Tanggung Jawab, Job Desc dan Tugas General Affair

tugas general affair

Tanggung Jawab, Job Desc dan Tugas General Affair – Hampir di semua perusahaan ada Divisi Umum atau yang sering disebut General Affair (GA). Fungsi utama GA di perusahaan yaitu mendukung jalannya kegiatan operasional.

Tugasnya cukup unik, mulai dari mengurusi perizinan, pengadaan dan perawatan kendaraan dinas, pengadaan alat tulis kantor, perawatan gedung, protokoler, instalasi telepon, listrik, hingga pompa air, sampai mengurusi urusan pentry seperti kopi, teh, gula dan yang paling ekstrim adalah mengurusi semua permasalah di toilet.

Agar Anda dapat mengetahui secara keseluruhan dan terperinci mengenai tugas General Affair, dalam tulisan ini kami mengumpulkan contoh job desc dari beberapa perusahaan dan berbeda industri.

Job desc ini kami rangkum dari banyak perusahaan dari berbagai industri di Indonesia. Dengan begitu Anda dapat mengetahui macam-macam tugas dan tanggung jawab General Affair di industri yang berbeda.

Tugas General Affair di Perusahaan Konstruksi

  • Bertanggung jawab atas hubungan antara perusahaan dan lembaga manajemen eksternal serta unit bisnis, dan melapor ke kantor pusat. Sesuai dengan persyaratan hukum, peraturan dan kebijakan, menangani berbagai deklarasi, persetujuan, penghapusan, dan catatan dengan cepat.
  • Menerima file eksternal, materi, dan informasi penting lainnya, dan meneruskan atau memberi tahu kantor pusat tepat waktu.
  • Mengirim berbagai dokumen & pernyataan bisnis (termasuk perbankan, perpajakan, dan penyelesaian keuangan) tepat waktu.
  • Memberikan laporan ke kantor pusat perusahaan tentang berbagai hal yang harus dilakukan, dalam proses, dan yang harus dilakukan.
  • mendukung kegiatan operasional perusahaan melalui pengadaan barang dan jasa yang dibutuhkan
  • Mengatur dan mengawasi perbaikan-perbaikan renovasi gedung
  • Mengawasi pemeliharaan mesin-mesin yang berada di bawah tanggung jawab General Affair
  • melakukan koordinasi dengan departemen lain untuk mengetahui
  • Kebutuhan mereka serta merencanakan anggaran pengadaan barang atau jasa beserta biaya pemeliharaannya.
  • Mengurus absensi karyawan cabang dan operasional (Customer Service, Security, dll)
  • Membuat ID Card karyawan

Tanggung Jawab General Affair di Perusahaan Manufaktur

teknologi-manufaktur

 

  • Bertanggung jawab terhadap semua kegiatan perijinan perusahaan (bangunan, reklame, dan lainnya), baik pembuatan, perpanjangan dan dokumentasinya.
  • Bertanggungjawab dalam meng-input, menyimpan dan update data kendaraan dinas
  • Menangani proses pengadaan kendaraan dinas
  • Bertanggung jawab dalam perawatan gedung kantor
  • Merawat lingkungan kantor (lahan parkir, halaman kantor, gudang, dsb)
  • Memastikan kebersihan lingkungan kerja (ruang kerja, lobby dan semua area perusahaan)
  • Menangani proses pengadaan dan distribusi ATK dan alat-alat kerja lainnya (meja, kursi, laptop, komputer, dll)
  • Mengontrol pekerjaan Security dan Cleaning Service, pengaturan jadwal Security
  • Menjalin hubungan yang baik dengan Pihak Ketiga (Pemda, Kepolisian, Kelurahan dan Kecamatan)
  • Mengatur jadwal kendaraan dan driver Operasional
  • Pendaftaran penggunaan kartu Halo, WIFI, atau telepon
  • Membantu penagihan yang mengalami kendala
  • Bertanggung jawab akan perawatan mesin produksi dan instalasi listrik

pelatihan hrd

Tugas General Affair di Perusahaan Retail

  • Menangani pemeliharaan gedung dan fasilitas penunjangnya.
  • Memastikan pelaksanaan perawatan/pemeliharaan kendaraan
  • Mengurus legalitas perizinan
  • Melakukan administratif
  • Mengatur jadwal operasional Supir, pengantar, OB, dan Security

Tugas General Affair di Perusahaan FMCG

  • Menangani perawatan/pemeliharaan gedung dan fasilitas penunjangnya
  • Memastikan pelaksanaan perawatan/pemeliharaan kendaraan
  • Pengurusan legalitas perizinan
  • Administrasi GA
  • Koordinasi pelaksanaan proyek
  • Membantu urusan terkait lingkungan hidup
  • Membuat laporan harian dan mingguan kepada atasan

Tanggung Jawab General Affair di Perusahaan IT

  • Bertanggungjawab dalam pengelolaan dan pengembangan SDM
  • Menyiapkan perjanjian kerja dan kontrak karyawan serta meng-update masa berlakunya kontrak kerja
  • membantu supervisor dalam melakukan proses Recruitment karyawan
  • melakukan proses Training Development
  • membantu supervisor dalam proses Performance Evaluation dan penilaian karyawan
  • membantu supervisor dalam melakukan proses konseling dengan karyawan
  • dapat mengerjakan administrasi karyawan
  • Bertanggung jawab untuk memelihara data aset perusahaan, manajemen aset, izin bangunan
  • Pengajuan dan proses klaim, administrasi umum dan pengisian dokumen, penanganan pengaturan operasional harian mobil perusahaan
  • Kelola kinerja semua anggota tim dengan memberikan mereka tujuan yang jelas dan dievaluasi dengan landasan yang berkelanjutan.

Tugas General Affair di Perusahaan Logistik

  • Mendukung kegiatan operasional perusahaan melalui pengadaan barang dan jasa yang dibutuhkan.
  • Mengelola pengadaan barang atau fasilitas operasional perusahaan.
  • Membuat prioritas anggaran aset perusahaan.
  • Menjalin komunikasi dengan seluruh Divisi Perusahaan.
  • Berkoordinasi dengan pihak Luar perusahaan.
  • Mengatur perjalanan bisnis karyawan.
  • Membantu proses perijinan perusahaan.
  • Melakukan negosiasi dengan supplier perusahaan.

Tugas dan Tanggung Jawab GA di Perusahaan Infrastruktur

  • Mengumpulkan faktur yang terkait dengan kegiatan GA untuk dilanjutkan ke verifikasi dan klarifikasi untuk mendapatkan persetujuan dari GA superior dan CxO, mengusulkan untuk ECF atau klaim dan mengirimkan dokumen asli ke FAT untuk proses pembayaran seperti: sewa mobil bulanan dan driver, hotel dan akomodasi, utilitas faktur tarif bulanan, faktur untuk aset yang dibeli, dan faktur lainnya yang terkait dengan aktivitas GA.
  • Mengatur akomodasi untuk acara, sponsor dan pengunjung seperti: makanan ringan, makanan, tempat, transportasi, hotel, tiket, akomodasi dan kebutuhan lainnya, dokumen dan kertas.
  • Menangani formalitas untuk ekspatriat (dokumen formalitas, DPKK, IMTA, ITAS, surat formalitas diperlukan), dan membuat laporan kepada atasan.
  • Memberikan bantuan kepada Travel Arranger untuk mengatur fasilitas Perjalanan Bisnis untuk karyawan, pengunjung, sponsor dan tamu seperti: hotel dan akomodasi, tiket, kendaraan untuk transportasi, dokumen & kertas, dll.
  • Fungsi konduksi sekretaris GA untuk urusan superior GA dan GA.
  • Merekam dokumen pengeluaran GA, pembayaran / penggantian dan dilaporkan kepada atasan. Juga menjalin hubungan komunikasi dengan vendor atau agensi.
  • Melakukan kontrol dokumen soft & hard copy semua uraian pekerjaan di atas dan pelaporan langsung ke GA Assistant Manager.
  • Mendukung tugas resepsionis dan pengaturan kendaraan.
  • Menangani inventaris data aset dan administrasi dokumen serta melaporkannya kepada atasan.
  • Memberikan permintaan stasioner dan mengelola stok dan melaporkan kepada atasan.
  • Untuk mempertahankan kantor dan membuat catatan.
  • Ajukan perjanjian kontrak dengan vendor untuk perjanjian atau perpanjangan baru.
  • Diidentifikasi untuk kebutuhan kantor dan diminta untuk menyediakan dan mendukung proposal untuk pengadaan.

Tugas dan Tanggung Jawab GA di Perusahaan Elektrikal

tugas general affair

  • Mengontrol petty cash.
  • Memonitoring absence karyawan.
  • Menangani recruitment.
  • Mengatur administrasi perjalanan bisnis (Pemesanan tiket transportasi dinas luar kota).
  • Mengatur dan mengawasi semua rekapan dan dokumentasi (PO, Invoice, Penawaran dan lainnya).
  • Menangani dan mengkoordinasikan layanan umum seperti pemeliharaan kantor, pemeliharaan peralatan dan kendaraan, ATK, dan tugas administrasi lainnya.
  • Merencanakan anggaran pengadaan barang atau jasa beserta biaya pemeliharaannya.
  • Membantu proses perizinan perusahaan.
  • Melakukan negosiasi dengan supplier untuk mendapatkan harga yang kompetitif.

Kesimpulan

Dari 8 contoh job desc lowongan pekerjaan di atas kami mengambil kesimpulan sebagai berikut

  1. Banyak perusahaan menambahkan tugas HRD sebagai tugas GA. Hal ini sering dilakukan oleh perusahaan kecil. Jika perusahaan semakin besar tentunya departemen HRD dan GA akan dipisah.
  2. Pengadaan barang untuk keperluan perusahaan dilakukan oleh GA. Departemen ini memiliki tanggung jawab untuk memastikan barang yang diminta oleh departemen lain benar-benar dibutuhkan dan sesuai budget.
  3. GA tidak hanya menangani administrasi perizinan tapi juga bertemu dengan pihak eksternal yang terkait dengan perizinan.
  4. GA mendata, merawat dan menjaga atas aset/harta perusahaan. Hal ini adalah salah satu tanggung jawab besar General Affair.
  5. Tidak selalu barang, GA juga mengelola karyawan terutama yang terkait dengan keamanan (security) dan kebersihan perusahaan (cleaning service). Oleh karena berhubungan dengan perusahaan outsource, GA akan sering berkomunikasi dengan departemen HR.
  6. Hal terakhir yang merupakan tanggung jawab GA yaitu uang untuk berbagai transaksi harian contohnya bensin.

General Affair memiliki tugas dan tanggung jawab yang besar. Dari mengadakan barang, perizinan, menjaga aset perusahaan hingga mengelola karyawan. Jika perusahaan Anda semakin besar, ada baiknya untuk memisahkan departemen GA, perizinan, purchasing dan HR agar lebih mudah bagi Anda untuk mengontrolnya.

__________
KaryaONE adalah HR dan Software Payroll Indonesia yang membantu menyederhanakan proses administrasi SDM, sehingga Anda bisa lebih fokus pada bisnis Anda. Solusi yang kami berikan meliputi pengelolaan absensi, cuti, izin, lembur, penggajian, dan talent management. KaryaONE terjangkau bagi semua kalangan pelaku bisnis, mulai dari UKM, UMKM hingga korporasi. Gunakan KaryaONE sekarang juga, coba gratis 30 Hari atau undang demo.

Banner KaryaOne - Solusi HR, Payroll dan Talent management Indonesia

  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *