Apa itu Payroll Software? Pengertian dan Manfaat

payroll software

Payroll software adalah jenis software yang memudahkan perusahaan dalam melakukan pengiriman gaji bagi karyawan-karyawan mereka. Payroll software biasanya tergabung atau menjadi bagian dari HRIS (Human Resource Information System) yang digunakan oleh perusahaan.

Dengan software penggajian ini, perusahaan dapat dengan mudah menghitung gaji yang harus dibayarkan kepada karyawan berdasarkan perhitungan data jam kerja atau kehadiran yang sudah diintegrasikan dalam sistem. Kemudian sistem tersebut akan otomatis menarik gaji atau dana deposito perusahaan ke rekening karyawan yang sudah didaftarkan.

Tidak hanya itu, software ini juga mampu menghitung pajak atau potongan tertentu sebelum jumlah gaji ditotal dan dikirim ke rekening karyawan.

Mengapa Perusahaan Membutuhkan Payroll Software?

Proses penggajian yang dilakukan setiap bulan harus dikerjakan secara akurat dan teratur tanpa adanya kesalahan. Untuk itu, berinvestasi dalam penggunaan payroll software adalah sesuatu yang tidak boleh Anda anggap remeh, apalagi jika Anda memiliki perusahaan besar.

Perusahaan tak perlu lagi khawatir akan terjadinya kesalahan perhitungan dan pengiriman gaji dengan menggunakan payroll software karena dapat diselesaikan secara langsung oleh sistem.

Manfaat Menggunakan Payroll Software

Penggunaan software ini akan menghemat tenaga karyawan, menekan pengeluaran perusahaan untuk biaya gaji karyawan dan juga mengeliminasi kesalahan. Proses perhitungan dan pengiriman gaji karyawan dapat diselesaikan dalam waktu singkat sehingga memungkinkan divisi finance dan HRD bisa mengerjakan tugas lainnya dengan produktif.

Baca juga:  Cara Memilih Aplikasi Penggajian Perusahaan Besar

Di samping itu, memiliki payroll software sendiri tanpa harus menyewa atau menggunakan jasa pihak ketiga akan lebih bermanfaat bagi perusahaan. Selain semakin menghemat pengeluaran, kepemilikan software sendiri juga bisa menghilangkan potensi misscommunications mengenai gaji dan meminimalkan jumlah pihak yang harus berinteraksi.

Apa Saja Kemampuan Payroll Software?

Menghitung Potongan dan Jumlah Gaji

Setelah jumlah gaji kotor telah ditentukan, sistem secara otomatis menghitung potongan seperti pajak, asuransi dan BPJS Kesehatan/Ketenagakerjaan. Semua potongan tersebut akan dimasukkan langsung ke jumlah gaji kotor sebelum secara otomatis dikirim ke rekening karyawan.

Bahkan, beberapa sistem payroll software tertentu dapat menyertakan penggantian biaya reimbursement, pengobatan yang tak menggunakan BPJS dan pengeluaran karyawan lainnya secara otomatis.

Membuat Formulir Pajak

Payroll software mampu membuat formulir pajak yang dibutuhkan perusahaan dan karyawan. Formulir pajak tersebut kemudian bisa dicetak atau dikirim ke pihak bersangkutan.

Menyimpan Data Secara Otomatis dan Aman

Menyimpan data secara manual akan memakan banyak waktu, sulit dilakukan dan membutuhkan banyak kertas serta tempat penyimpanan. Mengingat payroll software dijalankan menggunakan sistem, maka perusahaan tak perlu lagi repot mempersiapkan beberapa hal tersebut. Data lama juga bisa dihapus dengan mudah jika sudah tak diperlukan.

Baca juga:  Keuntungan dan Manfaat HRIS Bagi Perusahaan

Dapat Disesuaikan dengan Kebutuhan Perusahaan

Tidak semua perusahaan memiliki kebutuhan yang sama dan perusahaan bisa menyesuaikannya dengan sistem payroll software yang dipilih. Perusahaan dapat menyampaikan kebutuhan mereka pada vendor masing-masing.

Misalnya saja perusahaan kecil hanya membutuhkan sedikit fitur daripada perusahaan besar mengingat jumlah karyawan dan kebutuhan yang belum terlalu besar.

Atau di sisi lain, perusahaan besar ingin berinvestasi pada payroll software yang mampu terintegrasi dengan aspek perencanaan dan pengelolaan sumber daya lainnya, seperti fungsi pengelolaan absensi, penjadwalan, perizinan dan lainnya.

Self-Service

Penggunaan payroll software memungkinkan karyawan untuk secara langsung mengakses data informasi mengenai jumlah gaji, potongan, waktu kerja, bonus dan lainnya. Fitur ini juga memungkinkan karyawan yang ingin mengajukan sesuatu secara otomatis tanpa harus membuat surat permohonan kepada HRD.

Cloud Based Software

Saat ini hampir semua payroll software sudah berbasis cloud sehingga bisa diakses kapanpun dan di manapun Anda inginkan selama menggunakan perangkat yang terhubung dengan internet. Sistem berbasis cloud ini juga akan terupdate secara otomatis ketika terjadi perubahan kebijakan pajak sehingga gaji karyawan akan selalu disesuaikan dengan ketentuan pemerintah.

Sumber:
HRISPayrollSoftware: What is Payroll Software?

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *