Definisi dan Cara Membuat Standar Operasional Prosedur (SOP) + 3 Contoh

Back to Blog

Standar Operasional Prosedur – Penggunaan SOP dalam bidang bisnis utamanya sektor industri pasti sudah tidak asing lagi. Tujuan dibuatnya SOP adalah untuk menyelesaikan pekerjaan secara lebih efektif, rapi, dan sistematis dari awal hingga akhir.

Bila Anda belum memilikinya, berikut contoh SOP berdasarkan pengertian dan cara pembuatannya.

banner_karyaone

Apa itu SOP ?

Secara umum Standar Operasional Prosedur atau yang biasa disebut SOP mengatur tentang tugas dan fungsi setiap elemen dalam perusahaan.

Adanya SOP juga menjadi panduan untuk menjalankan serta memudahkan, menertibkan, dan merapikan pekerjaan yang ada. Menurut beberapa ahli, SOP memiliki beberapa pengertian.

Salah satunya adalah Sailendra yang mengatakan bahwa pengertian SOP adalah sebuah panduan untuk memastikan pekerjaan dan kegiatan operasional organisasi atau perusahaan berjalan dengan lancar.

Hampir sama dengan Sailendra, Moekijat mendefinisikan SOP sebagai langkah-langkah dalam melakukan pekerjaan yang menyangkut detail di mana pekerjaan dilakukan, bagaimana menyelesaikannya, serta siapa saja yang terlibat.

Tjipto Atmoko mendeskripsikan SOP secara lebih detail, yaitu sebagai acuan untuk melaksanakan pekerjaan dalam instansi pemerintah maupun non pemerintah, usaha maupun non usaha, yang didasari dengan indikator teknis, administratif, dan prosedural sesuai sistem unit kerja yang bersangkutan.

Saya ingin dapat newsletter tentang tips HRD

weekly newsletter, unsubscribe kapan saja

Cara Membuat Standar Operasional Prosedur

Menurut PERMENPAN PER/21/M-PAN/11/2008, contoh SOP yang baik haruslah memenuhi prinsip kemudahan, keterukuran, kejelasan, efektivitas, efisiensi, keselarasan, dinamis, berorientasi pada pengguna, kepatuhan terhadap hukum, dan kepastian hukum.

Meskipun begitu, Anda tetap bisa membuat contoh SOP yang lebih mudah untuk perusahaan.

  • Hal pertama yang bisa Anda lakukan saat menyusun SOP adalah membuat susunan kerja. Anda bisa meminta bantuan dari manajer atau kepala bagian untuk membahas hal-hal yang harus ada dalam SOP.
  • Selanjutnya mulai merencanakan alur proses dengan cara menentukan dan menyetujui format, membuat template, serta menentukan bagaimana SOP akan diakses oleh seluruh elemen perusahaan.
  • Agar setiap elemen dalam perusahaan bisa menyesuaikan diri dengan SOP yang dibuat, Anda bisa menanyai karyawan tentang aktivitas pekerjaan hariannya dan bagaimana mereka menyelesaikan pekerjaan mereka.
  • Saat masuk ke dalam tahap penulisan SOP, Anda bisa menggabungkan informasi dari para karyawan dan peraturan yang dicantumkan dalam SOP.
  • Membahas kembali SOP setelah selesai ditulis juga jangan sampai terlupa agar tidak ada kesenjangan yang terjadi dalam contoh SOP yang akan diterapkan.
  • Setelah semua beres, Anda bisa mulai mensosialisasikan SOP dalam perusahaan. Tahap berikutnya adalah mengadakan pelatihan untuk seluruh karyawan perusahaan agar SOP bisa berjalan dengan baik sesuai dengan yang direncanakan.
  • Simulasi penerapan SOP dalam perusahaan bisa dilakukan secara berkali-kali untuk melihat perubahan yang terjadi dan bagaimana SOP bisa bisa dijalankan dalam perusahaan.

Setelah melewati tahap uji coba, SOP selanjutnya bisa mulai diterapkan secara resmi. Contoh SOP yang baik adalah yang bisa meningkatkan kinerja perusahaan.

Karyawan juga lebih bisa bekerja sesuai dengan arahan dan aturan yang sudah dibuat, lebih teratur, bahkan bisa menghindarkan kebocoran data perusahaan.

Dalam jangka waktu setahun sekali, adakan evaluasi terhadap SOP yang sudah dibuat, apakah SOP bisa memudahkan pekerjaan karyawan atau malah memberatkan.

Lakukan pengecekan, adakah pelanggaran yang dilakukan karyawan terhadap SOP yang sudah disetujui bersama.

SOP yang sudah dibuat memiliki kemungkinan untuk direvisi agar lebih menyesuaikan dengan kondisi yang ada.

Contoh Standar Operasional Prosedur

Standar Operasional Prosedur Perusahaan

  1. Jam 7:00 pagi semua pekerja sudah harus sampai di kantor.
  2. Mulai membersihkan tempat kerja masing-masing dan tidak boleh ada yang menganggur,
  3. Jam 8:00 perusahaan membuka kantor untuk pelayanan jasa / barang, semua pekerja melakukan pekerjaannya masing-masing,
  4. Jam 12:00 semua pekerja diperbolehkan untuk istirahat sampai jam 13:00
  5. Jam 13:00 semua pekerja sudah harus di posisinya kembali untuk melanjutkan pekerjaannya
  6. Jam 16:00, pelayanan waktu ditutup, para pekerja diwajibkan untuk menyelesaikan pekerjaan dan membersihkan kembali tempat kerjanya,
  7. Jam 17:00 semua pekerja boleh pulang meninggalkan tempat kerja.

Selain SOP perusahaan di atas, masih banyak jenis SOP yang ada di perusahaan. Berikut KaryaONE sertakan juga contoh SOP rekrutmen dan SOP produksi. Jika Anda membutuhkan contoh SOP lainnya silahkan request dengan menuliskannya pada bagian komentar di bawah

Contoh Standar Operasional Prosedur (SOP) Rekrutmen

  1. Manager Dept mengajukan penambahan karyawan baru kepada HR
  2. Jika pengajuan disetujui HR membuat iklan lowongan pekerjaan yang dibutuhkan
  3. HR melakukan seleksi pelamar dan melakukan panggilan interview
  4. Melakukan tes awal (Psikotes, interview bakat dan bakat, dll)
  5. Melakukan tes kompetensi dan memberikan penilaian
  6. Jika ada kandidat yang sesuai dan karyawan baru bergabung dengan perusahaan, kemudian HR membuat kontrak kerja.


Contoh Standar Operasional Prosedur (SOP) Produksi

  1. Pihak bagian produksi menuliskan keterangan mengenai kebutuhan bahan baku yang dibutuhkan untuk proses produksi.
    Form kebutuhan bahan baku ini meliputi jenis dan jumlah bahan baku yang rencananya dibutuhkan untuk proses produksi selama jangka waktu tertentu.
  2. Form diserahkan kebagian pembelian untuk dilakukan pengecekan dan pemesanan kepada supplier yang sudah bekerja sama dengan perusahaan.
    Bahan baku diterima oleh bagian pembelian dan diantarkan ke bagian produksi
  3. Bahan baku yang masuk harus dicek terlebih dahulu apakah sudah sesuai dengan permintaan yang diberikan.
    Dilakukan uji kontrol terhadap beberapa contoh dari bahan baku yang ada untuk memastikan bahwa kualitas bahan tersebut sesuai dengan kebutuhan produksi.
  4. Bila bahan tersebut lolos uji kontrol, maka bahan tersebut bisa dimasukkan ke ruang produksi untuk bisa diproduksi secara massal dengan mesin yang telah ada.
  5. Proses produksi berlangsung
    Produk akhir yang keluar dari bidang produksi harus diperiksa terlebih dahulu untuk memastikan bahwa kualitasnya sesuai dengan standar yang ada. Kualitas ini dilihat dari segi kemasan, bentuk dan rasa.
  6. Bila kualitasnya sudah sesuai dengan standar, maka bisa dilanjutkan ke proses pengepakan.
    Bila kualitasnya belum sesuai standar, maka perlu dilakukan pemeriksaan lebih detail dan produk yang tidak sesuai standar harus dibuang atau diolah kembali.
  7. Proses pengepakan untuk produk yang sesuai standar dilakukan.
    Produk tersebut disimpan dan siap untuk diserahkan kepada pihak pemasaran yang akan memasarkan produk ke tempat-tempat yang ditunjuk.
  8. Pendokumentasian dari setiap hasil proses produksi yang meliputi tanggal dan waktu proses produksi, jumlah dan jenis bahan baku yang masuk, total hasil produksi yang didapatkan, cacat produksi yang terjadi, serta berbagai keterangan lain yang perlu ditambahkan.
  9. Penyerahan hasil dokumentasi kepada pihak atasan.
    Penyimpanan hasil dokumentasi untuk bisa dijadikan bahan rujukan dan evaluasi kedepannya.

Standar Operasional Prosedur Restoran

1. Greeting The Guest

Tamu yang memasuki restoran akan disambut dengan ramah oleh hostess restoran atau resepsionis. Hal ini dilakukan agar memberi kesan kekeluargaan serta memudahkan pelanggan baru yang belum mengerti prosedur pemesanan.

2. Sitting The Guest

Setelah tamu memasuki restoran, tamu akan diantar pada meja yang telah dipesan atau membantu memilih meja yang disukai.

3. Pouring Ice Water

Sajikan air putih sebagai pembuka sebelum pelanggan memakan hidangan utama.

4. Presenting The Menu Atau Taking Order

Pramusaji akan memberikan daftar menu dari sisi kiri tamu, sambil membantu menjelaskan pada tamu jika mengalami kesulitan dalam memilih menu. Pramusaji juga dapat menawarkan hidangan spesial dari restoran tersebut.

5. Adjustment

Pramusaji melakukan clear up atau mengganti peralatan makan yang disesuaikan dengan menu yang dipesan oleh tamu. Penempatan sendok, garpu dan pisau yang benar akan menjadi nilai plus dalam pelayanan.

6. Serving The Food

Menyajikan makanan sesuai dengan aturan yang telah ditentukan, seperti meletakkan makanan dengan tangan kanan. Dalam kesempatan ini pramusaji dapat menjelaskan makanan yang dipesan.

7. Clear Up

Clear up adalah proses mengambil peralatan yang kotor setelah tamu selesai makan hidangan utama. Pada saat hidangan dessert akan dikeluarkan pramusaji akan mengambil peralatan yang tidak digunakan lagi.

8. Crumbing Down

Crumbing down adalah proses membersihkan meja makan dari kotoran setelah proses clear up dilakukan.

9. Presenting The Bill

Sebelum memberikan bill atau nota tagihan pramusaji bisa menanyakan komentar tamu mengenai pelayanan, citarasa makanan dan minuman serta suasana pada restoran. Komentar atau masukan dari para tamu dapat dijadikan tolak ukur pengembangan dan perbaikan restoran dimasa depan.

10. Ucapan Terimakasih

Setelah tamu selesai makan dan hendak pulang jangan lupa ucapkan terimakasih dan ucapkan salam perpisahan seperti selamat malam, jangan lupa datang ke restoran kami lagi. Ini membuat tamu Anda merasa dihargai dan dinantikan kehadirannya kembali.

Download Berbagai Contoh Standar Operasional Prosedur (SOP) .pdf

Bagi Anda yang ingin mendownload beberapa contoh SOP yang lengkap dengan flowchart nya silahkan klik link di bawah ini.

Link Download

Untuk lebih memudahkan Anda dalam urusan SOP administrasi HRD, penggajian, dan payroll perusahaan, gunakanlah software HR khusus seperti KaryaONE. Administrasi HRD yang termasuk dalam SOP perusahaan seperti misalnya absensi, payroll, dan cuti bisa dipermudah dengan software KaryaONE yang sudah berbasis cloud. Tingkat kedisiplinan karyawan juga bisa dipantau melalui mesin absensi fingerprint yang terintegrasi dengan KaryaONE. Cek langsung website KaryaONE untuk melihat detail lebih lengkap keunggulan yang mereka miliki.

banner payroll karyaone

  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *

Back to Blog