Memahami Definisi Payroll Dan Solusi Hambatannya

Memahami Definisi Payroll Dan Solusi Hambatannya

Payroll adalah salah satu komponen biaya terbesar perusahaaan.  Keberlangsungan perusahaan salah satunya sangat dipengaruhi oleh hal ini.  Penanganan payroll yang baik merupakan hal yang utama bagi perusahaan.  Jika perusahaan mengabaikannya, maka karyawan tidak akan bertahan lama dan perusahaan merugi. 

Apa itu payroll?  Apa saja yang tercakup dalam payroll?  Proses apa saja yang ada dalam payroll?  Hambatan apa saja yang akan dihadapi perusahaan dalam mengelola payroll? Dan bagaimana cara mengatasinya ? 

Dalam artikel kali ini, KaryaOne akan menjawab pertanyaan-pertanyaan tersebut di atas.  Apabila masih ada yang ingin Anda ketahui tentang payroll, kami mengundang Anda untuk menyampaikan pertanyaan melalui kolom komentar di bawah ini.

Banner KaryaOne - Payroll Software Indonesia

Memahami Definisi Payroll

Payroll adalah nilai yang harus dibayarkan oleh perusahaan kepada karyawan selama periode tertentu. Untuk mengetahui nilai take home pay karyawan (gaji bersih yang diterima oleh karyawan setiap bulan), payroll juga mencakup hal-hal yang menambah atau mengurangi pendapatan karyawan seperti : pajak, potongan gaji karena tidak disiplin, tunjangan, upah lembur, dan bonus.

Nilai gaji yang harus dibayarkan oleh perusahaan tiap bulan dapat berbeda karena tergantung kehadiran karyawan dan pencapaian karyawan (jika ada bonus berdasarkan target).  Perubahan nilai gaji bulanan ini merupakan salah satu tantangan besar bagi perusahaan, karena salah hitung dapat menyebabkan karyawan marah atau bahkan perusahaan merugi.

Demi memastikan keakuratan pembayaran gaji, Anda perlu tahu apa saja proses yang ada dalam payroll.

Komponen Dalam Payroll

Proses menghitung payroll karyawan

Setiap perusahaan memiliki kebijakannya sendiri mengenai gaji, tunjangan atau potongan-potongan yang diberikan kepada karyawan.  Hal ini menjadi alasan gaji karyawan dapat berubah-ubah setiap bulan. 

Sebelum mempelajari proses payroll, sebaiknya Anda perlu mengetahui terlebih dahulu apa saja yang mempengaruhi perubahan gaji karyawan tersebut.

1. Kehadiran.  Ada banyak perusahaan yang memberikan tunjangan kehadiran untuk mereka yang selalu tepat waktu dan selalu masuk.

2. Lembur

3. Bonus berdasarkan target

4. Potongan karena hutang atau denda

Proses Menghitung Payroll Karyawan

1. Menghitung Jumlah Gaji Karyawan

Setiap karyawan yang bekerja di sebuah perusahaan direkrut untuk bekerja dengan tugasnya sendiri pada tingkat besaran gajinya sendiri.

Ada karyawan yang dibayar dengan jumlah yang sama setiap bulannya, ada juga karyawan yang dibayar per jam sehingga total gajinya per bulan besarnya bisa berbeda-beda tergantung dengan berapa jam ia bekerja dalam periode waktu tertentu.

Kegiatan lembur yang dilakukan oleh karyawan juga ada bayarannya sendiri dan setiap karyawan memiliki jam lembur yang berbeda satu sama lain. 

2. Melakukan Pengurangan dan Pemotongan

Banner KaryaOne - Aplikasi Lembur KaryaOne Online

Payroll adalah proses distribusi pembayaran kepada karyawan yang frekuensinya tergantung dari sistem kerja dari karyawan tersebut.

Karyawan tetap biasanya dibayar satu bulan sekali di tanggal tertentu, ada juga pekerja tidak tetap atau karyawan kontrak yang bisa dibayar mingguan atau setiap dua minggu sekali.

Dari jumlah total gaji kotor yang didapatkan oleh karyawan, kemudian dilakukan pemotongan  oleh perusahaan sesuai dengan ketentuan.

Yang pasti dilakukan adalah pemotongan pajak pendapatan sesuai dengan aturan UU, kemudian biasanya ada juga pemotongan iuran asuransi, pemotongan gaji ketika karyawan tidak masuk kerja, dan sebagainya.

3. Laporan Keuangan Gaji Karyawan

Catatan penggajian karyawan mesti memiliki laporan yang terpisah dengan catatan karyawan yang lainnya sehingga perusahaan memiliki catatan yang jelas mengenai jumlah yang dikeluarkan untuk membayar karyawan tertentu dalam periode tertentu dan jika adanya perubahan pada gaji yang diterima oleh karyawan tersebut.

Laporan catatan penggajian ini harus disimpan dengan baik selama karyawan tersebut bekerja di perusahaan.

Hambatan Dalam Memproses Payroll dan Bagaimana Cara Mengatasinya

Hambatan dalam memproses payroll dan bagaimana cara mengatasinya

Manajemen payroll adalah proses yang rumit maka tidak jarang perusahaan menyerahkan urusan proses penggajian dan pembuatan laporannya di perusahaan akuntansi atau perusahaan lain yang khusus mengurusi soal payroll.

Penting bagi setiap perusahaan untuk memiliki manajemen payroll yang efisien dan akurat agar tidak menimbulkan kesalahpahaman karena kaitannya dengan hak karyawan yang bekerja di perusahaan.

Berikut adalah beberapa isu yang sering terjadi soal payroll dan bagaimana cara mengatasinya.

1. Memperhitungkan Absen Karyawan

Pentingnya memiliki sistem absensi yang akurat dan aman menjadikan perhitungan jumlah absen karyawan yang tidak masuk kerja jadi jauh lebih mudah dibandingkan dengan sistem yang masih bekerja secara manual.

Sistem absen sidik jari misalnya, hanya karyawan yang bersangkutan yang bisa mengisi daftar hadir menggunakan mesin, dan jika pada hari tersebut karyawan tidak memiliki catatan kehadiran maka dianggap tidak masuk kerja dan akan langsung masuk ke sistem laporan yang bisa diunduh oleh manajemen SDM untuk menentukan jatah payroll.

2. Salah Menempatkan Investasi

Payroll adalah proses yang membutuhkan banyak pekerjaan administrasi yang tidak mudah, makanya banyak perusahaan yang memilih untuk menambah tenaga kerja untuk mengerjakan dokumen-dokumen administrasi agar proses payroll tidak mengalami keterlambatan.

Berinvestasi menggunakan perangkat lunak yang bisa mengurangi beban kerja karyawan bagian payroll lebih efisien dibandingkan merekrut karyawan baru untuk bekerja dengan cara yang kuno dan tidak menyelesaikan masalah manajemen penggajian yang sebenarnya.

3. Memperhitungkan Pajak

Pajak penghasilan wajib dibayarkan oleh setiap karyawan sesuai dengan undang-undang yang berlaku.

Tugas dari manajemen payroll adalah memastikan setiap pendapatan karyawan dipotong dengan pajak dan menghindarkan perusahaan dari isu-isu legalitas ketika ada audit keuangan yang dilakukan terhadap perusahaan.

Aturan mengenai pajak pun bisa berubah sesuai kebijakan pemerintah. Ada baiknya bagi perusahaan untuk menggunakan sarana yang disediakan perusahaan lain untuk membantu memastikan perusahaan membayarkan pajak karyawannya dengan disiplin dan sesuai dengan ketentuan

4. Kesalahan Dalam Pemberian Gaji

Untuk mengurangi kesalahan dalam pemberian gaji akibat human error maka sebaiknya pemberian gaji dilakukan secara elektronik melalui bank yang ditunjuk untuk mendistribusikan payroll dari perusahaan ke karyawan. 

Apabila karyawan belum memiliki akun rekening di bank tersebut maka disarankan untuk membuat rekening baru di bank yang bekerja sama dengan perusahaan untuk distribusi payroll. 

Salah satu kriteria penting jika perusahaan sedang mencari perangkat lunak yang bisa memudahkan distribusi payroll adalah perangkat lunak tersebut harus terintegrasi dengan bank distribusi gaji sehingga distribusi bisa dilakukan melalui perangkat lunak tersebut. 

Dengan demikian segala macam laporan keuangan payroll pun bisa dikumpulkan hanya dengan menggunakan satu platform.

Solusi untuk memudahkan hal-hal yang berkaitan dengan payroll adalah dengan menggunakan perangkat lunak yang bisa memudahkan karyawan dalam menentukan besaran gaji karyawan dengan mengumpulkan data-data yang berkaitan dengan pembayaran, bisa memudahkan karyawan dalam membuat laporan keuangan yang berhubungan dengan payroll dan juga tanggung jawab perusahaan dalam menaati hukum dalam hal perpajakan. 

Perangkat lunak juga harus bisa melakukan pembayaran gaji karyawan secara otomatis melalui aplikasi keuangan perbankan, serta fitur-fitur pendukung lainnya. 

Dengan demikian perusahaan tidak perlu merekrut lebih banyak karyawan dengan segala beban biaya yang mesti dikeluarkan perusahaan.

 __________
KaryaONE adalah Software HR dan Payroll System Indonesia yang membantu menyederhanakan proses administrasi SDM, sehingga Anda bisa lebih fokus pada bisnis Anda. Solusi yang kami berikan meliputi pengelolaan absensi, cuti, izin, lembur, penggajian, dan talent management. KaryaONE terjangkau bagi semua kalangan pelaku bisnis, mulai dari UKM, UMKM hingga korporasi. Gunakan KaryaONE sekarang juga, coba gratis 30 Hari atau undang demo.

Aplikasi HR Berbasis Cloud KaryaOne

  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *