Apa itu Problem Solving? Pengertian, Proses dan Contohnya

Tidak ada pekerjaan yang tidak melibatkan keahlian problem solving dalam kegiatan sehari-hari. Pada umumnya, ada tiga hal yang kadang dialami oleh kebanyakan orang ketika menemui sebuah masalah.

Yang pertama adalah merasa takut dan tidak nyaman, merasa dirinya harus memiliki cara untuk menyelesaikan masalah tersebut atau malah menyalahkan orang lain atas sebuah masalah.

Namun, tentu saja masalah di tempat kerja harus segera diatasi, apapun yg Anda alami pada akhirnya Anda harus mengatasi masalah yang ada di depan mata.

Lama bingung, menyalahkan orang lain dan tidak melakukan apa-apa, hanyalah sabotase diri untuk menunda-nunda masalah.

Sebelum menyelesaikan masalah, Anda harus yakin terlebih dahulu bahwa akan selalu ada cara untuk menyelesaikannya. Dan demi membuat hidup Anda lebih mudah, berikut kami akan membahas tentang bagaimana melakukan problem solving yang efektif.

banner_karyaone

Apa itu Problem solving?

Problem Solving adalah aktivitas mendefinisikan masalah, menentukan penyebab masalah, menentukan prioritas, menyeleksi berbagai pilihan solusi dan mengimplementasikan solusi tersebut. Ada langkah-langkah lebih rinci untuk setiap proses problem solving ini.

Contohnya proses mendefinisikan masalah, seseorang harus bisa membedakan terlebih dahulu mana gejala dan mana masalah sebenarnya. Kemudian mengumpulkan fakta-fakta dan seterusnya hingga menemukan akar masalah yang sebenarnya.

Lebih detail akan dibahas di bawah ini.

Sebelum Anda berusaha menyelesaikan masalah, ada beberapa pertanyaan yang perlu Anda ajukan ke diri sendiri.

Apakah masalahnya benar-benar ada atau hanya dugaan semata?

Apakah masalah ini akan memberikan peluang yang menguntungkan?

Apakah masalah ini benar-benar perlu diselesaikan?

Untuk dapat menjawab pertanyaan-pertanyaan ini, Anda harus tahu tujuan apa yang ingin Anda capai.

Jika Anda pemilik bisnis, tujuan utama Anda tentu mendapatkan lebih banyak keuntungan dan mengembangkan bisnis.

Ketika berusaha mencapai tujuan mendapat lebih banyak laba, tentu banyak tantangan yang perlu Anda hadapi.

Kaitkan tujuan ini dengan pertanyaan-pertanyaan tadi, maka Anda akan bisa menentukan masalah mana yang benar-benar perlu Anda tangani lebih dulu.

Dengan demikian, Anda tidak terombang-ambing dalam masalah yang tak kunjung selesai hingga membuat Anda melenceng dari tujuan.

Bagaimana Proses Menyelesaikan Masalah yang Efektif?

Bagaimana cara identifikasi masalah?

Cari tahu dengan jelas apa masalah yang sebenarnya terjadi dan minta berbagai pihak untuk menceritakannya karena Anda harus melihat masalah tersebut dari berbagai sudut pandang. Jangan mencampuradukan masalah yang ada dengan hal lain yang tidak penting.

Teknisnya bagaimana?

Pertama, Anda harus mampu membedakan antara fakta dan pendapat.
Contoh:
Fakta:
Suhu ruangan saat ini adalah 27 derajat celcius.

Pendapat:
Suhu ruangan saat ini panas banget sampai membuat pusing.

Kedua, Anda harus bisa membedakan mana sympton mana masalah sebenarnya.  Symptom adalah indikator bahwa ada masalah. Misalnya Anda pusing, itu pertanda adanya masalah. Bisa saja Anda terpapar cahaya matahari terlalu lama, stres, flu dll.

Ketika Anda berusaha menyelesaikan masalah, Anda harus mengatasi penyebab masalah bukan gejalanya. Penyebab ini adalah akar masalah yang harus Anda temukan.

Dalam kasus tadi, jika Anda pusing, Anda tidak bisa hanya meredakan pusingnya, Anda harus pergi ke dokter untuk menemukan akar masalahnya.

Kedua cari penyebab masalahnya. Bagaimana caranya?

a. Kumpulkan informasi.

Anda dapat melakukan observasi ataupun melakukan wawancara untuk mendapatkan informasi.

Contoh:
Dari dalam ruangan tercium bau tidak sedap. Tapi Anda tidak tahu dari mana sumber bau itu. Selain mencari tahu dengan indra penciuman Anda sendiri, juga cari tahu, siapa saja yang menggunakan ruangan tersebut hari ini kemudian lakukan wawancara sipa saja yang menggunakan ruangan pagi itu, karena malam sebelumnya tidak ada masalah dengan ruangan tsb.

Dari hasil wawancara itu diketahui bapak dan dua anaknya sedang menonton sambil makan. Dan ternyata anak paling kecil menumpahkan soto ayam di sofa tapi hanya membereskan daging dan sayurannya saja, tidak kuahnya.

b. Rangkum informasi yang dikumpulkan

Setelah Anda mendapatkan informasi yang diperlukan, Anda akan menemukan penyebab utamanya. Dari penyebab utama itu Anda perlu menganalisa apakah ada ketentuan yang dilanggar atau proses kerja yang diluar kebiasaan. Dari sini Anda baru bisa benar-benar merinci masalah apa yang sedang terjadi. Ketika Anda sudah menentukan masalahnya 50% solusi sudah tercapai.

Contoh:

Lihat lagi contoh kasus ruangan berbau tidak sedap di atas.  Penyebab ruangan tersebut itu bau adalah adanya kuah soto yang tumpah.  Jika mereka makan di ruang makan seperti biasanya tentu masalah ruangan menjadi bau tersebut tidak akan terjadi. Anak tersebut melanggar ketentuan bahwa makan seharusnya di ruang makan bukan di ruang tengah.

Jadi masalah disini adalah ruang memiliki bau tidak sedap karena ada kuah soto yang tidak dibersihkan dengan baik.  Kuah soto ada di tempat itu karena anak paling kecil tidak makan di ruang makan seperti seharusnya.

Anda juga dapat melihat video cara menentukan akar masalah dari Lean Enterprise Institute berikut.

Bagaimana Cara Menemukan Solusi?

Dalam tahap ini Anda dituntut untuk melakukan brainstorming dan Anda bisa meminta masukan dari rekan kerja lain yang memang berkompeten di bidangnya. Tujuannya adalah menghasilkan berbagai kemungkinan solusi.

Bagaimana cara melakukan brainstorming?

Biarkan setiap orang dalam kelompok mengungkapkan pandangan mereka tentang solusi yang mungkin untuk suatu masalah, berdasarkan informasi yang telah dikumpulkan sebelumnya.

Dalam sebuah tim, setiap orang memiliki keahlian yang berbeda di bidang yang berbeda, pengalaman yang berbeda dan pengetahuan.

Mendengarkan pandangan dari masing-masing anggota tim akan memberikan Anda banyak ide kreatif, keterlibatan karyawan yang lebih tinggi dan masalah terselesaikan dengan lebih baik.

Rangkum semua ide solusi tersebut dalam sebuah daftar solusi.

Saya ingin dapat newsletter tentang tips HRD

weekly newsletter, unsubscribe kapan saja

Bagaimana Cara Memilih Solusi yang Paling Tepat?

Lihat kelebihan dan kekurangan masing-masing hasil yang sudah Anda buat dan evaluasi pilihan solusi terburuk sehingga memastikan Anda untuk mendapatkan solusi terbaik.

Memilih bukanlah hal yang mudah. Setelah Anda memiliki daftar solusi langkah selanjutnya adalah mempelajari setiap solusi dan menganalisanya dengan cermat

Beberapa solusi mungkin tidak dapat diimplementasikan karena masalah seperti kendala biaya, tenaga atau waktu.

Saat memilih solusi terbaik, pertimbangkan hal-hal berikut:

Solusi manakah yang paling mungkin dapat menyelesaikan masalah dalam jangka panjang?

Solusi mana yang baik untuk digunakan dalam jangka pendek?

Pendekatan mana yang paling realistis untuk dicapai saat ini?

Apakah bisnis Anda memiliki sumber daya yang diperlukan untuk mengimplementasikan solusi tersebut?

Berapa banyak dana yang diperlukan untuk menjalankan solusi tersebut?

Apakah Anda punya cukup waktu untuk menerapkan solusi ini?

Pertanyaan yang tidak boleh terlupakan yaitu, seberapa besar risiko yang terkait dengan setiap alternatif?

Pada tahap ini sangat penting untuk juga mempertimbangkan apa yang akan terjadi jika tidak ada solusi yang tepat untuk menyelesaikan masalah.

Terkadang Anda perlu memecah masalah menjadi lebih kecil lagi dan menyelesaikannya satu per satu.

Terakhir, buatlah keputusan tentang tindakan yang akan diambil. Ada baiknya ada dokumentasi kenapa Anda bersama tim memutuskan untuk mengambil keputusan tersebut.

Mengapa Anda Perlu Mendokumentasikan Solusi yang Dipilih?

Jangan hanya diucapkan saja, melainkan sebaiknya Anda mencatat solusi yang dipilih sehingga bisa mengetahui apa saja detail dan implikasinya jika diterapkan.

Dalam rapat Anda bisa meminta tim Anda untuk membuat notulen rapat.  Terkadang untuk perusahaan besar ada departemen khusus yang mendokumentasikan proses ini karena solusi yang dipilih melibatkan kerjasama banyak departemen, ada sisi teknis yang cukup rumit, diberlakukan di seluruh cabang dan membutuhkan waktu untuk menyelesaikannya.

Demi menghindari kesalahpahaman yang tidak perlu, atau bahkan pihak-pihak yang terkait lupa akan hasil diskusi, dokumentasi solusi yang dibuat dengan cermat adalah hal yang penting.

Apa Saja yang Perlu Dilakukan untuk Implementasi Solusi?

Setiap orang punya rencana, tapi terkadang situasi lapangan bisa merubah rencana. Lalu bagaimana?

Karena kita bisa memprediksi hal-hal yang bisa merubah suatu kondisi, buatlah kesepakatan bersama akan hal yang harus dilakukan di masa depan jika memang ada perubahan yang terjadi.

Jangan lupa untuk memutuskan bagaimana caranya agar Anda bisa memantau kondisi selanjutnya.

Anda perlu juga membuat indikator untuk mengukur kinerja solusi yang diimplementasikan tersebut.  Setelahnya Anda bisa mengevaluasi solusi tersebut dengan pihak2 yang terkait.

Upaya problem solving yang efektif membutuhkan waktu dan proses yang lama. Anda tidak boleh terburu-buru atau gegabah dalam menyelesaikan sebuah masalah, melainkan selesaikan secara perlahan namun efektif.

Kesimpulan

Itulah langkah-langkah problem solving yang bisa Anda terapkan sebagai model pembelajaran di lingkungan kerja guna mencari solusi terbaik dalam pemecahan masalah perusahaan.

Sumber:
mediate.com: “Seven Steps for Effective Problem Solving in the Workplace”

__________
KaryaONE adalah Software HR dan Payroll System Indonesia yang membantu menyederhanakan proses administrasi SDM, sehingga Anda bisa lebih fokus pada bisnis Anda. Solusi yang kami berikan meliputi pengelolaan absensi, cuti, izin, lembur, penggajian, dan talent management. KaryaONE terjangkau bagi semua kalangan pelaku bisnis, mulai dari UKM, UMKM hingga korporasi. Gunakan KaryaONE sekarang juga, coba gratis 30 Hari atau undang demo.

  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *