Apa itu Payroll Software? Pengertian dan Manfaat

Back to Blog
payroll software

Payroll Software – Seiring berkembangnya bisnis, yang ditandai dengan menjamurnya perusahaan multinasional, Start Up maupun Usaha Kecil dan Menengah (UKM), jumlah para karyawan juga meningkat.

Kehidupan para karyawan ini tergantung pada pemberian gaji secara rutin. Jadi, sangat penting bagi beberapa perusahaan ini untuk memastikan bahwa para karyawan nya menerima gaji dengan tepat waktu dan akurat.

Masalah yang sering terjadi adalah proses perhitungan gaji memakan waktu lama, salah menghitung gaji, karyawan menerima gaji terlambat, ada karyawan yang telah resign masih menerima gaji, karyawan komplain mengenai jumlah gaji.

Bagaimana menangani permasalahan ini?

banner payroll karyaoneApa Itu Payroll ?

Sebelum membahas tentang payroll software, kita perjelas dulu apa itu payroll? Istilah “gaji” sebenarnya merujuk pada karyawan yang mendapatkan kompensasi dari perusahaan dimana mereka bekerja.

Namun, kebanyakan perusahaan umumnya menggunakan istilah tersebut untuk merujuk pada uang yang dibayarkan kepada para karyawan atau berbagai catatan yang menjelaskan berapa banyak uang yang diinginkan oleh setiap karyawan.

Gaji bisa mempengaruhi setiap aspek organisasi, mulai dari reputasi perusahaan sampai moral para karyawannya.

Definisi payroll dari sisi akuntansi dan ekonomi adalah suatu metode penggajian yang dirancang khusus oleh suatu perusahaan agar proses penggajian para tenaga kerja menjadi lebih efektif dan efisien.

Payroll juga dapat mengacu ke perusahaan, departemen, atau perangkat lunak (software) yang dipakai untuk memproses perhitungan gaji termasuk pajak dan BPJS.

Perhitungan tsb. berdasarkan jam kerja atau jumlah hari dalam satu pekan yang ditambah dengan jumlah keseluruhan jam kerja seorang karyawan dalam satu bulan, tunjangan upah lembur, tunjangan hari raya, dan deduksi berdasarkan Undang-Undang Ketenagakerjaan Pasal 156.

Sistem penggajian dapat diproses oleh setiap perusahaan secara berkala, mulai dari mingguan, dua bulanan, bulanan atau harian.

Proses penggajian merupakan fungsi yang sangat penting dari bisnis apapun serta membutuhkan pemahaman tentang hukum terbaru, pengetahuan pajak secara mendetail untuk menentukan pemotongan (withholding) dan pengarsipan yang tepat, dan metode yang sangat terorganisir dan dapat diandalkan untuk membayar jumlah uang kepada para karyawan.

Setiap perusahaan mungkin memiliki struktur penggajian sendiri yang terdiri dari berbagai komponen penggajian yang unik dan tidak dimiliki perusahaan lain. (Pelajari : Cara Perhitungan Gaji yang Umum Dipakai Perusahaan Indonesia)

Pengertian Payroll Software

 

Payroll software adalah jenis software yang memudahkan perusahaan dalam melakukan pengiriman gaji bagi karyawan-karyawan mereka. Software ini biasanya tergabung atau menjadi bagian dari HRIS (Human Resource Information System) yang digunakan oleh perusahaan.

Dengan software penggajian ini, perusahaan dapat dengan mudah menghitung gaji yang harus dibayarkan kepada karyawan berdasarkan perhitungan data jam kerja atau kehadiran yang sudah diintegrasikan dalam sistem. Kemudian sistem tersebut akan otomatis menarik gaji atau dana deposito perusahaan ke rekening karyawan yang sudah didaftarkan.

Tidak hanya itu, software ini juga mampu menghitung pajak atau potongan tertentu sebelum jumlah gaji ditotal dan dikirim ke rekening karyawan.

Mengapa Perusahaan Membutuhkan Payroll Software ?

Proses penggajian yang dilakukan setiap bulan harus dikerjakan secara akurat dan teratur tanpa adanya kesalahan. Untuk itu, berinvestasi dalam penggunaan payroll software adalah sesuatu yang tidak boleh Anda anggap remeh, apalagi jika Anda memiliki perusahaan besar.

Perusahaan tak perlu lagi khawatir akan terjadinya kesalahan perhitungan dan pengiriman gaji dengan menggunakan software ini karena dapat diselesaikan secara langsung oleh sistem.

Manfaat Payroll Software

Penggunaan software ini akan menghemat waktu dan energi, mengontrol biaya gaji karyawan dan juga mengeliminasi kesalahan.

Proses perhitungan dan pengiriman gaji karyawan dapat diselesaikan dalam waktu singkat sehingga memungkinkan divisi Finance dan HRD bisa mengerjakan tugas lainnya.

Di samping itu, memiliki software yang mampu menangani payroll sendiri tanpa harus menyewa atau menggunakan jasa pihak ketiga akan lebih bermanfaat bagi perusahaan. Selain semakin menghemat pengeluaran, kepemilikan software sendiri juga bisa menghilangkan potensi miscommunications mengenai gaji dan meminimalkan jumlah pihak yang harus berinteraksi.

Fungsi Payroll Software

Menghitung Potongan dan Jumlah Gaji

Setelah jumlah gaji kotor telah ditentukan, sistem secara otomatis menghitung potongan seperti pajak, asuransi dan BPJS Kesehatan/Ketenagakerjaan. Semua potongan tersebut akan dimasukkan langsung ke jumlah gaji kotor sebelum secara otomatis dikirim ke rekening karyawan.

Bahkan, beberapa sistem payroll software tertentu dapat menyertakan penggantian biaya reimbursement, pengobatan yang tak menggunakan BPJS dan pengeluaran karyawan lainnya secara otomatis.

Membuat Formulir Pajak

Ada beberapa Payroll software yang mampu membuat formulir pajak sesuai kebutuhan perusahaan dan karyawan. Formulir pajak tersebut kemudian bisa dicetak atau dikirim ke pihak bersangkutan.

Menyimpan Data Secara Otomatis dan Aman



Menyimpan data secara manual akan memakan banyak waktu, sulit dilakukan dan membutuhkan banyak kertas serta tempat penyimpanan. Mengingat payroll software dijalankan menggunakan sistem, maka perusahaan tak perlu lagi repot mempersiapkan beberapa hal tersebut. Data lama juga bisa dihapus dengan mudah jika sudah tak diperlukan.

Dapat Disesuaikan dengan Kebutuhan Perusahaan

Tidak semua perusahaan memiliki kebutuhan yang sama, dan perusahaan bisa menyesuaikannya dengan sistem payroll software yang dipilih. Perusahaan dapat menyampaikan kebutuhan mereka pada vendor masing-masing.

Misalnya saja perusahaan kecil hanya membutuhkan sedikit fitur daripada perusahaan besar mengingat jumlah karyawan dan kebutuhan yang belum terlalu besar.

Atau di sisi lain, perusahaan besar ingin berinvestasi pada payroll software yang mampu terintegrasi dengan aspek perencanaan dan pengelolaan sumber daya lainnya, seperti fungsi pengelolaan absensi, penjadwalan, perizinan dan lainnya.

Self-Service

Penggunaan payroll software memungkinkan karyawan untuk secara langsung mengakses data informasi mengenai jumlah gaji, potongan, waktu kerja, bonus dan lainnya. Fitur ini juga memungkinkan karyawan yang ingin mengajukan sesuatu secara otomatis tanpa harus membuat surat permohonan kepada HRD.

Cloud Based Software


Saat ini hampir semua payroll software sudah berbasis cloud sehingga bisa diakses kapanpun dan dimanapun Anda inginkan selama menggunakan perangkat yang terhubung dengan internet. Sistem berbasis cloud ini juga akan terupdate secara otomatis ketika terjadi perubahan kebijakan pajak sehingga gaji karyawan akan selalu disesuaikan dengan ketentuan pemerintah.

Pembuatan Laporan Sesuai Kebutuhan

Tingginya frekuensi transaksi yang terkait dengan payroll tentu membutuhkan laporan yang mudah dibaca untuk proses analisa. Bersama dengan pihak Accounting, Anda bisa menciptakan laporan transaksi payroll secara detail sesuai kebutuhan perusahaan Anda.

Kesimpulan

Software payroll adalah program komputer yang digunakan untuk mengelola data karyawan terkait payroll. Manfaat yang didapat dari software ini adalah aman, praktis, akurat dan (terutama untuk software berbasis cloud) dapat diakses dari mana saja. Jika Anda ingin mencoba software Payroll ini, gunakan KaryaOne.

Selain payroll software, KaryaOne juga dilengkapi dengan aplikasi absensi sehingga proses perhitungan gaji karyawan bisa dikerjakan dengan cepat dan akurat.

Gunakan KaryaOne sekarang, undang kami untuk melakukan demo di perusahaan Anda. Dapatkan aplikasi KaryaOne secara gratis untuk 10 karyawan selama satu bulan full, Jangan sungkan untuk menghubungi kami jika Anda memiliki pertanyaan.

> Kembali ke atas

Sumber:
Financesonline.com 

banner_karyaone

  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *

Back to Blog