisa melibatkan seorang saksi untuk menandatangani, tetapi harus diperhatikan bahwa setiap saksi harus menghormati kerahasiaan isi surat peringatan dan tidak membocorkan nya kepada pihak manapun.

Banner KaryaOne - Solusi Manajemen Absensi, Penggajian dan Manajemen Kinerja Indonesia

4 Contoh Surat Peringatan Resmi

1. Contoh Surat Teguran / Peringatan 1 PNS (Pegawai Negeri Sipil)

Sebagai seorang PNS, maka wajib untuk kerja mulai dari hari senin sampai hari jumat, kecuali saat hari merah atau hari besar. Jadi, jika seorang PNS tidak masuk kerja, satu hari atau lebih, maka hal tersebut sudah melanggar peraturan. Bukan tidak mungkin kalau atasan akan langsung memberikan surat peringatan 1.

2. Contoh Surat Peringatan 1 untuk Guru

Tiap sekolah tentu mempunyai aturan – aturan tersendiri, baik itu untuk guru sekolah ataupun untuk para siswa. Bukan cuma siswa yang akan mendapatkan sanksi, tetapi juga guru akan mendapatkan sanksi bila tidak hadir pada saat jadwalnya mengajar.

 

3. Contoh Surat Teguran / Peringatan 1 untuk Kontraktor

Untuk melaksanakan pembangunan di berbagai sektor, maka pihak pemerintah biasanya akan mengerjakan tender proyek. Dan kalau sudah menemukan kontraktor yang dapat mengerjakan pekerjaan tersebut, maka tentu saja akan disepakati waktu mengenai pekerjaan dari proyek tersebut. Dan bila terbukti proyek tersebut tidak bisa menyelesaikannya dengan tepat waktu, maka mungkin saja pihak pemerintah akan memberikan surat peringatan seperti contoh di bawah ini.

 

4. Contoh Surat Panggilan / Peringatan Karyawan

Sebagai seorang karyawan swasta yang mendapatkan gaji dari perusahaan, maka tentu anda akan memiliki tanggung jawab terhadap perusahaan tersebut. Salah satu peraturan yang harus dipatuhi ialah perihal absensi setiap hari kerja. Bila anda tidak masuk kerja berturut – turut selama beberapa hari, maka atasan anda akan memberikan surat peringatan pertama.

Saya ingin dapat newsletter tentang tips HRD

weekly newsletter, unsubscribe kapan saja

 

ini adalah contoh kedua dari salah satu template surat peringatan dengan permasalahan di mana karyawan tidak dapat menyelesaikan kewajibannya.

SURAT PERINGATAN

Nama:
Jabatan:
Manajer:

Staf HRD:

Tanggal: 19 April, 2018

(Nama perusahaan) menyadari pentingnya menjaga proses kerja yang konsisten dan efektif. Untuk itu, penting pula untuk memastikan karyawan melakukan hal yang sama. Namun disayangkan bahwa (nama karyawan) memiliki perilaku yang tidak sesuai dengan tujuan untuk menyelesaikan tanggung jawab dan kewajibannya.

Surat peringatan ini dikeluarkan atas kegagalan (nama karyawan) untuk memenuhi peraturan perusahaan dengan melakukan pelanggaran yang terjadi pada (tanggal kejadian), yaitu;

(Penjelasan pelanggaran) Ini adalah kejadian yang pertama kali terjadi dan dilakukan oleh yang bersangkutan.

(Penjelasan konsekuensi sesuai dengan aturan perusahaan)
Dengan menandatangani surat ini bukan berarti karyawan bersangkutan melakukan pengakuan atas kesalahan yang dilakukan dan tidak perlu untuk menyetujui isi dari surat ini.

Tanda tangan karyawan hanya menunjukkan bahwa karyawan telah menerima surat ini dan karyawan beserta manajemen perusahaan telah berdiskusi mengenai isi surat ini termasuk rencana spesifik perkembangan dan konsekuensi yang harus dilakukan selanjutnya.
(Tanda tangan Karyawan)

Download Contoh Surat Peringatan Format Doc

Dapatkan contoh surat peringatan resmi untuk berbagai keperluan seperti PNS, Guru, Kontraktor, atau karyawan swasta lainnya dalam document word dengan format doc melalui link download di bawah ini

Download format Doc

Download format PDF

Karyawan memang aset bagi perusahaan untuk mencapai tujuan-tujuan perusahaan. Tetapi dalam mempekerjakan karyawan, perusahaan membutuhkan karyawan yang tidak hanya mempunyai hard skill tapi juga soft skill yang baik.

Maka akan lebih baik jika pihak perusahaan melakukan pelatihan dan pengembangan SDM agar berbagai pelanggaran di perusahaan dapat dikurangi. Ada tambahan dari Anda? jika ada yang kurang, Anda bisa request melalui kolom komentar di bawah.

Sumber:
LawDepot: Employee Warning Letter

__________
KaryaONE adalah Software HR dan Payroll System Indonesia yang membantu menyederhanakan proses administrasi SDM, sehingga Anda bisa lebih fokus pada bisnis Anda. Solusi yang kami berikan meliputi pengelolaan absensi, cuti, izin, lembur, penggajian, dan talent management. KaryaONE terjangkau bagi semua kalangan pelaku bisnis, mulai dari UKM, UMKM hingga korporasi. Gunakan KaryaONE sekarang juga, coba gratis 30 Hari atau undang demo.

Aplikasi Absensi Karyawan via Smartphone

  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  

Comment (1)

  • Baihaky Elwi Reply

    wah sangat bermanfaat sekali kang.
    Jaya selalu

    Agustus 20, 2019 at 10:36 pm

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *

Back to Pos