Pengertian HR Software dan Manfaat Bagi Bisnis Anda

hr software

Tidak hanya bagian keuangan saja yang membutuhkan software untuk membantu pekerjaannya, namun begitu pula dengan divisi HR (Human Resource). Mereka memerlukan HR software untuk mempermudah tugas-tugas yang ada.

HR software adalah software atau sistem dalam aspek bisnis yang pada dasarnya membantu perusahaan untuk mengatur pengelolaan data informasi karyawan.

Sistem yang dirancang pada HR software mendukung banyak fungsi pekerjaan HR sehingga meminimalisir waktu dan tenaga divisi tersebut serta menjaga agar informasi diproses dan tersimpan dengan baik.

Selain itu, HR software juga membantu divisi HR untuk merancang perencanaan berbagai proses kerja yang lebih baik, manajemen budget dan proses pengambilan keputusan.

Jenis-Jenis HR Software

Ada banyak jenis HR software yang bisa digunakan untuk berbagai macam fungsi. Beberapa di antaranya mampu mengerjakan hampir semua fungsi HR, sementara yang lainnya mungkin hanya mencakup satu atau dua fungsi saja.

Beberapa jenis HR software meliputi:

  • HRIS (Human Resources Information Systems)
  • HRMS (Human Resources Management Systems)
  • HCM (Human Capital Management)
  • ATS (Applicant Tracking Systems)
  • Payroll Software

On-Premises HR Software

Yang dimaksud dengan on-premises HR Software adalah software yang dinstall pada komputer perorangan dan dioperasikan dengan cara menghubungkannya pada jaringan internet organisasi atau perusahaan Anda. Bentuk HR software ini hanya bisa diakses dan digunakan dari komputer yang sudah diinstalasi.

On-premises HR software bersifat lebih aman dan murah dibandingkan dengan software berbasis cloud, namun sulit untuk di-update sehingga banyak perusahaan yang mengaku tidak nyaman menggunakannya.

Baca juga:  Cara Memilih Aplikasi Penggajian untuk UKM

HR Software Berbasis Cloud

Saat ini bentuk HR software yang paling banyak digunakan adalah cloud-based HR software karena memungkinkan pengguna untuk mengaksesnya dari perangkat apapun selama terhubung dengan internet. Anda bisa log-in dengan banyak perangkat, mulai dari smartphone, tablet, komputer dan laptop.

Selain cocok digunakan oleh mobile workforces, kemudahan akses ini memungkinkan para karyawan untuk mengakses informasi personal mereka dan melakukan perubahan informasi (jika ada).

Fitur-Fitur HR Software

Setiap HR software memiliki fungsi yang berbeda-beda, tergantung pada developer yang membuatnya. Namun fungsi yang umumnya ada yaitu:

  • Database informasi karyawan
  • Sistem Payroll
  • Sistem tracking pengguna
  • Fungsi rekrutmen
  • Self-service portal
  • Manajemen performa
  • Social HR feeds
  • Manajemen benefit untuk karyawan
  • Pengaturan pekerjaan dan tracking tujuan karyawan/perusahaan
  • Dukungan pengembangan karyawan
  • Reporting
  • Dukungan pengolahan data
  • Manajemen siklus karir karyawan
  • Manfaat Menggunakan HR Software

Manfaat yang bisa Anda dapatkan dari HR software sangat beragam, tergantung dari jenis HR software yang dipilih. Akan tetapi, manfaat utama menggunakan HR software adalah menyimpan banyak waktu yang biasanya habis untuk melakukan tugas administrasi. Manfaat ini sangat membantu divisi HR dan menguntungkan perusahaan karena pekerjaan dapat selesai secara efektif.

Beberapa fungsi HR software juga menurunkan tingkat kesalahan yang terkait dengan entri data dan menghemat biaya karena minimalisir penggunaan kertas, klip, tinta dan perlengkapan lainnya.

Payroll

Payroll adalah salah satu pengeluaran terbesar bagi hampir semua perusahaan, sehingga mengelolanya dengan HR software akan menghemat waktu dan meminimalisir terjadinya kesalahan.

Baca juga:  Fitur Andalan HR Software yang Dibutuhkan UKM

Mengintegrasikan fungsi manajemen waktu dan kehadiran dengan fungsi payroll juga membantu Anda untuk menyesuaikan jumlah payroll dengan semua informasi yang ada. Misalnya saja pemotongan untuk BPJS, konsekuensi keterlambatan, pemberian bonus dan sebagainya.

Pilihan Self-Service

Kemampuan atau fungsi self-service untuk karyawan dan manajer membantu meningkatkan komunikasi dan relasi antara atasan dan bawahan dalam perusahaan.

Kemudahan karyawan untuk bisa mengakses informasi, jadwal, membuat dan merubah permohonan cuti/izin hingga memilih rencana pengembangan diri mereka sendiri dapat meningkatkan kepuasan dan produktivitas karyawan. Kemudian, kemudahan manajer untuk memberikan tugas beserta dengan deadline secara otomatis bisa mempermudah pekerjaan perusahaan.

Rekrutmen

Menggunakan HR software untuk proses perekrutan dapat membantu Anda untuk mendapatkan kandidat berkualitas. Sistem pada HR software biasanya sudah terintegrasi dengan website dan akun media sosial penyedia informasi lowongan kerja, sehingga ada banyak kandidat yang mengetahui informasi tentang lowongan di perusahaan Anda. Di samping itu, HR software juga dapat membantu proses wawancara dan onboard karyawan baru.

Kesimpulan

HR software dapat mengubah cara kerja perusahaan dari dalam. Oleh karenanya sangat penting untuk memilih HR software yang betul-betul sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda. Pilih HR software yang cocok dengan budaya perusahaan Anda agar dapat digunakan dengan maksimal.

Sumber:
HRISPayrollSoftware: What is HR Software?

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *