Apa Tugas dan Tanggung Jawab General Affair dalam Perusahaan?

General Affair adalah salah satu posisi yang ada pada sebuah perusahaan. Terkadang posisi ini disebut dengan Divisi Umum karena memang mengurusi berbagai hal sekaligus dalam perusahaan.

Bahkan dalam perusahaan yang struktur organisasinya masih sederhana, General Affair bisa merangkap menjadi HRD sekaligus purchasing. Lalu, sebenarnya apa tugas dan tanggung jawab General Affair dalam perusahaan?

Aplikasi HR Berbasis Cloud KaryaOne

Tugas General Affair

Jika dibandingkan dengan divisi lain di perusahaan, tugas General Affair bisa dibilang sangat unik.

Tugas utama General Affair adalah mengurus segala hal yang berkaitan dengan kegiatan operasional perusahaan dan memastikannya berjalan sebagaimana mestinya.

Maka tidak mengherankan jika tugas yang di-handle General Affair sangat variatif, mulai dari urusan perawatan gedung hingga masalah pantry.

Saat bertugas, General Affair harus berkoordinasi dengan divisi lain di perusahaan. Misalnya untuk masalah perawatan gedung, mereka harus berkoordinasi dengan divisi keuangan untuk menyusun anggaran.

Tujuannya tak lain adalah agar seluruh kegiatan operasional perusahaan bisa berjalan lancar dan pengeluaran perusahaan tidak melebihi anggaran.

Fungsi General Affair

Kegiatan operasional perusahaan tentu sangat banyak, terutama jika perusahaan Anda adalah perusahaan besar. Dengan begitu, fungsi General Affair dalam sebuah perusahaan pun bisa sangat komplek.

Untuk masalah pengadaan serta pemeliharaan fasilitas misalnya. General Affair tidak hanya menunjuk mana fasilitas yang harus diganti atau diperbaiki. Mereka terlebih dahulu harus menilai kondisi dari setiap fasilitas yang ada.

Dari penilaian tersebut General Affair dapat menentukan prioritas, mana yang sebaiknya didahulukan. Setelah itu, barulah mereka mengajukan anggaran.

Di samping itu, fungsi lain General Affair adalah mengurus perihal perawatan kantor. Perawatan ini mencakup gedung kantor, lingkungan kantor, bahkan instalasi listrik dan air di perusahaan.

Merekalah yang harus memastikan bahwa kantor dan seisinya bisa melakukan kegiatan operasional tanpa hambatan apa pun.

Perbedaan General Affair dengan Purchasing

Dari penjelasan di atas Anda mungkin merasa bahwa tugas General Affair di perusahaan serupa dengan tugas Purchasing.

Namun pada dasarnya, kedua divisi ini sangat berbeda meski keduanya sama-sama menunjang kegiatan operasional perusahaan.

Purchasing memiliki tugas terkait pengadaan barang dan fasilitas perusahaan. Sedangkan General Affair bertugas merawat dan menjaga barang serta fasilitas tersebut setelah dimiliki oleh perusahaan.

Misalnya, Purchasing membeli kendaraan dinas untuk perusahaan General Affair kemudian memastikan bahwa kendaraan dinas yang telah dibeli tersebut bisa senantiasa berfungsi untuk melancarkan kegiatan operasional perusahaan.

Mereka juga bertugas untuk menjaga komunikasi dengan supplier dari kendaraan dinas tersebut.

Perbedaan General Affair dengan HRD

Selain sering disamakan dengan divisi Purchasing, General Affair ternyata juga sering dianggap sama dengan divisi HRD (human resource development).

Ini karena General Affair pun terkadang mengurusi tentang SDM yang ada di perusahaan seperti office boy atau security,
Namun keduanya ternyata berbeda.

Jika tugas utama HRD dalam perusahaan adalah untuk mengelola seluruh SDM yang ada, maka General Affair terbatas hanya pada urusan dengan supplier jasa yang digunakan oleh perusahaan.

Misalnya perusahaan menggunakan tenaga outsourcing untuk masalah kebersihan, maka disinilah General Affair bertugas.

Mereka harus mencari penyedia outsourcing sekaligus menjalin hubungan kerjasama dengan perusahaan outsourcing tersebut.

Dari sini bisa disimpulkan bahwa tugas dan tanggung jawab General Affair dalam sebuah perusahaan ternyata sangat kompleks. Seperti namanya, mereka harus mengurusi permasalahan umum yang ada di perusahaan.

Dengan tugas dan tanggung jawab yang kompleks tersebut alangkah baiknya jika General Affair tidak merangkap posisi lain seperti HRD atau Purchasing. Semoga informasi ini membantu!

____________

KaryaOne adalah aplikasi berbasis web untuk mengelola administrasi HRD seperti absensi, cuti, lembur, penggajian hingga menilai kinerja karyawan.

Coba Gratis KaryaOne Sekarang atau Hubungi Kami untuk konsultasi dan melihat fitur KaryaOne apa saja yang dapat membantu bisnis Anda.

Banner KaryaOne - Solusi Manajemen Absensi, Penggajian dan Manajemen Kinerja Indonesia

  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *