Apa itu Reimbursement?

Back to Pos

Secara sederhana reimbursement adalah proses penggantian dana dalam nominal tertentu dari perusahaan kepada karyawan.

Reimbursement ini dilakukan sebagai bentuk klaim atas dana yang dikeluarkan oleh karyawan untuk kepentingan perusahaan.

Namun demikian, setiap perusahaan memiliki perbedaan dalam hal kategori reimbursement. Mulai dari transportasi, klaim medikal, hotel, dan sebagainya.

Tentu saja, untuk menjaga stabilitas keuangan perusahaan, masing-masing karyawan akan memiliki budget reimbursement yang berbeda sesuai dengan posisinya.

Karena reimbursement adalah proses klaim atau pengajuan penggantian dana, maka sebaiknya Anda memperhatikan hal-hal penting yang dapat mempengaruhi kelancaran proses reimbursement itu sendiri. Apa saja?

Banner KaryaOne - Aplikasi Penggajian Indonesia

Dokumen yang harus dipersiapkan

Hal terpenting yang harus Anda persiapkan sebelum mengajukan reimbursement, yaitu memastikan bahwa dokumen-dokumen yang dibutuhkan telah lengkap.

Untuk memperoleh penggantian dana dengan nominal yang tepat, sebaiknya lampirkan bukti bayar, kwitansi, maupun invoice yang diberikan untuk Anda.

Pastikan lampiran dokumen-dokumen reimbursement adalah asli bukan hasil cetak ulang atau pun fotokopi.

Lebih cepat lebih baik

Proses pengajuan klaim atau reimbursement adalah hal yang tidak bisa ditunda-tunda. Ini dikarenakan beberapa perusahaan, terutama yang berskala besar, membutuhkan waktu hingga 7 hari kerja untuk menyelesaikan proses klaim.

Oleh karena itu, lakukan pengajuan penggantian dana sesegera mungkin. Pastikan juga Anda tidak melewati tanggal batas akhir pengajuan reimbursement yang ditetapkan oleh perusahaan.

Cara ini juga bisa dilakukan untuk mencegah hilangnya bukti bayar atau kuitansi yang membuat Anda kesulitan mengajukan reimbursement.

Ikuti syarat dan ketentuan pengajuan reimbursement

Seperti yang sudah dijelaskan di awal tulisan ini, setiap perusahaan memiliki syarat dan ketentuan yang berbeda terkait pengajuan reimbursement.

Artinya, untuk menghindari kesalahpahaman Anda perlu membaca kembali aturan yang diterapkan oleh perusahaan.

Hal ini dikarenakan beberapa perusahaan memiliki batas maksimum jumlah penggantian dana reimbursement.

Di sisi lain, ada juga perusahaan yang mensyaratkan bahwa penggantian dana maksimal dapat dilakukan 2 – 3 hari setelah tanggal transaksi pembayaran yang tercantum pada bukti bayar atau kuitansi.

Hitung kesesuaian jumlah penggantian dana

Ketika pengajuan reimbursement Anda disetujui, jangan lupa untuk kembali menghitung kesesuaian jumlah penggantian dana yang diterima.

Apabila ternyata dana yang diterima kurang dari nominal yang diajukan, maka Anda bisa mengajukan kembali kekurangan penggantian dana dengan melampirkan bukti bayar atau kuitansi.

Dengan begitu, Anda dapat mencegah kemungkinan kekeliruan catatan finansial perusahaan ketika dilakukan prosedur audit.

Kesalahan pengajuan reimbursement yang harus dihindari

Bagaimana jika pengajuan penggantian dana ditolak oleh perusahaan? Coba periksa kembali aturan dan kesesuaian prosedur yang telah Anda lalui.

Mengajukan reimbursement adalah hal berisiko sehingga tidak bisa dilakukan dengan tergesa-gesa. Beberapa faktor yang menyebabkan pengajuan reimbursement Anda gagal, yaitu:

Penggantian dana melebihi nominal yang ditentukan untuk posisi seseorang di perusahaan tersebut.

Klaim reimbursement dilakukan untuk pengeluaran pribadi yang tidak berhubungan dengan kinerja perusahaan.

Pemakaian kartu kredit perusahaan hingga mencapai batas maksimal dari limit yang ditetapkan.

Mengajukan penggantian dana lebih dari satu kali untuk pengeluaran yang sama atau disebut juga dengan double billing.

Menaikkan harga barang atau pengeluaran yang sebenarnya bernilai kecil.

Manajemen reimbursement lebih efisien dengan software HR

Ketika perusahaan Anda masih berskala kecil hingga menengah, mengelola penggantian dana kepada beberapa karyawan mungkin tidak sulit.

Namun, bagaimana untuk perusahaan yang sudah berskala besar? Beruntung, sekarang Anda bisa memanfaatkan software HR dari KaryaOne untuk melakukan manajemen proses reimbursement.

Fitur manajemen klaim pada software KaryaOne memungkinkan karyawan mengajukan reimbursement secara online via aplikasi web.

Sementara pihak HR dapat memberikan persetujuan lebih cepat secara online melalui aplikasi web juga.

Mengingat proses klaim atau reimbursement adalah hal penting yang perlu dikelola dengan baik, maka tidak ada salahnya bagi perusahaan Anda memanfaatkan kemudahannya dengan menggunakan software HR KaryaOne.

Dengan begitu, setiap karyawan tidak perlu mengajukan klaim secara manual dan menunggu waktu lama untuk mendapatkan persetujuan. Bagaimana dengan proses reimbursement di perusahaan Anda?

__________
KaryaONE adalah Software HR dan Payroll System Indonesia yang membantu menyederhanakan proses administrasi SDM, sehingga Anda bisa lebih fokus pada bisnis Anda. Solusi yang kami berikan meliputi pengelolaan absensi, cuti, izin, lembur, penggajian, dan talent management. KaryaONE terjangkau bagi semua kalangan pelaku bisnis, mulai dari UKM, UMKM hingga korporasi. Gunakan KaryaONE sekarang juga, coba gratis 30 Hari atau undang demo.

Banner KaryaOne - Aplikasi Penggajian Karyawan Terbaik

 

  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *

Back to Pos