Deskripsi Pekerjaan Sekretaris

Back to Blog

Sekretaris merupakan peranan pendukung yang penting dalam perusahaan atau organisasi, di mana ia bekerja untuk menjalankan beragam tugas administratif serta meningkatkan efektivitas administratif perusahaan dengan cara memberikan dukungan manajemen informasi.

Walau sebagai ‘peran pendukung’, keberadaan sekretaris dalam suatu organisasi atau perusahaan dapat menjaga bisnis perusahaan tersebut tetap berjalan mulus dan memastikan terlaksananya fungsi-fungsi organisasional dalam perusahaan.

Selain bernama ‘sekretaris’, posisi kerja ini tak jarang disebut juga sebagai administrator, asisten personal ,atau asisten eksekutif dengan tanggung jawab dan deskripsi pekerjaan yang serupa.

banner_karyaone

Tanggung jawab Sekretaris

Tanggung jawab seorang sekretaris dalam berbagai perusahaan atau organisasi bisa bermacam-macam menurut industri dan skala perusahaan tempat ia bekerja. Namun, secara umum seorang sekretaris bertanggung jawab untuk:

  • Mengurusi pencatatan dan mengatur janji;
  • Menyiapkan, membuat dan menyusun laporan-laporan;
  • Menjawab panggilan, menjawab pesan dan menangani korespondensi (surat-menyurat);
  • Mengorganisir, menyusun agenda pertemuan serta pelayanan;
  • Mengamankan informasi dengan pengelolaan database;
  • Memprioritaskan beban kerja;
  • Menerapkan prosedur dan sistem administrasi baru;
  • Menjadi narahubung dengan organisasi atau klien terkait;
  • Mengkoordinasi pengiriman pesan atau tugas publikasi serupa;
  • Jika sudah senior, bisa jadi bertugas untuk merekrut, melatih dan mengawasi pegawai baru;
  • Melakukan pencatatan tagihan dan pengeluaran biaya;
  • Menjaga peralatan tetap berfungsi operasional dengan mengikuti arahan dan prosedur tetap dari produsen peralatan;
  • Menyediakan referensi historis dengan memanfaatkan sistem pengajuan dan pengembalian;
  • Me-maintain pengetahuan teknis dengan menghadiri workshop edukasional atau membaca publikasi secretarial;
  • Berkontribusi terhadap upaya tim dengan menyelesaikan hal-hal yang dibutuhkan;
  • Mempertahankan kepercayaan pelanggan dan melindungi operasional dengan menjaga kerahasiaan informasi; dan
  • Memelihara inventaris persediaan (supply) dengan cara memeriksa stok guna menentukan peringkat inventaris, mengantisipasi kebutuhan supply, menempatkan dan mengirimkan pesanan supply serta memastikan tanda terima supply tersebut.

Saya ingin dapat newsletter tentang tips HRD

weekly newsletter, unsubscribe kapan saja

Kualifikasi serta skill yang dibutuhkan

Secara umum, kualifikasi yang dibutuhkan untuk posisi sekretaris tidak selalu mengharuskan kualifikasi formal/gelar akademis, tapi biasanya membutuhkan pengalaman kerja administratif atau pun pekerjaan ‘kantoran’. Beberapa skill yang dibutuhkan untuk posisi sekretaris, antara lain:

  • Komunikasi yang baik, pelayanan pelanggan dan keahlian untuk membangun hubungan;
  • Kerjasama tim yang baik;
  • Keahlian manajemen waktu dan organisasi;
  • Memperhatikan detail atau rincian;
  • Kemampuan bernegosiasi;
  • Ketegasan;
  • Fleksibilitas;
  • Taktis, bijaksana dan diplomasi;
  • Proaktif dan berinisiatif, memperkirakan apa yang perlu dilakukan dan melakukan hal tersebut;
  • Kemampuan menggunakan perangkat-perangkat lunak standard seperti Microsoft Office dan mempelajari perangkat yang akan dibutuhkan di kemudian hari;
  • Kemampuan menulis dan membuat laporan; dan
  • Profesionalisme.

Keahlian-keahlian yang disebutkan di atas umumnya didapatkan dengan cara bekerja paruh waktu atau dalam waktu pendek sebagai administrator atau sekretaris dalam agency rekrutmen.

Pengembangan dan jenjang karir

Peran administratif sebagai sekretaris sering kali menjadi rujukan jalur professional, terutama dalam dunia media maupun pemasaran (marketing). Cukup banyak orang profesional dalam sektor-sektor tersebut berawal sebagai peranan administratif (sekretaris) dan menaiki jenjang karirnya.

Dalam beberapa kasus, bekerja sebagai sekretaris, akan mengharuskan Anda untuk mendalami pengetahuan bidang tertentu seperti hukum, kesehatan, dan farmasi. Terlebih jika jam terbang sudah tinggi dan sekretaris harus bertemu dengan lebih banyak orang dari berbagai latar belakang.

Itulah beberapa informasi seputar tugas, tanggung jawab, jam kerja, dan keahlian yang dibutuhkan untuk mengisi posisi sebagai seorang sekretaris. Jadi, jika Anda berminat mendalami profesi sebagai. sekretaris, persiapkan segala hal mulai dari sekarang.

Sumber :
Targetjobs : Secretary job description

______
KaryaONE adalah Software HR dan Payroll System Indonesia yang membantu menyederhanakan proses administrasi SDM, sehingga Anda bisa lebih fokus pada bisnis Anda. Solusi yang kami berikan meliputi pengelolaan absensi, cuti, izin, lembur, penggajian, dan talent management. KaryaONE terjangkau bagi semua kalangan pelaku bisnis, mulai dari UKM, UMKM hingga korporasi. Gunakan KaryaONE sekarang juga, coba gratis 30 Hari atau undang demo.

  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *

Back to Blog