10 Kesalahan dalam Melakukan Komunikasi Via Email

Back to Blog
komunikasi via email

Melakukan komunikasi via email dalam sebuah bisnis atau email marketing saat ini merupakan salah satu strategi pemasaran yang paling banyak digunakan. Dan tentu saja, proses perekrutan saat ini juga banyak dilakukan melalui email.

Email digunakan tidak hanya untuk menyampaikan promosi atau informasi tertentu, namun juga sebagai alat komunikasi lain seperti mengucapkan selamat pada perayaan tertentu.

Namun dalam praktiknya, masih ada banyak kesalahan dalam melakukan komunikasi via email. Untuk bisa melakukan komunikasi via email dengan baik, hindari beberapa kesalahan berikut ini:

Kesalahan Ejaan

Kesalahan komunikasi via email yang pertama ini pasti pernah terjadi pada Anda, dan itu adalah hal yang wajar. Di samping itu, penggunaan kata atau kalimat yang aneh juga harus Anda hindari ketika membuat dan mengirimkan email.

Pastikan email Anda terlihat profesional dan tidak ceroboh dengan melakukan proof reading sebelum mengirimkan email, terutama jika email ditujukan kepada pihak VIP (Very Important Person).

Salah Mengirim Email

Pernahkah email Anda dikirim ke penerima yang salah? Jangan biarkan kesalahan komunikasi via email ini terjadi berulang kali. Selain upaya Anda dalam menyampaikan sesuatu tidak membuahkan hasil, hal ini bisa saja mengganggu penerima email salah sasaran tersebut. Luangkan sedikit waktu untuk kembali memeriksa email, termasuk daftar penerima email tersebut.

Baca juga:  4 Keunggulan Kompetitif Talent Management

Terlalu Banyak Blind Carbon Copy (BCC)

BCC adalah penerima dari salinan email yang kita kirimkan, namun penerima salinan email ini tidak dapat mengetahui kepada siapa saja email tersebut dikirimkan. Jangan menggunakan BCC terlalu sering apalagi ke penerima yang belum tentu terkait dengan informasi atau pesan email.

Tombol atau Pilihan “Reply All”

Jika email Anda tidak bertujuan mendapat balasan untuk semua penerima, maka jangan menggunakan tombol atau pilihan “Reply All” karena hanya akan mengganggu. Penerima email akan merasa terganggu jika terus-terusan mendapat balasan dari orang yang tidak mereka kenal.

Tidak Membalas Email Penting

Terkadang, membalas email dilakukan untuk menunjukkan kesopanan dan kepedulian Anda. Penerima email akan merasa dihargai oleh pengirim karena telah bersedia menanggapi pertanyaan atau kebutuhan mereka yang diajukan melalui email.

Anda tidak pernah tahu kapan saja orang lain membutuhkan bantuan Anda dan sebaliknya. Oleh karenanya, pastikan Anda membalas semua email penting, terutama jika ada pihak yang mendapatkan suatu kendala terkait dengan perusahaan Anda.

Menggunakan Kalimat Terlalu Formal

Jangan menggunakan kalimat yang terlalu formal ketika berkomunikasi melalui email, khususnya email penawaran atau promosi. Gunakan kalimat persuasif yang mampu menarik perhatian penerima agar mau membaca email.

Baca juga:  6 Kendala yang Sering Dihadapi Karyawan Baru

Melupakan Subjek Email

Sering kali fokus Anda terpaku hanya pada isi email saja dan melupakan hal penting lainnya, yaitu subjek email. Elemen ini diperlukan untuk mempermudah penerima email dalam memahami apa informasi utama email tersebut.

Subjek email yang baik adalah subjek email yang langsung mampu menarik perhatian penerima untuk membukanya.

Menandai Email Sebagai Sesuatu Yang Sangat Penting

Jangan membiasakan diri untuk menulis “Urgent” atau “Sangat Penting” dalam email. Bukannya mendapat tanggapan positif, email Anda bisa saja malah akan diabaikan oleh semua penerima. Pada dasarnya semua orang tidak suka dengan sesuatu yang mendesak mereka.

Email Terlalu Panjang

Email yang terlalu panjang merupakan kesalahan komunikasi via email lainnya yang harus dihindari. Ketika membuat email Anda mungkin cenderung ingin berbicara banyak untuk menyampaikan informasi sedetail mungkin, bukan hanya menyampaikan beberapa poin penting saja.

Pikirkan mengenai bagaimana caranya pesan Anda dapat diterima dan dimengerti dengan baik oleh penerima tanpa harus menggunakan kalimat yang bertele-tele.

Mengirim Email di Waktu Yang Salah

Jangan pernah mengirim atau membalas email di waktu yang tidak tepat, misalnya malam hari atau subuh. Selain mengganggu, email Anda juga bisa mendapat respon yang kurang baik.

Sumber:
IncAsean: 11 Worst Email Mistakes Everyone Makes

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *

Back to Blog