Frequently Asked Questions

Halaman FAQ menampilkan pertanyaan umum tentang KaryaONE. Untuk pertanyaan yang berkaitan dengan kerjasama silahkan langsung menghubungi kami di sini


Apa manfaat yang bisa saya dapatkan dari aplikasi ini?

Anda akan mendapatkan sejumlah fitur HR yang akan membantu melakukan tugas-tugas yang berkaitan dengan sumber daya manusia. Termasuk diantaranya adalah manajemen kedatangan dan pulang, manajemen izin, pembuatan kontrak kerja, gaji dan sebagainya.

Fitur apa saja yang bisa membantu saya melaksanakan tugas?

Fitur HR yang diberikan termasuk manajemen organisasi, administrasi personal dan manajemen kehadiran (termasuk manajemen jadwal dan manajamen pembayaran lembur)

Apakah aplikasi ini dikustom sesuai dengan kebutuhan spesifik saya?

Tidak secara langsung. Dalam pengembangan aplikasi, kami berkonsultasi dengan sejumlah perusahaan pengguna aplikasi ini. Kami menanyakan apa saja keinginan dan kebutuhan mereka dari aplikasi ini. Sebagai tambahan, aplikasi ini juga didasarkan pada kebijakan pemerintah mengenai tenaga kerja. Anda bisa memberitahu kebutuhan Anda dan kami akan memutuskan apa hal tersebut bisa dimasukkan dalam rencana pengembangan apliksi.

Apakah saya harus melakukan instalasi aplikasi KaryaOne di komputer?

Tidak perlu karena aplikasi KaryaOne berbasis website.

Aplikasi ini gratis atau berbayar?

Aplikasi KaryaOne diberikan secara gratis untuk 1-10 user. Jika perusahaan Anda memiliki lebih dari 10 user maka akan dikenakan biaya sesuai paket yang dipilih.

Apakah pengguna bisa melakukan Top Up dengan menggunakan kode voucher atau kupon?

Bisa, kode voucher atau kupon dapat diperoleh pada saat event tertentu.

Apabila berbayar, apakah harga yang ditawarkan terjangkau?

Dibandingkan dengan aplikasi lainnya, harga paket aplikasi KaryaOne cukup terjangkau. Anda hanya membayar sesuai dengan paket dan jumlah karyawan (user) yang didaftarkan.

Bagaimana metode pembayarannya?

Metode pembayaran dapat melalui bank transfer, giro maupun credit visa/master.

Apa yang terjadi apabila saya lupa membayar tagihan?

15 hari sebelum jatuh tempo kami akan memberitahukan informasi tagihan yang harus dibayarkan. Jika Anda belum melakukan pelunasan setelah 30 hari terhitung dari hari jatuh tempo pelunasan, maka akun Anda akan dinon-aktifkan. Jika Anda tidak melakukan pelunasan setelah 90 hari terhitung dari hari jatuh tempo, maka KaryaOne akan menghapus data Anda.

Bagaimana jika saya lupa kata sandi akun saya?

Anda dapat mengatur ulang kata sandi. Kami akan mengirimkan link untuk me-reset kata sandi.

Apakah terdapat tutorial bagaimana cara penggunaan aplikasi ini?

Tersedia user guide berupa video tutorial dan buku manual.

Bantuan apa saja yang diberikan apabila saya mengalami kendala dalam pemakaian?

KaryaOne memberikan bantuan dari hari Senin-Jumat selama jam kerja 08.00-17.00 WIB (kecuali hari libur nasional).

Berapa lama kami mendapatkan feedback dari admin apabila terdapat kendala dalam pemakaian?

Anda bisa langsung menghubungi customer support kami dan mendapatkan feedback (maksimal 1×24 jam kerja).

Bahasa apa yang dipakai dan tersedia pada aplikasi ini?

Untuk saat ini KaryaOne hanya menyediakan bahasa Inggris dan Indonesia.

Apakah saya dapat bertemu langsung untuk menjelaskan kebutuhan dan pertanyaan saya?

Tim Marketing KaryaOne dengan senang hati melayani anda. Silahkan hubungi kami di info@karyaone.co.id.

Apakah ada uji coba gratis?

Anda bisa mencoba aplikasi demo kami di https://application.karyaone.co.id/login

  1. Login sebagai HR Admin : demo@karyaone.co.id demo123
  2. Login sebagai Finance: demo.finance@karyaone.co.id demo123
  3. Login sebagai Atasan: alya@progresstech.co.id demo123
  4. Login sebagai Staff : shifa@progresstech.co.id demo123

Anda juga dapat menggunakan paket free yang akan diperbaharui setiap bulannya.

Bagaimana data saya terlindungi?

Aplikasi KaryaOne sudah menggunakan SSL sehingga kami menjamin semua data Anda aman dan terenkripsi.

Sebagai owner atau HR manager, apakah saya bisa terhitung sebagai karyawan di aplikasi?

Bisa dengan cara membuat dua akun. Satu akun sebagai admin untuk mengatur pengaturan umum dan satu akun lagi sebagai karyawan.

Mengapa saya harus verifikasi email?

Verifikasi email diperlukan untuk memastikan bahwa orang tersebut adalah benar orang yang mendapatkan akses untuk menggunakan aplikasi ini. Untuk mengaktifkan akun Anda, maka email verifikasi akan dikirimkan ketika Anda mendaftarkan akun perusahaan. Email verifikasi juga akan dikirimkan ke karyawan yang Anda daftarkan sebagai admin.

Apa perbedaan antara divisi dengan departemen?

Pada umumnya Divisi lebih tinggi dari Departemen. Divisi terdiri dari beberapa Departemen yang biasanya dipimpin oleh GM atau Division Head. Sedangkan Departemen biasanya dipimpin oleh Manager atau Department Head (ruang lingkup Divisi lebih luas, ruang lingkup Departemen lebih mengkrucut atau lebih kecil).

Apakah daftar jobtitle memang sudah tersedia secara otomatis pada bagian Master Position? Bisakah daftar tersebut dihapus atau ditambah?

Daftar job title sudah tersedia secara default sehingga tidak dapat dihapus atau ditambah. Pengguna hanya bisa mengedit nama job title sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Apa maksud dari Master Team Group?

Master Team Group berguna untuk menentukan hak akses pengguna yang dapat mewakili pengajuan cuti, izin, atau lembur oleh pengguna yang tidak dapat mengakses aplikasi. Anda bisa langsung menghubungi customer support kami dan mendapatkan feedback (maksimal 1×24 jam kerja).

Dalam jangka waktu berapa lama akan terupdate aplikasi versi terbaru?

Kami akan melakukan update aplikasi setiap 3 (tiga) bulan sekali.

Bagaimana cara pembuatan struktur organisasi?

  • Pada sidebar menu, klik Master Data
  • Klik Master Job Title
  • Klik tombol Show On Graph untuk menampilkan diagram struktur organisasi
  • Di sini Anda bisa menyusun hirarki organisasi dan menentukan hak akses pengelolaan pengajuan cuti, izin, overtime dan replacement
  • Klik mouse Anda di manapun pada latar belakang berwarna putih
  • Anda akan melihat tampilan di mana Anda bisa memilih Department, Position, dan mengisi nama Job Title
  • Pilih Departement, Position dan masukkan nama Job Title
  • Jika semua sudah ok, klik Add untuk menyimpan perubahan
  • Jika berhasil Anda akan melihat kotak baru berisi informasi job title yang baru saja dibuat. Kotak tersebut muncul di sebelah kanan atas dan bisa di drag serta dikaitkan dengan kotak lainnya guna menentukan hubungan atasan dan bawahan. Hubungan ini akan menentukan hak akses persetujuan dan penolakan pengajuan cuti atau izin.
  • Untuk memindahkan kotak tersebut, klik dan geser ke tempat yang ingin dikaitkan hingga kotak yang berada pada bagian atas berubah menjadi warna merah. Kemudian lepas tombol mouse Anda.
  • Jika berhasil, Anda akan melihat bahwa kotak tersebut terkoneksi dengan kotak lainnya dan menjadi bawahan bagi kotak tersebut

Mengapa status di dalam diagram mengambang di bagian sebelah kanan?

Data yang dibuat pada saat pertama kali menentukan struktur organisasi secara otomatis akan terbaca oleh sistem sebagai status yang sejajar dengan job title paling tinggi pada struktur organisasi tersebut.

Apa perbedaaan Grade dan Compentation Benefit?

Grade hanya berfungsi sebagai label dari benefit yang menginformasikan level setiap karyawan, sedangkan benefit berisi penjelasan jenis atau manfaat yang dapat diperoleh dari perusahaan.

Apakah data dalam Master Grade dan Master Allowance dapat dihapus jika sudah tidak berjalan?

Data tidak dapat dihapus dikarenakan sudah terdapat data karyawan. Master Grade berisi penjelasan tentang tunjangan yang bukan merupakan nominal uang, sedangkan Master Allowance berisi penjelasan mengenai tunjangan berupa nominal uang.

Bagaimana cara untuk menambahkan Allowance dan Nominal ke dalam data karyawan?

Masuk ke dalam Master Employee, cari nama karyawan dan pilih Show Allowance. Edit Add Shift Allowance dan masukkan nominalnya.

Apa saja jenis tunjangan yang dapat diberikan?

Pengguna bisa membuat sendiri jenis tunjangan yang diinginkan sesuai kebijakan masing-masing perusahaan.

Apakah template penjadwalan shift sudah tersedia pada Master Shift?

Template tidak tersedia, pengguna dapat membuatnya dengan klik Insert pada Master Shift.

Apa perbedaan antara pembagian jam kerja Fixed dan Dynamic pada bagian Master Shift?

Dynamic : Jumlah hari kerja tidak masuk dibagi dengan jumlah hari kerja dalam 1 bulan
Fixed : Jam kerja dapat diatur dari user sedari awal sehingga bersifat tetap.

Apakah pemotongan gaji bagi karyawan bisa dilakukan secara otomatis?

Bisa, penyesuaian pemotongan gaji dapat diatur dalam Master Permission.

Bagaimana cara merotasi shift jam kerja?

Pengaturan bisa dilakukan dengan dua metode, yaitu Shift Pattern dan Shift Roster.

Apa fungsi dan tujuan dari Master Shift Pattern dan Master Shift Roster?

  • Shift Pattern: Untuk pembagian jam kerja selama periode 1 minggu, jika tidak diganti sesuai shift maka sistem akan memakai shift pada minggu sebelumnya.
  • Shift Roster: Untuk melihat tracking lembur berdasarkan posisi/jabatan dan shift kerja.

Apa saja fungsi 3 tipe kalender yang ada pada sistem?

  • Event: Pemberitahuan event/acara tertentu
  • Holiday : Libur nasional (tanggal merah)
  • Join holiday : Penambahan cuti karyawan

Apa fungsi Usable Variables dalam Master Contract Template?

Untuk mempermudah perubahan data kontrak karyawan. Data akan langsung terlihat secara otomatis pada saat pengguna melakukan perubahan.

Apa fungsi Master Letter Type?

Untuk membuat template surat yang terdapat di dalam Master Letter Template berdasarkan kategori (warna).

Jenis file attachment apa saja yang dapat diunggah ke dalam sistem untuk mengajukan izin atau cuti? Berapa maksimal besar ukurannya?
Sistem dapat membaca semua format file attachment dengan maksimal ukuran 1MB.

Apakah karyawan bisa mengajukan hutang cuti?

Jatah cuti karyawan dapat ditambah hanya oleh bagian HRD.

Jika pengajuan cuti karyawan sudah mendapatkan approve dari Manager, apakah pengajuan tersebut dapat juga di-approve oleh HRD secara langsung?

HRD tidak dapat meng-approve pengajuan cuti dikarenakan mempunyai 2 layer di atasnya (atasan).

Apakah karyawan bisa mengajukan izin sehari sebelum tanggal izin yang dimaksud?

Karyawan bisa mengajukan izin backdate.

Apakah data pengajuan izin atau cuti yang sudah mendapat approve dari atasan akan masuk ke dalam report (excel)?

Ya, data akan masuk ke dalam report dan sistem secara otomatis.

Apakah cuti reguler dapat ditambah?

Cuti dapat ditambahkan sesuai dengan kebijakan perusahaan.

Apa perbedaan antara “Attendance” dengan “Validate Attendance” dalam dashboard Attendance?

  • Attendance merupakan data absensi karyawan yang sudah terverifikasi.
  • Validate Attendance merupakan data mentah untuk kebutuhan tertentu (data dapat di edit) sebelum masuk ke dalam bagian Attendance.

Bagaimana cara perhitungan Cut Off perusahaan?

Sebagai contoh, jika Cut Off di tanggal 20, maka penggajian yang diterima adalah terhitung dari tanggal 21 hingga tanggal 20 pada bulan berikutnya.

Apakah Claim Reimburse masuk ke dalam proses penggajian?

Hanya claim kesehatan yang akan masuk ke dalam proses penggajian.